Характеристика нормативно-методической базы деятельности секретаря

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в ходе работы были изучены требования, предъявляемые к современному секретарю; рассмотрена законодательные и нормативные документы, используемые в работе секретаря; изучена локальная нормативно-правовая база, регламентирующая деятельность секретаря. Секретарь – профессия, включающая в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы: функции по документационному обеспечению управления; функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя. Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь руководителя занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. В негосударственных структурах выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, и функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих обязанностей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей; телефонное обслуживание; обеспечение рабочего покоя шефа; контакты с персоналом фирмы и забота о ее клиентах и деловых партнерах;  организация встреч и переговоров, подготовка командировок руководителя;  организация и участие в работе совещаний; контроль исполнения поручений руководства; организация и резервирование рабочего времени руководителя; контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Нормативно-методическое регулирование деятельности секретаря осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно: правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу; организовать документооборот; обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности. Основные нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность секретаря: законодательные акты Российской Федерации (РФ) в сфере документации и информации; указы и распоряжения президента РФ, постановления правительства РФ в сфере делопроизводства; законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Айман, Т.О. Делопроизводство: образцы документов / Т.О. Айман. – Изд-во РИОР, 2006. – 251 с.
2. Гойхман, О.Я. Референт секретаря / О.Я. Гойхман, Л.М. Гордиенко. – М.: Ось-89, 2008. – 528 с.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 18 с.
4. Демин, Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. – СПб.: Питер, 2009. – 224 с.
5. Кирсанов, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов. – М., 2003.- 320 с.
6. Комышев, А.Л. Документирование управленческой деятельности / А.Л. Комышев. − А.Л. Комышев. − М.: КолосС, 2005. − 176 с.
7. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие для вузов / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и Ко, 2006. - 520 с.
8. Лагутина, Т.М. Деловое письмо: справочник / Т.М. Лагутина, Л.П. Щуко. - Спб.: Герда, 2007. - 480 с.
9. Могилевский, С.Л. Деловая переписка и образцы документов: более 400 документов / С.Л. Могилевский. - М.: Проспект, 2006. - 384 с.
10. Румынина, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина.- М., 2007.- 206 с.
11. Спивак, А. Документирование управленческой деятельности: делопроизводство / А. Спивак. - СПб.: Питер, 2005. - 240 с.
12. Стяжкина, Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2009. – 119 с.
13. Тепицкая, Т.Ю. Как оформить документ / Т.Ю. Тепицкая. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 181 с.
14. Теплицкая, Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта / Т.Ю. Теплицкая. - Ростов н/Д: Феникс, 2005. - 256 с.
15. Чуковенков, А.Ю. Оформление документов / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. – М.: дело, 2009. – 234 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

 

ООО «Рассвет»                                                            УТВЕРЖДАЮ    

                                                                                                                                                                                                                                                                                             

                                                                                       Генеральный директор

ИНСТРУКЦИЯ                                                         __________ О.Р. Соколов

01.04.2011   № 01                                                      «01» апреля  2011

г. Тамбов                                                                    М.П.

 

секретаря

 

1. Общие положения

1.1. Секретарь отвечает:

1.1.1. За организационное  обеспечение повседневной деятельности  руководителя.

1.1.2. За информационное  обеспечение повседневной деятельности  руководителя.

1.1.3. За осуществление  эффективного контроля исполнения  указаний и поручений руководителя, а также документов, исполнение  которых подлежит контролю.

1.1.4. За обеспечение деятельности  руководителя при подготовке  и в ходе выездных мероприятий,  деловых встреч, переговоров, а  также при приеме посетителей.

1.1.5.  За осуществление  оперативной технической подготовки  необходимой руководителю информации (в виде электронных и бумажных  документов), поддержание архива  руководителя в актуальном состоянии.

1.2. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование  без предъявления требований  к стажу работы или среднее  профессиональное образование и  стаж работы по специальности  не менее 2 лет.

1.3.  В практической  деятельности должен руководствоваться:

1.3.1. Технологией (установленным  порядком выполнения) работ.

1.3.2. Правилами внутреннего  трудового распорядка.

1.3.3.  Правилами охраны  труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии  и противопожарной защиты.

1.3.4. Настоящей должностной  инструкцией.

1.4. Секретарь руководителя  должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие  материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности Организации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав Организации и ее подразделений;

1.4.2. организацию делопроизводства; архивное дело; правила пользования приемно-переговороными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

1.4.3. основы этики и  эстетики; правила делового общения;

1.4.4. основы организации  труда и управления;

1.4.5. правила эксплуатации  вычислительной техники;

1.4.6. основы административного  права и законодательства о  труде. 

 

2. Должностные обязанности

2.1. Секретарь обязан:

2.1.1.  В течение рабочего  дня принимать поступающую на  рассмотрение руководителя корреспонденцию,  в том числе документы и  личные заявления сотрудников  Организации. Подготовленную для  доклада корреспонденцию представлять  на рассмотрение руководителю  ежедневно к 15 часам.

2.1.2.  Передавать — как  правило, в день принятия решения  — рассмотренные руководителем  документы в соответствии с  принятым решением (резолюцией) в  структурные подразделения Организации  или конкретным исполнителям для организации работы по исполнению (подготовке проектов ответов).

2.1.3. Вести делопроизводство  в офисе руководителя в полном  соответствии с требованиями  руководящих документов.

2.1.4. Формировать дела  в полном соответствии с утвержденной  номенклатурой, обеспечивать их  сохранность в повседневной работе, в установленные сроки готовить  дела для сдачи в архив или  к уничтожению.

2.1.5.  Своевременно и  качественно готовить документы  и материалы, необходимые для  обеспечения повседневной работы  руководителя, в том числе проекты  писем, запросов, приказов и т.  п.      

   2.1.6.  Ежедневно контролировать своевременность рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, переданных им на исполнение, проверяя правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, и обеспечивая качественное их редактирование.

2.1.7. Обеспечивать проведение  телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие  полученную информацию и доводить  до сведения руководителя ее  содержание. Передавать и принимать  адресованную на имя руководителя  информацию по приемно-переговорным  устройствам, телефаксу и электронной  почте.

2.1.8. Обеспечивать рабочее  место руководителя необходимыми  средствами организационной техники,  канцелярскими принадлежностями, создавая  условия, способствующие его эффективной  работе.

2.1.9.  Выполнять работу  по подготовке заседаний и  совещаний, проводимых руководителем,  включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени  и месте проведения, повестке  дня, их регистрацию. Вести  и оформлять протоколы заседаний  и совещаний.

2.1.10.  Организовывать прием  посетителей, содействуя оперативности  рассмотрения поступающих просьб, заявлений и предложений.

2.1.11. Поддерживать архив  руководителя в актуальном состоянии.  Вести контрольно-регистрационную  картотеку (обычную и электронную). По указанию руководителя копировать  документы на персональном ксероксе.

2.1.12. Ежедневно до 18 часов  уточнять у руководителя порядок  работы на предстоящий день.

2.2. Регламент рабочего  времени секретаря руководителя  соответствует нормам федерального  законодательства о труде. Время  труда и отдыха в течение  рабочего дня регламентируется  «Правилами внутреннего трудового  распорядка» Организации.

В случае служебной необходимости  секретарь руководителя может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном  положениями федерального законодательства о труде.

 

3. Права работника

3.1. Секретарь имеет право:

3.1.1. Принимать решения  в целях обеспечения повседневной  деятельности руководителя —  по всем вопросам, относящимся  к его компетенции в соответствии  с разделом 2 настоящей инструкции.

3.1.2. Запрашивать у исполнителей  информацию о состоянии документов, переданных им на исполнение.

 

4. Ответственность, порядок  оценки труда работника

4.1. Секретарь несет административную, дисциплинарную и материальную  ответственность за:

4.1.1.  Нарушение положений  руководящих документов по вопросам  обеспечения повседневной деятельности  руководителя (в части касающейся).

4.1.2.  Невыполнение служебных  указаний руководителя.

4.1.3.  Несохранение служебной тайны.

4.1.4. Неправомерное использование  предоставленных служебных полномочий, а также использование их в  личных целях.    

5.  Порядок пересмотра  инструкции

     5.1. Настоящая  инструкция подлежит пересмотру  в случае:

      - изменения  действующего законодательства  и нормативно-методических документов  по ДОУ;