Характеристика нормативно-методической базы деятельности секретаря

В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) к числу  правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. Административная ответственность  при этом может выражаться в вынесении  предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы  ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового  распорядка, положение об использовании  и защите персональных данных и др. В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); необходимость создания некоторых регламентирована впервые (уведомления). Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.

Огромное значение при  работе секретаря имеют и нормативно-методические акты.

Одним из основных общегосударственных  нормативно-методических документов по организации делопроизводства является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)», разработанная Росархивом в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных  условий для применения технических  средств и современных технологий сбора, обработки, использования и  хранения информации, совершенствование  работы аппарата управления [2].

ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила  оформления управленческих документов, а также рассматривает организацию  работы с документами, в т.ч. организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Положения ГСДОУ получили развитие в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Типовая инструкция устанавливает  общие требования к функционированию служб документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных  органах исполнительной власти.

В соответствии с Инструкцией  организация, ведение и совершенствование  системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств  в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления - службой ДОУ.

Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Положении  «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552 и в Положении "О Федеральном архивном агентстве», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290. Данные Положения регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

В Положении «Об Архивном фонде Российской Федерации» четко закреплен состав Архивного фонда РФ, указан порядок и сроки временного и депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и предприятиях.

В Положении «О Федеральном архивном агентстве» определен статус Федерального архивного агентства, его права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации. Росархив ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Федеральное архивное агентство  осуществляет свою деятельность непосредственно  и через подведомственные ему  организации во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

Немаловажным нормативно-методическим документом в области хранения документов являются «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный  характер, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Данный документ предназначен для использования в качестве основного нормативного документа  при составлении номенклатуры дел  организации, определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение  управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, поступают их документы  на хранение в государственные, муниципальные  архивы или же не поступают.

«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. Квалификационные характеристики, включенные в данный Справочник, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Наименования должностей служащих установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).

На основе квалификационных характеристик разрабатываются  должностные инструкции для конкретных работников, а также производятся записи в трудовые книжки о наименовании должности работника.

При работе с кадровой документацией  необходимы «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утверждены Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51) и «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

В «Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденном постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 приведен перечень форм первичной учетной документации, который состоит из двух разделов: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

В Альбоме представлены формы  и инструкция по заполнению форм документов, таких как приказы (распоряжения) о приеме работников на работу, о  переводе работников на другую работу, о предоставлении отпуска, о поощрении; о прекращении действия трудового  договора, личная карточка работника, график отпусков; командировочное удостоверение; табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы; расчетно-платежная ведомость и др.

Унифицированные формы первичной  учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и  форм собственности, а по учету использования  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда - на юридические  лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных  учреждений.

Знание «Правил оказания услуг почтовой связи» (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221) и «Правил оказания услуг телеграфной связи» (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222) позволит секретарю грамотно оформить любое почтовое, телеграфное или телексное отправление.

Ключевую роль при оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

Таким образом, основные нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность секретаря: законодательные акты Российской Федерации (РФ) в сфере документации и информации; указы и распоряжения президента РФ, постановления правительства РФ в сфере делопроизводства; законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

3 ЛОКАЛЬНАЯ НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ  БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ  СЕКРЕТАРЯ

 Должностная инструкция секретаря - это правовой акт, необходимый для регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.

Значение должностной  инструкции секретаря очень велико. Должностная инструкция необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Должностные инструкции могут  разрабатываться «внешними» организациями, государственными или частными (например, консультативными, внедренческими фирмами), но чаще всего их разрабатывает отдел кадров организации по согласованию с юрисконсультом, а затем уже она утверждается руководителем организации [7].

Примерная последовательность работ по созданию должностной инструкции может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса  РФ, ГСДОУ, отраслевых типовых инструкций и других нормативно-методических материалов в сфере информационного и  документационного обеспечения  управления.

Наибольшую ценность представляет такой нормативный правовой акт, как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Указанный справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений. Квалификационный справочник содержит наименования должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также их квалификационные характеристики, которые состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». В должностных инструкциях допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регулирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. Квалификационные характеристики должны применяться на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики [10].