Характеристика нормативно-методической базы деятельности секретаря

7. Своевременная передача  надлежащим образом оформленных  документов на обработку в  бухгалтерию [14].

Таким образом, секретарь – это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы: функции по документационному обеспечению управления; функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя. Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь руководителя занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. В негосударственных структурах выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, и функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих обязанностей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей; телефонное обслуживание; обеспечение рабочего покоя шефа; контакты с персоналом фирмы и забота о ее клиентах и деловых партнерах;  организация встреч и переговоров, подготовка командировок руководителя;  организация и участие в работе совещаний; контроль исполнения поручений руководства; организация и резервирование рабочего времени руководителя; контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Особую группу функциональных обязанностей секретаря руководителя составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся: просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы; поиск и обработка необходимой руководителю информации; знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация. Объем референтских функций в разных организациях различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь руководителя. Он должен располагать всесторонней информацией о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах). Кроме традиционных обязанностей помощника и референта руководителя, в настоящее время секретарю делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах. Так, часто ему передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Он просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя. Квалифицированный секретарь должен уметь принимать решения, давать указания и представлять своего шефа в деловых ситуациях. Специфика и сложность секретарского труда обусловлены и тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Все профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю, можно условно разделить на две группы: знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом. Секретарь должен знать: нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления; основные принципы организации документооборота; основы архивного дела; основные прикладные программы. На основе этих знаний секретарь должен уметь: составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов; рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив; находить, систематизировать и хранить информацию; персональным компьютером, ксероксом, сканером, принтером, другими средствами составления, изготовления и копирования документов. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации: правила ведения деловой беседы; принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок; современные средства связи; основы профессиональной этики.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В РАБОТЕ  СЕКРЕТАРЯ

В настоящее время правовая основа деятельности секретаря состоит  из нескольких направлений: законодательное  регулирование, нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью  обладают законы Российской Федерации. Для деятельности секретаря наиболее важны такие законы, как Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», Федеральный закон «Об архивном деле», Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации», Закон «О государственном языке Российской Федерации», Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Федеральный закон «Об акционерных обществах», Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другие.

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информационные ресурсы и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.

Целью Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и, прежде всего, в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности. Особенно важен закон для банков, где электронный документ получил наибольшее распространение и стал применяться в первую очередь.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

В соответствии с Законом  «О языках народов РФ» от 25.10.1991 № 1807-1 официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик [5].

В Законе «О государственном языке Российской Федерации» от 01.07.2005 отмечено, что государственный язык подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства. Государственный язык является обязательным и при опубликовании федеральных законов и иных правительственных актов, но в республиках Российской Федерации они наряду с официальным опубликованием на государственном русском языке могут быть опубликованы на государственных языках республик. Это же правило распространяется на правовые акты республик, законы и иные нормативные правовые акты краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов. Данный Закон уточняет, что в случае использования других языков тексты на русском языке и языках других народов Российской Федерации должны быть идентичны по содержанию и техническому оформлению.

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (с изм. от 31.12.2002 № 191-ФЗ) «О бухгалтерском учете» указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст.9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных носителях и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов. В ст.89 Закона «Об акционерных обществах» приведен перечень документов, которые общество обязано хранить. К таким документам относятся:

- договор о создании  общества;

- устав общества, а также  изменения и дополнения к нему, зарегистрированные в установленном  порядке, решение о создании  общества, документ о государственной  регистрации общества;

- документы, подтверждающие  права общества на имущество,  находящееся на его балансе; 

- внутренние документы  общества;

- положение о филиале  или представительстве общества;

- годовые отчеты;

- документы бухгалтерского  учета и отчетности;

- протоколы общих собраний  акционеров, заседаний Совета директоров, ревизионной комиссии общества  и коллегиального исполнительного  органа общества (правления, дирекции);

- бюллетени для голосования,  доверенности (копии доверенностей)  на участие в общем собрании  акционеров;

- отчеты независимых оценщиков; 

- списки аффилированных  лиц общества;

- списки лиц, имеющих  право на участие в общем  собрании акционеров, имеющих право  на получение дивидендов, а также  иные списки, составляемые обществом  для осуществления акционерами  своих прав в соответствии  с требованиями данного Закона;

- заключения ревизионной  комиссии общества, аудитора общества, государственных и муниципальных  органов финансового контроля;

- проспекты эмиссии, ежеквартальные  отчеты эмитента и иные документы,  содержащие информацию, подлежащую  опубликованию или раскрытию  иным способом в соответствии  с Законом; 

- иные документы, предусмотренные  данным Законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, Совета директоров общества, органов  управления общества, а также  документы, предусмотренные правовыми  актами Российской Федерации [2].

В состав документов, которые  обязано хранить общество с ограниченной ответственностью, входят:

- учредительные документы  общества, а также изменения и  дополнения к ним, зарегистрированные  в установленном порядке; 

- протокол (протоколы) собрания  учредителей общества, содержащий  решение о создании общества  и об утверждении денежной  оценки денежных вкладов в  уставный капитал общества, а  также иные решения, связанные  с созданием общества;

- документ о государственной  регистрации общества;

- документы, подтверждающие  права общества на имущество,  находящееся на его балансе; 

- положение о филиале  или представительстве общества;

- документы, связанные  с эмиссией облигаций и иных  эмиссионных ценных бумаг общества;

- протоколы общих собраний  участников или учредителей общества, заседаний Совета директоров, ревизионной  комиссии общества и коллегиального  исполнительного органа общества (правления, дирекции);

- списки аффилированных  лиц общества;

- заключения ревизионной  комиссии общества, аудитора общества, государственных и муниципальных  органов финансового контроля;

- иные документы, предусмотренные  федеральными законами и иными  правовыми актами Российской  Федерации, уставом общества, внутренними  документами общества, решениями  общего собрания участников, Совета  директоров общества и органов  управления общества [7].

В ст.129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» содержится информация о передаче документов, образовавшихся в деятельности обанкротившейся организации, в том числе и документы по личному составу, на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных  актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических  и физических лиц в процессах  предпринимательской деятельности, а также документирование различных  отношений, возникающих между ее участниками. Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает обязательность документирования, а также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновении, прекращении). Так, виды учредительных документов юридического лица, например, устав и учредительный договор, на основании которых действуют юридические лица, требования к их содержанию и оформлению содержатся в ст. 52 ГК РФ: «В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида». Понятие «другие сведения» раскрыто в ст. 98 Кодекса. В ряде статей Гражданского кодекса установлены нормы документирования, требования к форме документа, к составу его информации, т.е. к содержанию документа.

Государственное регулирование  вопросов, связанных с хранением  документов, нашло частичное отражение  в Уголовном кодексе РФ, который  предусматривает ответственность  за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение  или повреждение документов. В  него включены нормы, устанавливающие  ответственность за хищение предметов  или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ). В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243). Статьи 324, 325 относят к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.