Керування докуметацiйними процесами та проблеми класифікації управлiнської докуметацii

На початку 1990-х років відчувається необхідність у створенні науки про документ або комплексу наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючого назви науки

______________________

5. Сокова А.Н. Тез. докл. — М.: 1984. № Бр. 2081, с. 120

про документ починає використовуватися ряд назв: інформаційно-комунікаційна наука

(А. В. Соколов), документаційно-інформаційна наука (Г.Н.Швецова-Водка) і т. д. Ядро такого комплексу наук про документ складають бібліотеко- , бібліограф-, книго-, архів-, музеєзнавство й інформатика. Спільним для них є дослідження документа як об'єкта, створеного спеціально для передачі інформації.

  Кожна з цих областей знання має свої спеціальні завдання, форми і методи роботи з документами, однак теорія та історія документа є загальними для них. До загальнотеоретичної проблематики відноситься, насамперед, функціональний аналіз документів, вивчення їхніх особливостей як матеріальних об'єктів із зафіксованої в них інформацією, питання класифікації і типологізації документів і т. д.

     З початку 1960-х років почінають розвіватися наукові напрямки під назвою документалістіка та документознавство.6 Перша розглядається як прикладна галузь кібернетики, що займається оптімізацією управління документних системам всіх типів - від образотворчого мистецтва до канцелярського діловодства. З цією метою документалістіка вівчає структуру и властивості матричних документів, методи та засоби автоматічної оброботки, зберігання, пошуки та використання їх. Однак документалістіка не ​​відображає всього діапазону досліджень документа, проблем йо виробництва, розповсюдження та використання і не може буті узагальнюючою наукою про документ.

  У цей час документознавство розвівається як науковий напрямок. Пізніше під документознавство стали розуміті науку про правила оформлення документів адміністратівніх и ведення документаційного господарства. Документознавство ототожнюють з діловодством и розглядають як розділ архівознавства. Таке вузьке трактування документоційного процесу збереглася до наших днів. Природно, що в такому розумінні документознавство не могло претендуваті на роль узагальнюючої науки про документ, т. к. воно обмежена управлінською сферою. За йо межами віявляються інші сфери людської діяльності - наука, техніка, культура, соціальне життя и т. д.

_________________________

6. Кулешов С. Документологія як навчальний курс та наукова дисципліна /– 2006. – Т. 14. – С. 58–60

1.2 Сутність документаційного процесу

Термін "керування документацією" широко поширений у світі. Наприклад, в США організація, яка видає питаннями документації, носить назву "Національний архів і керування документацією" (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальний переклад німецького терміна "Schriftgutverwaltung" означає "управління письмовими документами" (зазвичай цей термін перекладають як діловодство, хоча це і не зовсім вірно). Англійський термін "Records Management" також перекладається як управління документами.Управління документацією відрізняється і від діловодства. Розглянемо деякі уявлення про даний предмет, в західній та вітчизняній літературі.

Слід сказати, що хоча керування документацій ними прцесами в зарубіжних країнах організується по-різному, але в той же час має деякі спільні риси, що сформувалися під впливом міжнародних зв'язків та рекомендацій міжнародних організацій (ЮНЕСКО - Програма RAMP, Міжнародна рада архівів - Міжнародна рада з управління документацією, Міжнародна федерація з управління документацією; Міжнародна організація зі стандартизації ІСО - технічний комітет ISO / TC 154 "Документи та інформація в управлінні: торгівлі та промисловості").7

       Управління документацією складається з чотирьох основних складових, які в сукупності дозволяють досягти ефективності "документальної" діяльності і сприяти розвитку організації за рахунок систематичного використання документованої інформації. Елементи керування документацією охоплюють повний життєвий цикл документів.

1. Створення документів. Цей елемент розуміється як встановлення необхідного переліку використовуваних документів, їх назв та функціонального призначення, проектування форм документів, спостереження за їх використанням, застосування сучасних інформаційних технологій для складання документів

2. Зберігання і використання документованої інформації. Цей елемент розуміється як формування справ, створення файлів і систем пошуку документів та інформації, розвиток систем передачі інформації, телекомунікацій, копіювання та тиражування документів; створення центрів зберігання документів або адміністративних архівів (в російській термінології - поточні архіви). 8

__________________

7. Антоненко І.Є. Керування документацією за кордоном : історія, законодавство,теоретичні основи та технології : автореф. дис. к.і.н. 07.00.10

8. І.Є. Антоненко / Держкомархів України. УНДІАСД. – К., 2005. – 20 с. 

3. Передача документів на постійне (державне) зберігання. Цей елемент розуміється як складання переліків документів зі строками зберігання, оцінка документів, ідентифікація і опис кожного документа і комплексів документів. Цінність і необхідність збереження визнається за документами, які можуть служити для доказу існуючих угод або для проведення історичних досліджень.

4. Управління архівами. Цей елемент розуміється як проектування та будівництво архівосховищ, вдосконалення методів консервації та реставрації, систематизації та опису архівних фондів, доступу до документів, складання довідкових засобів і поширення в суспільстві інформації про архіви.

    Доповідь Дж. Роудз дає загальні уявлення про предмет дослідження. Проте цього явно недостатньо для проникнення в суть проблеми та її всебічного дослідження.Історично термін "управління документацією" або "керування документаційними процесами" зародився у Сполучених Штатах Америки. Американські автори Ф.В. Хортон і К. Леннон вказують, що розуміння важливості управління документацією виникло в США після Другої світової війни, коли "країна загрузла в паперовій роботі" і "виникла необхідність привести всю документацію в порядок".9

Значну роль у вирішенні проблеми управління документацією зіграла Комісія Гувера, перед якою стояло завдання знайти способи скорочення трудових трат на роботу з документами в державних установах. Важливою нормативною базою для управління документацією з'явилися Закон про документи 1950 р. і Закон про національний архіві 1984 р., Закон про скорочення роботи з документами 1980 р. і його нова редакції 1989 р.

З урахуванням значної ролі американських фахівців у розробці проблеми управління документацією, варто звернути увагу на деякі наявні роботи для більш детального вивчення предмета дослідження. Насамперед розглянемо предметну область поняття, його суть, оскільки в літературі є різні точки зору. Слід зауважити, що різні автори неоднозначно розуміють це поняття.

   Хортон і Леннон визначають керування документацією як функцію менеджменту, яка поширюється на життєвий цикл документів, включаючи їх створення, "проходження по службі", тимчасове зберігання, передачу на постійне зберігання і знищення.

_____________________________________

9. Ларьків Н.С. Документознавство. Навчальний посібник. М.: 2004
 

Вони вважають, що управління документацією є складовою частиною управління інформаційними ресурсами організації і заслуговує того, щоб називатися однією з основних функцій управління в організаціях. 10

Визнання керування документаційними процесами підтримують і інші дослідники. Наприклад, К. Хар і Д. Маклеод вважають, що керування документацією належить до стратегічних функцій організації, а Джон Саммервіл прямо пов'язує ефективну реалізацію функції управління документацією з отриманням прибутку: "Ми - керуючі інформацією ... вже не запускаємо руку до загального бюджету своєї організації, навпаки, будучи професіоналами в галузі інформації, ми, по суті, самі заробляємо гроші для своєї організації ".

Інший погляд на управління документацією представляє його галуззю (областю) діяльності в організації. У цьому випадку мова здебільшого йде про конкретний наповненні управління документацією видами робіт, операціями, технологіями тощо, тобто підкреслюється практичне значення управління документацією в організації.

Типовий приклад такого підходу подано в праці М. Баккленда "Про основу теорії управління документацією".11 Автор стверджує, що управління документацією це не теорія, а практична діяльність керуючих документацією, яка включає в себе пошук інформації, складання переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання,

опис документів, індексацію та класифікацію документів, організацію доступу до документів, інформаційні технології, роботу персоналу . З іншого боку, місія служби з управління документацією повинна бути пов'язана з місією організації в цілому.

Таким чином, характеризуючи управління документацією як практичну діяльність, М. Баккленд природно приходить до думки про функціональне значення управління документацією в організації.

  Відомий американський фахівець з консультування Д.О. Стефенс також сприймає управління документацією як практичну діяльність. Однак він наголошує, що управління документацією може стати самостійною сильною професійною науковою дисципліною з дуже хорошими перспективами розвитку.

У вітчизняному документознавстві першою до концепції управління документацією

____________________________

10. The Ameriсan Archivist. 1994. - Vol. 57. - 1994, P. 346-351

11. Автократов В. Н., Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Основные направления развития документоведения. Теоретические проблемы документоведения.   ВНИИДАД. - М., 1975..

звернулася А.Н. Сокова. Своє розуміння управління документацією вона виклала в роботі "Ділова документація в сфері управління". В її уяві управління документацією полягає в:

• організації повного і точного документування діяльності підприємств, створення відповідних форм документів;

• веденні механізму контролю за обсягом та якістю створюваних документів;

• спрощення діяльності зі створення, накопичення та використання документів;

• надійному зберіганні документації та своєчасної ліквідації непотрібних документів;

• правовому обгрунтуванні всіх аспектів управління документацією.

В цілому позиція А.Н. Сокової цілком логічна, вона відображає еволюцію її поглядів на діловодство і можливі шляхи його вдосконалення в теорії і на практиці. Однак ці ідеї протягом довгого часу залишалися без підтримки і не розвивалися в рамках вітчизняного документознавчих напрямків. Виступаючи на конференції, присвяченій 70-річчю архівної справи в країні і відбиваючи при цьому позицію вчених-документознавців, А.Н. Сокова знову звертає увагу на проблему керування документацією, вважаючи її актуальною в умовах перебудови СРСР.

   У 90-ті роки поняття "керування документаційною діяльністю" все частіше зустрічається в наукових публікаціях, особливо в комп'ютерних виданнях, які часто використовують дослівні переклади англійських термінів. Проте лише в деяких публікаціях робиться спроба зрозуміти зміст цього поняття, його значення для документознавства як наукової дисципліни і для практичного застосування даного терміна. Доречно навести визначення, підготовлене термінологічної групою Міжнародної ради архівів: "під керуванням документацією розуміється область загального адміністративного управління, спрямована на економне та ефективне створення, використання та зберігання документів протягом їх життєвого циклу".

У чому відмінність цього поняття від загальноприйнятого в українській та радянській практиці терміна діловодство? Діловодство, згідно з останнім державномим стандартом, визначається як галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Цим ДОСТом діловодство одночасно розуміється і як документаційне забезпечення управління. Тим самим сучасне діловодство як би піднімається на новий рівень, і його сфера дії поширюється на всю документацію організації.требо відрізнять такі різні поняття як діловодство та керування документаційними процесами.Їх основні відмінності наступні:

1. Документаційне забезпечення керуванням охоплює всю документацію організації, а діловодство в основному поширюється лише на організаційно-розпорядчу документацію;

2.керування документацвйними процесами у більшій мірі дозволяє використовувати інформаційно-технологічну складову в роботі з документами.

Ці позиції дуже вразливі з точки зору наукового системного аналізу. Очевидно, що не обсяги і види документації є визначальними, коли річь йде про діловодство та керування документами. Навряд чи ці поняття позначають лише галузь діяльності. Головним при вивченні розглянутих понять повинно бути їх значення в процесах управління, питома вага роботи з документами в управлінні. Слід визначити діловодство як технічну функцію управління. Суть відмінностей полягає не тільки в обсязі документації, яку регулює діловодство або керування документаційними процесами, а в тому, що при переході від діловодства до керування посилюється його інформаційна складова. Управління документацією покращує інформаційне забезпечення управлінського процесу не тільки за рахунок включення в інформаційне поле всієї документації організації, а й за рахунок більш ефективних технологій її обробки.

Більше того, не слід розуміти ці два поняття як взаємовиключні один одного. Діловодство - більшою мірою формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція), жорстко визначає порядок роботи з документами (інструкція з діловодства). Документаційне забезпечення керування - поняття іншого роду. Його суть - забезпечення процесу управління (прийняття рішення) документованої інформацією, при цьому, включаючи в нього аналітичні компоненти, зв'язок управлінських функцій з документами, їх обслуговують. Документаційне управління, - термін, що характеризує перехідну стадію від традиційного діловодства до управління документаційного процесу. 12

Отже управління документацією як повноцінну управлінську функцію організації, реалізація якої поширюється на всі стадії життєвого циклу побутування документів (від виникнення документів - до їх знищення або передачі на зберігання до архіву), всі види документів і системи документації організації. Керування документаційними процсами грунтується на принципах економічності і ефективності і на широкому використанні нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент стосовно документації організації як повноцінному ресурсу управління. Тим самим підкреслюється взаємозв'язок документації та інформації в управлінні.

___________________

12.Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. – 1990.

1.3 Організація і технологія документаційного забезпечення управління