Керування докуметацiйними процесами та проблеми класифікації управлiнської докуметацii

-ділення на класи має здійснюватися за однією певною основою ділення і не змінюватися в процесі ділення;

- ділення має здійснюватися безперервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності;

-члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях однакових класів;

- у структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати увесь обсяг об’єктів, що класифікуються. З іншого боку, для всіх без винятку об’єктів мають бути оформлені класи, до яких можна було б зарахувати будь-який з об’єктів класифікації.

  Проблеми класифікації управлінських документів вперше були сформовані російським науковцем проф. К. Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв’язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів. 18

  Упровадження на початку 80-х років в діловодство комп’ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації спричинили навіть формування окремого напряму, який отримав назву документна систематика. Основні методологічні засади цього напряму були опубліковані російським ученим А. М. Соковою. Для побудови систем документації дослідниця обрала вид документа як об’єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує. Ця система реалізована певною мірою в Державному класифікаторі управлінської документації. Незважаючи на досить значну кількість праць з класифікації документів, лише незначна їх частина присвячена обґрунтуванню узагальнюючих типологічних схем документації.

_______________________

18. І. Є. Антоненко // Наукові праці НБУВ. – Вип. 17. – К., 2005. – С. 123-126

Так, досить ґрунтовною в цьому відношенні є запропонована проф. А. М. Соковою Примірна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах.

       Всі системи документації офіційного походження, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні .

Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування.

Складові системи базової документації офіційного походження включають сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них в свою чергу містять ще цілий ряд систем документації. Інфраструктурні види документації названі через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів. Дисциплінарні (галузеві) - це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах цього блоку проф. Кулєшов С. Г. пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та природничі. До технічної системи документації відносити будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово-комунальну і т.п., до гуманітарної – соціологічну ,екологічну , етнографічну і т.п., а до природничої – геологічну, картографічну, метереологічну тощо .До дисциплінарних видів документації можна було б додати також документацію праводілової сфери з включенням до неї судової, нотаріальної, цивільно-реєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ.

Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, проблеми розроблення класифікацій документації та їх диференціації за більш-менш сталими системами до кінця не вирішені. Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Так, приклад врахування вищезазначених чинників подає такий нормативно-методичний посібник у діловодстві та архівній справі, як "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів. Види номіналів документів подані в ньому за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами.

   У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на: - документи, що утворюються в управлінській; - документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності. Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними.

      Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно. Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Дещо інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) – ДК 010–98. Це нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів. документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації.

      Вдосконалення організації руху й змісту ділових документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність й забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами ділової офіційної документації. Спробуємо, виходячи з вищенаведеного, розбити на групи сукупність офіційної документації, що циркулює в установі (об’єднанні), за її тематичними видами, виходячи з потреб практичної роботи з документами та функцій, які виконує той чи інший підрозділ установи. Управлінська документація

       Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, – це організація (група) людей об’єднаних певною метою, які виконують ті чи інші функції. Управлятись вона мусить єдиним керівним органом, що буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації, спрямовутимуться на створення оптимальних умов функціонування керованого об’єкта відповідно до напрямів його діяльності.

     Більшу частину документаційного фонду установи якраз і складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об’єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

    Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток). Зафіксована в системі управлінській документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється основою для її оцінювання і показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення. Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами (в тому числі іноземними) та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації ( плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій , з організації праці тощо). Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів , надходження валюти і т. п.

  До управлінської можна також певним чином віднести кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, включаючи питання проведення атестації і встановлення кваліфікацій , зарахування до резерву кадрів, нагородження та присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо. Окремо можна виділити документацію з соціальних питань та соціального захисту, а також словниково-довідкову документацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо). Управлінські документи, як зазначає проф. С.Г.Кулешов, можна розділити за дворівневими класифікаціями, на групи (класи документів), що в свою чергу будуть поділятись на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів є номінали (акт, протокол, наказ, записка) чи, що найчастіше — види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання Колегії міністерства, наказ про прийняття на роботу чи звільнення, пояснювальна записка).

3.2 Призначення та сфера застосування Державного класифікатора управлінської документації

ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме -при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. 19 ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями. Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

_______________________

19. Дiловодство й архiвна справа.  Термiни та визначення понять :  Національний

стандарт України ДСТУ 2732:2004. – К. :

Держстандарт України, 2005. – 31 с.

2. Характеристика структури ДКУД

ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:

- організаційно-розпорядча документація - 02;

- первинно-облікова документація - 03;

- банківська документація - 04;

- фінансова документація - 05;

- звітно-статистична документація - 06;

- планова документація - 07;

-ресурсна документація - 08;

- торговельна документація - 09; I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють:

зовнішньоторговельна документація - 10;

-цінова документація - 13;

- документація з праці, соціальних питань і соціального захисту

населення - 15;

- документація з побутового обслуговування населення - 17;

- бухгалтерсько-облікова документація - 18;

-документація з Пенсійного фонду - 20;

- словниково-довідкова документація - 21.

В ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) -УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД. Наприклад, реєстраційно-контрольна картка в ДКУД має код 0202053, оскільки реєстраційний номер його форми 008 і вона входить до підкласу "Документація з організації процесів управління", що має код 0202 у класі "Організаційно-розпорядча документація" (код 02).  

3.3 Проблеми що до управління документаціей та альтернатива їх вирішення

Для зміцнення української державності, а, отже, державної служби, потрібне розширення меж зон стабільності та ефективності управлінської діяльності. Раціональна організація управління документацією може бути однією з важливих опорних точок зміцнення державного апарату та істотним елементом його стабільності.Тому можна вважати назрілої проблему управління документацією, викликану необхідністю активного цілеспрямованого формування інформаційних ресурсів, що задовольняють потреби організацій. Надзвичайно важливі для сучасного документознавства дослідження можливостей сучасних інформаційних технологій з точки зору їх використання в управлінні документацією. Необхідні аналіз накопичених досягнень в області теорії і практики документознавства, виявлення тенденцій їх подальшого розвитку та отримання на цій базі нових наукових результатів. 20                                                                                  Вибір теми цієї курсової роботи обумовлений кількома факторами: по-перше, наявністю соціального замовлення суспільства, пов'язаним з необхідністю впорядкування документального середовища у сфері управління, передусім, державного, по-друге, потребою державної архівної служби в опрацюванні взаємопов'язаних проблем архівознавства та документознавства для трансформації їх у прикладні наукові розробки, по-третє - зростаючим інтересом до інформатизації України та шляхам входження її у світовий інформаційний простір, у тому числі в сфері управління документацією. Рішення проблеми управління документацією в сучасних умовах,  дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій, забезпечувати їх ефективне функціонування, а також відкрити доступ споживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу, праці і коштів.                                                                Оцінюючи ступінь розробленості і вивченості теми, слід зазначити, що питання управління документацією у вітчизняній літературі як самостійні до теперішнього часу не ставилися. Тому історіографія проблеми дуже бідна. Лише в окремих роботах А.Н. Сокової можна побачити спроби ввести управління документацією в якості предмета __________________