Характеристика нормативно-методической базы деятельности секретаря

Должностная инструкция секретаря  имеет определенную форму. При этом при ее разработке работодателю следует  опираться на положение о структурном  подразделении организации. Должностная  инструкция и положение о структурном  подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют  друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого  секретаря вытекают из задач и  функций самого структурного подразделения  организации [14].

Должностная инструкция оформляется  на общем бланке. Текст должностной  инструкции секретаря включает в  себя следующие разделы:

1) «Общие положения»;

2) «Функции»;

3) «Должностные обязанности»;

4) «Права»;

5) «Ответственность» [11].

В разделе «Общие положения» содержится информация о порядке назначения, освобождения секретаря от должности, замещения его во время отсутствия, требования к квалификации секретаря и наличию специальных знаний, подчиненность работника. При этом требования к квалификации секретаря и к наличию специальных знаний устанавливаются в должностной инструкции на основе «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Требования к квалификации кандидата на должность секретаря  устанавливаются по следующим направлениям:

- уровень образования  (начальное профессиональное, среднее  (полное) общее, высшее);

- практический опыт в  этой должности, который называют  стажем работы.

В настоящее время от секретаря все чаще требуется высшее образование. В некоторых организациях в зависимости от специфики работы и иных обстоятельств к секретарям могут предъявляться и повышенные требования, например, знание одного или нескольких иностранных языков. Секретарь руководителя обязательно должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет [6].

Для исполнения своих обязанностей секретарю необходимо как минимум  знать:

- законодательные и нормативные  правовые акты, нормативно-методические  документы по ведению делопроизводства;

- основы трудового законодательства;

- стандарты системы организационно-распорядительной  документации;

- организацию и технологию  документационного обеспечения  управления;

- структуру и руководящий  состав организации и его структурных  подразделений; 

- правила орфографии и  пунктуации;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила печатания деловых  писем с использованием типовых  форм;

- правила внутреннего  трудового распорядка;

- правила и нормы охраны  труда. 

Секретарь непосредственно  подчиняется руководителю организации  либо структурного подразделения. Во время  отсутствия секретаря его обязанности  исполняет лицо, назначенное в  установленном порядке [1].

В разделе «Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе «Должностные обязанности» определены конкретные обязанности, выполняемые секретарем. В нем указываются как общие обязанности, свойственные для всех секретарей (например, организация приема посетителей, ведение телефонных переговоров), так и специальные обязанности, исполнение которых необходимо только этому секретарю (например, ученому секретарю - подготовка предложений к планам издания научных трудов) [1].

Что касается должностных  обязанностей секретаря, то в первую очередь он осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению  деятельности руководителя организации  или структурного подразделения, принимает  поступающую на имя руководителя корреспонденцию, после рассмотрения которой передает ее в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

Среди обязанностей, свойственных секретарям руководителя, можно выделить:

- ведение делопроизводства;

- использование компьютерной  техники для сбора, обработки  и представления информации при  подготовке и принятии решений; 

- передача и прием информации  по приемно-переговорным устройствам  (например, по телефону, факсу, телефаксу)  и своевременное доведение до  сведения руководства информации, полученной по каналам связи; 

- организация телефонных  переговоров руководителя;

- прием документов на  подпись руководителя;

- обеспечение рабочего  места руководителя канцелярскими  принадлежностями, средствами организационной  техники; 

- по поручению руководителя  перепечатка документов;

- организация приема посетителей; 

- выполнение отдельных  служебных поручений руководителя.

Конечно же, должностные  обязанности некоторых категорий  секретарей могут дополняться отдельными положениями. Так, например, секретарь учебной части может оформлять личные дела принятых на обучение, вести протоколы приемной комиссии, вести книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися, обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив, оформлять студенческие билеты обучающихся, а также готовить журналы учебных занятий. Секретарь руководителя осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения устных поручений руководителя, взятых на контроль. Такой секретарь ведет контрольно-регистрационную картотеку.

В процессе совершенствования  организации труда, внедрения новейших технических средств, увеличения объема выполняемых работ круг обязанностей секретаря по сравнению с обязанностями, установленными квалификационными  характеристиками, может значительно  расшириться. В таком случае секретарю  может быть поручено выполнение должностных  обязанностей, предусмотренных квалификационными  характеристиками других однородных должностей, но сама работа не требует другой специальности, квалификации или изменения должностного наименования. Иногда для выполнения своих служебных обязанностей секретарю  необходимы специальные познания в  различных сферах деятельности, наличие  которых играет существенную роль во время выбора кандидата на эту  должность.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции [1].

Как правило, секретарь наделяется следующими правами:

- знакомиться с проектами  решений руководства организации  или учреждения, непосредственно  касающимися его деятельности;

- получать иную информацию  и документы, необходимые для  осуществления своей деятельности;

- вносить на рассмотрение  руководства в пределах своих  полномочий предложения по усовершенствованию как своей деятельности, так и деятельности организации в целом, предлагать способы устранения имеющихся недостатков;

- запрашивать информацию  и документы, необходимые для  выполнения своих должностных  обязанностей;

- требовать от руководства  оказания содействия в исполнении  своих должностных обязанностей  и прав.

Кроме того, секретарю может  быть предоставлено право принимать  в пределах своих полномочий решения, контролировать порядок оформления документов и т.д. Ученый секретарь  может быть наделен правом привлечения  специалистов структурных подразделений  к решению задач, возложенных  на него. Содержание анализируемого раздела  напрямую взаимосвязано с функциями  конкретного секретаря.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав. Он устанавливает личную ответственность секретаря за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, раскрывает содержание и формы ответственности за последствия своей деятельности, а также за несвоевременное принятие мер или действий, относящихся к его обязанностям [1].

Здесь должны быть указаны  основания ответственности данного  работника. К ним, в частности, относятся:

- неисполнение или ненадлежащее  исполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных должностной  инструкцией; 

- совершение в процессе  осуществления своей деятельности  правонарушения.

При этом необходимо отметить, что по первому основанию секретарь  несет ответственность в пределах, определенных трудовым законодательством  Российской Федерации, а по второму - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством  Российской Федерации.

Таким образом, в должностной  инструкции секретаря может быть установлена уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность  работника.

За причинение материального  ущерба секретарь несет ответственность  в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством  РФ. Если работник привлекается к материальной ответственности в пределах, определенных трудовым законодательством, то на основании ст. 238 ТК РФ он обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества. Секретарь несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам [14].

Уголовная ответственность  секретаря возникает за совершение правонарушения, предусмотренного Уголовным  кодексом РФ, административная ответственность - за совершение административного  правонарушения, указанного в Кодексе  об административных правонарушениях  РФ.

Несмотря на то, что меры ответственности устанавливаются  в соответствии с действующим  законодательством, необходимо также  учитывать и специфику работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать раздел «Должностные обязанности», в соответствии с которым и детализируются основания ответственности секретаря.

Необходимо в должностной инструкции указать по каждому виду выполняемой работы конкретные меры ответственности.

Наряду с основными  разделами в инструкцию могут  быть включены и другие разделы. Например, раздел «Взаимоотношения», который призван регулировать взаимоотношения между секретарем и иными работниками, а также устанавливать определенные служебные связи с другими организациями. Здесь указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Помимо общепринятой структуры, в должностную инструкцию могут  вводить новые разделы, например, «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций» или «Организация рабочего места и оптимальные условия труда».

После надлежащего оформления и согласования инструкции она подписывается, утверждается и доводится до исполнителя  путем проставления ознакомительной  визы

Должностные инструкции не являются постоянными по содержанию, они со временем могут изменяться и дополняться. Все существенные изменения в отношении прав и  обязанностей работника вносятся в  такие инструкции только на основании  приказа руководителя организации. Примерная должностная инструкция секретаря представлена в Приложении А.

Таким образом, основным документом, регламентирующим деятельность секретаря, и является должностная инструкция. Назначение должностной инструкции заключается в том, чтобы упорядочить работу секретаря. Должностная инструкция является закономерным приложением к трудовому договору. Грамотно составленная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях секретаря и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Но получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора сложно. Должностная инструкция является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции секретаря.