Документування господарсько-претензійної діяльності; Комерційні акти, претензійні листи, протоколи розбіжностей до договорів

4163-2003 «Державна уніфікована  система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». (К.: Держспоживстандарт України, 2003).

Претензійні листи оформлюються на бланку організації і містять  такі реквізити (Додаток 4):

• адреса організації (підприємства), куди передається претензія (справа зверху);
• адреса організації (підприємства), що подає претензію (якщо лист оформлюється не на бланку), сума претензії цифрами (зліва зверху);
• текст;
• банківські реквізити заявника;
• додатки із зазначенням кількості аркушів;
• підписи директора та головного бухгалтера організації (підприємства), скріплені печаткою, якщо лист оформлюється не на бланку.

Претензії слід висловлювати ввічливо і тактовно.

Днем подачі претензії  вважається день подання її на пошту, який визначається за поштовим штемпелем, або день вручення заяви постачальникові, що встановлюється за датою розписки.

Лист-відповідь на претензію це службовий лист, в якому пояснюються причини певних порушень або переконливо доводиться безпідставність претензії чи скарги.

Зміст таких листів залежатиме від того, чи погоджується постачальник із претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважає їх безпідставними.

Якщо надіслана претензія  є обгрунтованою, то постачальнику слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед партнером і попросити його з розумінням поставитися до труднощів.

Відповіді на рекламацію можуть бути такими:

• якщо ухвала ще не прийнята, подається інформація про прийняття претензії до розгляду;
• коли претензія задовольняється повністю або частково, зазначається термін і спосіб її задоволення, якщо вона не підлягає грошовій оплаті. У разі грошової оплати вказуються визначена сума, номер і дата платіжного доручення;
• якщо претензія відхиляється повністю або частково, зазначаються мотиви відмови з відповідними посиланням на нормативні акти й інші документи, що це обґрунтовують.

Відповідь надсилається:

а) у разі задоволення претензії рекомендованим листом 
або телексом;

б) у разі відмови в задоволенні претензії – рекомендованим 
листом із додаванням документів.

Основними реквізитами  таких документів є (Додаток 5):

• назва підприємства (організації), що дає відповідь (якщо лист надсилається не на фірмовому бланку, то це зазначають зліва вгорі);
• адреса організації (підприємства), що виставила претензію;
• текст відповіді;
• підписи керівника та головного бухгалтера підприємства (організації), скріплені печаткою;
• номер, дата складання листа.

 

4.  Позовні заяви.

Якщо претензію не може бути врегульовано сторонами на добровільних засадах, то справа передається до арбітражу чи народного суду. У цих випадках головним документом є позовна заява, що передається до арбітражу чи народного суду з проханням про стягнення з відповідача у примусовому порядку претензійних сум чи майна.

Усі майнові й договірні  спори державних організацій  вирішують органи державного і відомчого арбітражу. Народний суд вирішує цивільно-правові спори громадян та підприємств.

Для пред'явлення позову потрібні обґрунтовуючі документи (договори, акти, транспортні документи, рознарядки, розрахунки, свої листи і листи-відповіді, телеграми тощо). Копії позовних документів позивач має відправити відповідачу, а поштова квитанція, як доказ відправлення цих документів поштою, додається до позовної заяви. У арбітраж чи народний суд позивач представляє документи, що підтверджують факт вжиття ним заходів щодо врегулювання розбіжностей на добровільних засадах.

Реквізити позовної заяви (Додаток 6, 7):

• назва й адреса організації, що пред'являє позов, її відомча приналежність (штамп);
• дата позовної заяви;
• назва суду або арбітражу, до якого подасться заява;
• назва й адреса позивача (у повній відповідності до назви, зазначеної в банківських документах);
• повна назва й адреса відповідача і співвідповідача (якщо він є);
• сума позову;
• назва документа;
• текст повної заяви, в якому викладена суть суперечки, вжиті позивачем заходи для вирішення розбіжностей на добровільних засадах та їх результати, що містять вимоги позивача, зазначення документів, що підтверджують позов;
• перелік додатків із зазначенням кількості аркушів;
• прізвища свідків (у разі потреби);
• підписи службових осіб: керівника і головного бухгалтера або юрисконсульта.

 

Розділ ІІ. Господарські договори.

2.1 Поняття та класифікація договорів.

Договір - це домовленість сторін про встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.

Господарський договір - це зафіксовані в спеціальному правовому документі на підставі угоди зобов'язання учасників господарських відносин (сторін), спрямовані на обслуговування (забезпечення) їх господарської діяльності.

Порядок укладання договорів, у тому числі господарських, обумовлений Цивільним кодексом України (далі - ЦКУ).

Види господарських  договорів:

• за критерієм обов'язковості: плановані (укладаються на підставі прийнятого державного замовлення у випадках, коли таке прийняття є обов'язковим для певних суб'єктів: державних підприємств, підприємств-монополістів та підприємств, які функціонують переважно на базі державної власності) і є регульованими (укладаються вільно, на розсуд учасників господарських відносин);
• за термінами дії: довгострокові (укладають на термін понад п'ять років; в них переважають організаційні елементи), середньотермінові (терміном дії від одного до п'яти років; організаційні елементи в таких договорах врівноважені з майновими), короткотермінові (терміном дії до одного року; в цих договорах переважають майнові елементи) та разові (укладаються на одну господарську операцію, містять зазвичай лише майнові елементи);
• за взаємним становищем сторін: вертикальні (укладаються між нерівноправними суб'єктами органом господарського керівництва та підпорядкованим йому підприємством; наприклад, державний контракт) та горизонтальні (укладаються між рівноправними суб'єктами);
• за суб'єктним складом розрізняються дво- та багатосторонні договори.

Якщо одна сторона  бере на себе якісь обов'язки, а друга  сторона наділяється лише правом вимоги, не беручи зустрічних зобов'язань щодо першої сторони, то такий договір є одностороннім (наприклад, договір поставки товарів, в якому сторони - постачальник і покупець).

Якщо правами та обов'язками наділені обидві або більше сторони, їх договір є двостороннім (або  багатостороннім) (наприклад, договір перевезення вантажу, в якому беруть участь перевізник, вантажовідправник і вантажоодержувач).

• Залежно від юридичної підстави укладання договору 
  розрізняються три різновиди господарських договорів:
• господарські договори, які визначені і регулюються як державні контракти. Це договори поставки, виконання робіт, надання послуг тим споживачам, потреби яких фінансуються за рахунок держави і замовниками в яких виступають центральні державні органи. Держконтракти поєднують юридичні властивості держзамовлень і власне господарських договорів. Особливою їх ознакою є те, що держава гарантує оплату продукції, робіт, послуг за державними контрактами;
• господарські договори, які укладаються на підставі державних замовлень і зміст яких повинен відповідати цим замовленням, їх особливістю є те, що держава може надавати економічні пільги виконавцям цих договорів;
• господарські договори, які укладаються на поставку продукції, виконання робіт, надання послуг на підставі господарських намірів сторін, юридично виражених істотними умовами договорів (регульовані договори).
• Залежно від способу виникнення розрізняють формальні, 
  реальні і консесуальні господарські договори.

Для укладання формального господарського договору необхідні узгодження волевиявлення сторін (консенсус) та вираження волі у певній формі. Форма господарських договорів письмова, причому здебільшого регулюється імперативними нормами. Це їх істотна ознака. Для укладання реального господарського договору необхідні не тільки узгоджені волі сторін, а й передача предмету - об'єкта договору. Консесуальні договори це такі господарські договори, які виникають в момент реальних намірів сторін, недвозначно виражених словами або конкретними діями.

• За способом оферти і визначення змісту розрізняють договори приєднання і договори, зміст яких сторони визначають під час їх укладання.

Договір приєднання це договір, умови якого встановлені однією із сторін і який може бути укладений лише шляхом приєднання другої сторони до запропонованого договору. Друга сторона не може запропонувати свої умови договору.

Якщо сторона, яка приєдналася, доведе, що вона не знала або не могла знати, на яких умовах вона приєдналася до договору, вона може вимагати зміни умов договору приєднання або розірвати його.

Публічним називається договір, в якому одна сторона взяла на себе зобов'язання здійснювати продаж товарів, виконання робіт або надання послуг кожному, хто до неї звернеться (роздрібна торгівля, перевезення транспортом загального користування, послуги зв'язку, медичне, готельне, банківське обслуговування тощо).

Договором на користь  третьої особи є договір, за яким боржник зобов'язаний виконати свій обов'язок на користь третьої особи. Виконання такого договору може вимагати як особа, що уклала договір, так і третя особа, на користь якої передбачено виконання.

З моменту вираження  третьою особою наміру скористатися своїм правом сторони не можуть розірвати або змінити договір без згоди третьої особи.

• За змістом істотних умов розрізняють прості та складні 
  господарські договори.

Прості договори мають у своєму тексті майнові елементи лише одного виду договору: поставки, перевезення тощо.

У складних господарських договорах поєднуються майнові елементи двох і більше договорів. Наприклад, у договорі підряду на капітальне будівництво    поставка, підряд, майновий найм.

• За регулятивними функціями розрізняють попередні і основні, генеральні і поточні.

Попереднім є договір, сторони якого зобов'язуються протягом певного строку укласти договір у майбутньому (основний договір) на умовах, встановлених попереднім договором.

Сторона, яка не обгрунтовано ухиляється від укладання договору, передбаченого попереднім договором, повинна відшкодувати другій стороні збитки, завдані через прострочення.

Зобов'язання, встановлене  попереднім договором, припиняється, якщо основний договір не укладений протягом терміну, встановленого попереднім договором, або якщо жодна із сторін не направить другій стороні пропозицію про його укладання.

Генеральний договір  укладається на весь період регульованої діяльності. Генеральний договір визначає суттєві умови співробітництва сторін протягом усього періоду здійснення відповідної діяльності.

Поточні (разові) договори укладаються на підставі генерального договору як такі, що розраховані на певні (короткі) проміжки часу. Поточні договори, як правило, не включають умов, не передбачених генеральним договором, інакше це був би новий (окремий) договір.

Сторони мають право  укладати договір, в якому містяться  елементи різних договорів (змішаний договір).

 

2.2 Типова форма  договору.

Терміном договору є  час, протягом якого сторони можуть здійснити свої права і виконати свої обов'язки відповідно до договору.

Договір набирає чинності з моменту його підписання.

Сторони можуть зазначити, що умови договору також застосовуються до відносин між ними, які виникли до його укладання.

Договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору.

Істотними умовами договору є: умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду. А також всі умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.

Договір укладається  шляхом пропозиції однієї сторони укласти договір (оферти) і прийняття пропозиції (акцепту) другою стороною.

Якщо для укладання  договору необхідні також передача майна або вчинення іншої дії, договір є укладеним із моменту передачі відповідного майна або вчинення певної дії.

Договір, який підлягає нотаріальному  посвідченню або державній реєстрації, є укладеним із моменту його нотаріального посвідчення або державної реєстрації, а, в разі необхідності, і нотаріального посвідчення, і державної реєстрації.

Місцем укладання договору є місце проживання фізичної особи  або місцезнаходження юридичної особи, яка зробила пропозицію укласти договір.

Ціна в договорі встановлюється за домовленістю сторін. В окремих випадках, встановлених законом, ціни регулюються органами державної влади.