Керування докуметацiйними процесами та проблеми класифікації управлiнської докуметацii

Керування докуметацiйними процесами та проблеми класифікації управлiнської докуметацii.

План

Вступ
Розділ 1. Історичне джерело керування документаційними процесами

1.1 Основні етапи розвитку документаційного процессу

1.2 Сутність документаційного процессу
1.3 Організація і технологія керування документаційного забезпечення управління

Розділ 2. Сучасний стан документаційного процесу в Україні
2.1. Новітня методика керування документаційними процессами

2.2 Автиматизовани системи керування документаційними прцесами
2.3. Законодавча та нормативно-правова база у сфері керування документацією в Україні

Розділ 3. Проблеми класифікації управлінської документації
3.1 Дослідження класифікації, як засіб систематично-сучасного документопотоку

3.2.Призначення та сфера застосування державного класифікатора управлінської документації

3.3 Проблеми що до управління документаціей та альтернатива їх вирішення

Висновки
Перелік використаних джерел
 

                                                                  Вступ

   Перехід до економіки ринкового типу ставить питання про створення відповідних сучасним умовам єдиних норм і вимог до системи документаційного забезпечення управлінської діяльності. Підвищення значення економічного фактора та юридичної чинності документів в управлінні робить актуальними дослідження вчених і експерименти практиків у галузі управління документацією, спрямовані на відхід від традиційного дуже засторілого діловодства, від класичного розподілу документації і на перехід до створення високоефективних, що використовують сучасні техніко-технологічні досягнення систем управління всім комплексом інформаційно-документаційних ресурсів при досягненні стратегічних та оперативних цілей управління в будь-яких організаціях, особливо в державному апараті управління.

  Одним з важливих компонентів цієї роботи є дослідження щодо нового поняття в українському документознавстві - керування документацій ними процесами та введення його не тільки в науковий обіг, та у практику.

  Актуальність теми обумовлена динамікою подій, що відбуваються у нашій країні і спрямовані на вдосконалення процесів державного управління. Одним із визначальних факторів впливу як на перебіг, так і на результат управлінського процесу є діяльність органів державної влади та місцевого самоврядування, пов’язана з документуванням та організацією роботи з документами. Інформація, що використовується в системі сучасного державного управління, переважно оформлена документально. За допомогою документа інформація зберігається і передається у часі та просторі, а тому значна частина дій здійснюється у процесі управління шляхом створення і використання різноманітних документів. Документування та організація роботи з документами як складові процесу управління є важливими чинниками забезпечення результативності діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.
В Україні за роки незалежності створена власна система органів державної влади та місцевого самоврядування. Процес формування та функціонування цієї системи супроводжується виробленням певної системи її документаційного забезпечення. Необхідність дослідження відповідності системи документаційного забезпечення системі органів державної влади та місцевого самоврядування, науково-теоретичних і організаційно-правових засад її функціонування та достатності для забезпечення ефективної діяльності владних і самоврядних органів є сукупністю основних чинників, що обумовлюють актуальність теми курсової роботи.
Суспільне значення що до керування документаційними прцесами викликає постійний науковий інтерес до проблем цієї сфери, проте ґрунтовних, комплексних наукових розробок у даному напрямі ще надто мало. Тому надзвичайно важливим надбанням у дослідженні проблем керування документування та організації роботи з документами є наукові праці сучасних українських вчених І.Є.Антоненко, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова, Ю.І.Палехи та інших науковців. 
  Вагомим внеском у наукову розробку теоретико-методологічних проблем даної теми, організаційно-правових аспектів, нормативно-правового регулювання та практичної реалізації документаційного забезпечення управління є праці науковців В.Б.Авер’янова, Г.В.Атаманчука, В.Д.Банасюкевича, Б.Гурне, А.Н.Діденка, А.В.Єлпатьєвського, М.П.Ілюшенко, Я.С.Калакури, І.А.Корнілаєвої, В.А.Кудряєва, Т.В.Кузнецової, Н.М.Кушнаренко, М.В.Ларіна, Я.З.Лівшиця, О.В.Лози, В.Я.Малиновського, та інших вчених. 
У результаті системного аналізу наукових праць, законодавчої та підзаконної нормативно-правової бази, сукупності національних стандартів у галузі діловодства та архівної справи, практики документування та організації роботи з документами з’ясовано, що документаційне забезпечення вивчене недостатньо і потребує системних наукових досліджень. Необхідність наукового обґрунтування теоретико-методологічних засад, розкриття змісту, стану практичної реалізації, перспектив розвитку і шляхів удосконалення керування документаційними процесами.

Метою курсової роботи є розроблення теоретичних положень, практичних рекомендацій та пропозицій щодо вдосконалення керування документаційними процесами та шляхи вирішення проблем кваліфікації управлінської документації, з’ясування еволюції та сучасний стан, організаційно-правового статусу, особливостей, проблем та перспектив її практичної реалізації.
Для досягнення мети дослідження визначено такі завдання:
– проаналізувати існуючі у вітчизняній та зарубіжній науковій літературі погляди щодо керування документаційними процесами;
– дослідити понятійно-термінологічний апарат документаційного забезпечення управлінської діяльності;

– з’ясувати сукупність та здійснити систематизацію функцій документа

– систематизувати принципи і охарактеризувати структуру керування документаційними процесами

– здійснити аналіз та оцінку сучасного стану нормативно-правового регулювання сфери документозабезпечення;
– визначити шляхи вирішеня проблем квалiфікації управлiнської докуметацii – проаналізувати сучасну практику та окреслити перспективи її вдосконалення.
Об’єктом курсвої роботи є дослідження діяльністі органів державної влади та місцевого самоврядування, пов’язана з документуванням та організацією роботи з документами.
Предметом курсової роботи є теоретико-методологічні та організаційно-правові засади що до квалiфікації управлiнської докуметацii а також шляхи вдосконалення керування доументаційними процесами.

Джерельну основу роботи становлять наукова література, законодавство України, підзаконні нормативно-правові акти органів державної влади і місцевого самоврядування різних рівнів, національні стандарти з діловодства та архівної справи. Емпіричною базою роботи є навчальна та інструктивно-методична література, матеріали, пов’язані з практикою документування та організації роботи з документами в органах державної влади та місцевого самоврядування , інформаційні ресурси системи комплексного інформаційного забезпечення “ЛігаБізнесІнформ”, матеріали міжнародної електронної мережі “Інтернет”.

Основний зміст: у вступі обґрунтовано вибір та актуальність обраної теми, розкрито ступінь наукової розробленості теми, визначено дослідницьку мету та завдання, пов’язані з її досягненням, а також об’єкт і предмет дослідження; зроблено огляд методів, джерельної основи та емпіричної бази дослідження; охарактеризовано суть наукової новизни, теоретичне і практичне значення одержаних результатів; наведено дані про апробацію результатів дослідження, публікацій за темою, а також про структуру роботи.
У першому розділі – “ Історико-теоретичний аналіз керування документаційними процесами” – на основі системного огляду літератури проаналізовано погляди вітчизняних та зарубіжних вчених із досліджуваної теми, охарактеризовано понятійно-термінологічний апарат аналізу керування документаційними процесами

, з’ясована сутність докуметаційного процесу. У розділі досліджено походження і первісне значення таких основних термінів, як “інформація”, “документ”, “діловодство (справочинство)”, “документаційне забезпечення управління”, “керування документацією” та інших, що становлять терміносистему сфери документування і організації роботи з документами, а також процес трансформації як самих термінів, так і їх значення у сучасне розуміння їх змісту.
У другому розділі – “ Сучасний стан документоційного процесу в Україні ”– з’ясовуються та здійснюється аналіз законодавчої і підзаконної нормативно-правової бази.А також новітня  методика керування документоційними процесами.

У третьому розділі – “Проблеми кваліфікації управлінської документації” – на підставі теоретичних висновків і з урахуванням практичного досвіду пропонуються та обгрунтовуються конкретні заходи, спрямовані на вдосконалення практичної діяльності, пов’язаної з документуванням та організацією роботи з документами, виокремлюються найосновніші проблеми цієї сфери діяльності і окреслюються перспективи їх вирішення.
Оцінюючи нормативно-правову базу як таку, що може вважатися у даний час мінімально достатньою, поряд із цим у роботі зазначається, що її ще не можна назвати системою, оскільки правовим регулюванням охоплена не вся сукупність найосновніших відносин у даній сфері; певна частина нормативно-правових актів, що регулюють цю галузь, містить суперечливі норми і потребує узгодження; відсутній стержневий законодавчий акт, який би комплексно визначав основні засади правового регулювання відносин у даній сфері.
 

Розділ 1.  Історичне джерело керування документаційнимипроцесами   Інформація - найважливіший товар. В умовах жорсткої конкуренції виживає той, хто вміє отримати своєчасно у потрібному обсязі інформацію про ринок, про новинки техніки, технологій і т.і. Засобом матеріалізації інформації, закріплення її в просторі і в часі є документ, а діяльність щодо складання та оформлення документів називається керуванням докуметаційними процесами. Обґрунтованість та ефективність управлінського рішення, продуктивної і доцільної діяльності - своєчасність отримання та достатність інформації. На думку експертів, обсяги інформації у світі кожні три роки подвоюються, що відображає високі темпи розвитку людської спільноти в усіх напрямках. У нашій країні щороку з'являється маса нових підприємств різних форм власності, створених з різними цілями, і які стають об'єктами та суб'єктами передачі інформації. Таким чином, актуальність знання питань документування велика і постійно зростає.

1.1 Основні етапи розвитку документаційного процесу

Вивчення документознавчих проблем у навчальних курсах стимулювало наукові розробки в цій галузі. Переломними стали 1960-ті роки, коли документознавство стає самостійною науковою дисципліною. У 1969 р . воно було внесено в номенклатуру спеціальностей наукових працівників. Увага до теоретичних проблем документознавства особливо посилився у зв'язку з розробкою і впровадженням Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), а також у процесі створення інформаційної бази автоматизованої системи управління (АСУ). Для цих цілей у 1966 р . був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД). Саме в ті роки з'явилися перші спеціальні теоретичні роботи, присвячені з'ясуванню об'єкта документознавства та його завдань. 1
Починаючи з 1960-х років, у нашій країні визначилися два основних центри, активно і ефективно ведуть наукові дослідження в галузі документознавства - це МГІАІ, де в 1964 р . був створений факультет державного діловодства, і ВНИИДАД. Не останню роль в інтенсифікації наукових документознавчих досліджень зіграв своєрідний "вибух документальної активності суспільства" в 1960-ті - 1970-і роки. 2 Число копій документів в усім світі перевалило тоді за 1 трлн у рік, а в центральних відомствах СРСР річний

_____________________

1. Бездрабко В. В. Зародження теорії діловодства і гносеологічні ракурси формування документознавства / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. – 2008. – № 1. С. 78–83.

2. Кулешов С.Г. Документознавство : історія. Теоретичні основи / С. Г. Кулешов. – К. : ДАКККіМ, 2000. – 167 с.

документообіг (з урахуванням розмноження) вийшов за межі 1 млн штук8. До того часу виявилося, що суто діловодний підхід в організації та проведенні документознавчих досліджень багато в чому себе вичерпав, унаслідок своєї обмеженості. У рамках цього підходу вивчалися переважно документи поточного діловодства, так само як і процеси, що відбувалися з вже укладеними документами.
    Хронологічні рамки дослідження окреслені, з одного боку, періодом науково-організаційного становлення документаційного процесу в СРСР (друга половина 1950-х - 1980-і рр.), а з іншого - подіями документознавчої науки рубіжних десятиліть ХХ-ХХІ ст. (1990-2000-і рр.), внаслідок яких відбулося остаточне її конституювання в Україні, що виразилося в появі фундаментальних теоретичних і методологічних праць, формуванні мережі освітніх установ вищої школи, призначених для підготовки фахівців з документознавства та інформаційної діяльності, розробці комплексу навчально-методичного забезпечення відповідного освітнього напряму підготовки, становленні професійної періодики, наукової спеціальності.

  Розвиток документаційного процесу пройшов два етапа. Перший етап (друга половина 1950-х - 1980-і рр.) характеризується визначенням об'єкта дослідження, предметної сфери наукових завдань документознавства, його змісту, внутрішньої структури та форми існування, організацією профільного наукової установи - Всесоюзного (з 1991 р. - Всеросійського) НДІ документознавства та архівної справи (ВНДІДАС, 1966) та навчальної спеціальності в структурі історико-архівного освіти, юридичним оформленням наукового спеціальності в Союзі РСР і формуванням передумов розвитку документаційного процесу в Українській РСР, яка наслідувала радянська модель науки, а другий (1990 -2008) - становленням і розвитком документознавчих науки і освіти в Україні. 3 Процес курування документами належить до розряду молодих наук, воно ще остаточно не сформувалася як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ. Ця наука виникла не одразу, вона пройшла у своєму розвитку кілька етапів.

Історично першою в цьому ряду стоїть документационная наука, що виникла наприкінці XIX ст. і отримала міжнародне визнання в першій половині XX ст. Під цією назвою розвивалася наука, предметом якої була документационная діяльність, що включає процеси збору, систематизації, зберігання, пошуку і розповсюдження (а з середини 1940-х років - і створення) документів у всіх сферах суспільного життя. Ця наука ще мала назву "книго-архів-музеєзнавство".4

______________________

3. Швецова-Водка Г. М. Документознавство : навч. посіб. / Г.М. Швецова-Водка. – К. : Знання, 2007. – 398 с.

4. Савицький В.Т. Документ як базове поняття документаційного забезпечення управління. Університетські наукові записки, 2005, №4 (16). с. 313-318 [Електронний ресурс] –  Режим доступу: http:// www. univer. km. ua/visnyk/920. pdf.

Основоположником був Поль Отле. Він пропонував назвати науку, що вивчає документну діяльність, бібліологією або документології, що було пов'язано з ототожненням книги та документа.З годом в процесі диференціації в якості самостійних наукових дисциплін виділилися теорія класифікації документів, теорія документних потоків, теорія індексування й реферування.

  Історія документаційної науки виявилася короткою. У середині XX ст. (50-60-і роки) процеси комунікації починають розглядатися не тільки в ракурсі одного з їхніх засобів - документа, але й більш широко - як інформаційні. Поняття "документ" поступається місцем поняттю "інформація", оскільки перше є похідним від другого. Початкові уявлення про предмет документаційної науки були модернізовані й придбали інформаційне й кібернетичне зміст. В кінці 1960-х років з розвитком інформатики переосмислюються значною мірою досягнення документаційної науки, існування останньої у вигляді автономної наукової дисципліни фактично припиняється. У 1973 р. робляться рідкісні спроби узагальнити теоретичні відомості про документ, розробити його концептуальні основи за допомогою інформаційного аналізу. Частина питань, пов'язаних з класифікацією документів, створенням інформаційних моделей документа, дослідженням документних інформаційних потоків, увійшли у відповідні розділи бібліотеко-, бібліограф-, архівознавства та інформатики.Аж до середини 1980-х років узагальнюючими науками про документ вважалися документалістика й інформатика. 5 Однак інформатика займається вивченням і документної, і недокументної інформації. Поза її поля зору перебуває документ у його матеріальній іпостасі, умови виробництва, зберігання, організації роботи з документами. Тому, як і документалістику, використовувати інформатику як узагальнюючої науки про документ досить складно.

  До другої половини 1980-х років усвідомлюється той факт, що саме узагальнююче поняття документа найбільше адекватно відображає предмет професійної діяльності співробітників бібліотек, органів інформації, архівів, музеїв, книжкових магазинів і т. д. Цьому сприяло впровадження в професійну діяльність комп'ютерної техніки та носіїв машиночитаних інформацій.