Керування докуметацiйними процесами та проблеми класифікації управлiнської докуметацii

опрацювання, який входить в систему інформації та управління інформаційними ресурсами, блоку автоматизованої підготовки документів, блоку правового та інформаційного забезпечення управлінських рішень, які приймаються.

В рамках першого блоку виділяються такі контури (підсистеми), об'єднані спільною інформаційною базою, програмними та технічними засобами: реєстрації (вводу) інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу; контроль за виконанням документів та доручень; довідково-інформаційного обслуговування та оперативного пошуку документів; інформаційного забезпечення діяльності колегіального органу, засідань та нарад; ведення машинного архіву документів. У ряді підсистем передбачається сервісне обслуговування керівника суб'єкта, наприклад, вирішуються питання ''робота з машинною папкою документів'' і ''робота з машинним календарем''.  Блок автоматизованої підготовки документів призначений для формування машинного носія (банку даних) типових текстів документів, текстових зразків, списків адресатів, прізвищ керівників, які підписують різні види документів, тощо. Завданням блоку є відбір за допомогою дисплея необхідних елементів конкретного документа, їх доповнення, зміни, формування тексту, його редагування і автоматичне виготовлення документа відповідно до форми державного стандарту.16 Передбачається також складання індивідуальних текстів, не існуючих у типовому наборі, стенографування засідань, автоматичне розшифровування і виготовлення стенограм. Комплекс завдань блоку вирішується загалом автономно на робочих місцях працівників суб'єкта за допомогою електронного опрацювання текстової інформації або мікро ЕОМ. Однак вирішення цих завдань може бути передане єдиному для АСДЗУ процесу за умови, що зберігається діалогове спілкування користувача з ЕОМ і специфічність машинного носія на кожному робочому місці, враховуються функціональні особливості змісту документів, що створюються кожним працівником. Для опрацювання документації, для якої властиві надмірна кількість, дублювання, низький ступінь інформаційних показників та необгрунтована різноманітність їх форм, використання автоматизованих робочих місць вважається недоцільним і нераціональним. Однак на практиці це відбувається досить часто, що є причиною серйозного незадоволення працівників управління функціональними можливостями ЕОМ. Необхідно пам'ятати, що ефективність

__________________

16. Бездрабко В. В., Управлінське документознавство. К. 2006. – 174с.

обчислювальної техніки виникає не сама по собі, а завдяки удосконаленню технологічності тієї інформаційної системи, яку ця техніка обслуговує. Тому питання розробки та постійного оновлення АСДЗУ повинні бути пріоритетними, якщо управління має на меті одержання високих результатів діяльності свого суб'єкта.

До структури ''електронної канцелярії'' будуються інші локальні обчислювальні мережі інформаційного профілю:

''електронний відділ кадрів'' (служба роботи з персоналом),

''електронна бухгалтерія'' та ін. Наприклад, проблемно-

орієнтаційний комплекс ''електронний відділ кадрів'', як правило,

включає такі АРМ: АРМ начальника відділу кадрів; АРМ інспектора-

оператора із введення вихідних даних та ведення довідково-

інформаційної системи; АРМ інспектора-оператора із ведення банку

даних.

Таким чином, документаційне забезпечення управління, що відіграє важливу роль у виконанні апаратом управління своїх функцій, організовується в наші дні на основі традиційних (ручних) та автоматизованих систем опрацювання інформації. Удосконалення документаційного забезпечення передбачає впровадження суб'єктами перспективної автоматизованої системи документаційного забезпечення управління, що базується на мікропроцесорній обчислювальній техніці, яка дозволяє перейти до нової інформаційної технології у вирішенні завдань управління.

2.2 Автоматизовані системи керування документацією

Системи управління документацією є засобом автоматизації великомаштабного формалізованого бізнесу, перетворюючи документообіг з паперової форми в електронну. Автоматизація документообігу передбачає можливість використання інформації з бази даних, зменшення введення інформації вручну, що дає виграш в часі і в зниженні кількості помилок. Крім форм документів, в базi даних системи управління документообігом зберігаються дані (адреси, номери договорів, дати укладення договорів, суми і т.д.), які можуть знадобитися в багатьох документах (договорах, наказах, актах виконаний-них робіт і т.д .). Один раз введена вищевказана інформація дозволяє формувати документи, необхідні в адміністративних структурах. 17

За даними журналу "ASAP", за рік у світі виробляється »6 млрд. документів; звичайний службовець витрачає в рік близько 150 годин на пошук загубленої інформації. Постає гостра потреба надання необхідної інформації в готовому для "споживання" вигляді з подальшим її використанням.Сучасний ринок прикладних програмних засобів пропонує ряд автоматизованих систем управління документацією. Серед них DocsVision 3.6 компанії DocsVision, ESCOM.DOC ©, система JD Edwards OneWorld, розроблена компанією Robertson and Blums Corporation та ін.                                                                 Створення в нашій країні правової держави з ефективно працюючими інститутами представницької, виконавчої, судової властей, виробництва, науки і освіти обумовлюється не тільки всестороннім і повноцінним юридичним обгрунтуванням їх діяльності, а й формуванням раціональних, конкретних правил і процедур їх функціонування, у тому числі в області роботи з документами. Для зміцнення української державності раціональне управління документацією може бути однією з важливих опорних точок зміцнення апарату управління та істотним елементом його стабільності.                                   Документована інформація становить основу керування, його ефективність значною мірою базується на виробництві та використанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціальної і політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління оскільки інформація, як кровоносна система, пронизує всі органи управління, забезпечуючи їх енергетичним потенціалом і приводячи в цілеспрямований рух.Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційної форму і переміщають її в часі і просторі. Документи та документна інформація лежать в основі управлінських рішень і являють-ся їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичною силою і тим самим сприяють їх виконанню. Проблеми документування діяльності організацій і керування документацією є настільки ж давніми, як самі документи та управлін-ня. В даний час дана проблема актуалізується стрімким розвитком нових інформаційних технологій, прискореною

____________________

17. Храмцовская Н. А. Международные стандарты, информационная безопасность и управление документацией 2005. – № 3. –С. 45-47

інформатизації суспільства.Безперервне зростання обсягів документації в усьому світі, все більш ширше застосування електронно-обчислювальної техніки при обробці інформації, використання непаперових носіїв та інші об'єктивні фактори приводять фахівців до висновку про необхідність пошуку нових можливостей оволодіння і управління документованої інформацією.

Для сучасного документознавства важливі дослідження можливостей сучасних інформаційних технологій з точки зору їх використання в управлінні документацією. Необхідні аналіз накопичених досягнень в області теорії і практики документознавства, виявлення тенденцій ций їх подальшого розвитку та отримання на цій базі нових наукових результатів. Рішення проблеми управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій, забезпечити їх ефективне функціонування, а також відкрити доступ споживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу, праці і коштів.

Система електронного документообігу (СЕД) або EDMS (Electronic Document Management Systems) - це система автоматизації роботи , а також процесів взаємодій між співробітниками. При цьому під документами в першу черга маються на увазі неструктуровані документи (файли Word, Excel та ін.) Як правило, СЕД включає в себе електронний архів документів і систему автоматизації ділових процесів.Ефективне управління документацією на основі СЕД засноване на трьох складових системи:

• технологія (на основі сучасних комп'ютерних комплексів сов).

• корпоративні правила створення і використання інформації ційних ресурсів (і їх закріплення в розпорядчих документах).

• психологія користувачів та їх навчання (при необхідності індивідуальне).

У системах документообігу здійснюється реєстрація нормативних документів, розпорядчих документів (наказів, розпоряджень), листування з органами влади, установами, кредитними організаціями, іншими установами і підприємствами, а також громадянами. Крім цого в СЕД ведеться робота з внутрішньої службової листуванням та проектами організаційно-розпорядчих документів, створюваних структурними установ. СЕД забезпечує контроль за рухом і виконанням документів, містить повну інформацію про доручення, даних керівництвом і дію-віях виконавців. Важливим елементом СЕД є система формальних і семантичних посилань на взаємопов'язані документи та доручення. Пошук в СЕД крім традиційних діловодних реквізитів базується на системі класифікаторів (у тому числі тематичних), що дозволяють здійсню-вати контекстний відбір документів.Процедура ведення класифікаторів строго регламентована. Частина довідників формується фахівцями, провідними реєстрацію (напри-клад, класифікатор організацій - кореспондентів). Внесення змін в інші - прерогатива адміністратора, крім того, адміністратор здійсню-ствляется постійний моніторинг нових позицій класифікаторів і при не-хідно коригує їх. Таким чином, усувається можливе дублювання позицій довідників, і усуваються помилки при реєстрації документів. Ефективність роботи системи може бути забезпечена тільки за умови регулярного навчання користувачів і "м'якого" контролю за їхніми діями в системі (виправлення помилок, дотримання вимог по за-нання обов'язкових інформаційних реквізитів тощо).Створення СЕД пов'язано і зі зміною ролі служби документаційного забезпечення: визначаються єдині технологічні вимоги до організації документообігу з використанням СЕД, встановлює систему "адміністратівних рамок" в роботі з документами, що фактично є методологічною базою для організації роботи з інформацією.В цілому встановлення чіткого порядку використання системи і правил роботи з інформацією є одним з основних факторів, що забезпечує успішне впровадження СЕД і її повноцінне використання.

2.3 Законодавча та нормативно-правова база у сфері керування документацією в Україні

Забезпечення основних організаційних і технологічних процесів діловодства (керування документами) та архівування документів установ важко віднести до таких сфер, які на сьогодні достатньо забезпечені як потрібними законодавчо-нормативними актами, так і відповідними науковими розробками. Насамперед ідеться про науковий аналіз створеної за роки незалежності України законодавчої та нормативної бази у цій сфері. Об’єктом плідного узагальнення існуючої практики законотворчої роботи стала розробка базового галузевого Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та його зміст. Але інформаційно-документаційна складова вітчизняного законодавства та стан наукового опрацювання всієї відповідної законодавчо-нормативної бази зовсім не відповідають вимогам суспільства. Оскільки такі питання знаходяться у спільному полі кількох наук архівознавчо-документаційного циклу (архівознавства, документознавства, діловодства тощо), очевидно, що вирішити їх силами одних архівістів, тим паче архівістів-практиків, практично неможливо. Але так само безперспективно намагатися подолати згадані проблеми шляхом ухвалення законів, що претендують на їхнє розв’язання, але неузгоджених із теоретико-практичними напрацюваннями архівістів.

Базовий закон в архівній сфері  – Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"– практично нічого не сказано про самий процес архівування документів. Це і природно, оскільки основний його предмет  –Національний архівний фонд, архівні документи, що є його складовою, та архівні установи, які зберігають архівні документи (зокрема, документи НАФ), тобто той статусний період, коли вже овністю завершилося перетворення службового/діловодного документа на архівний документ. Поміж тим, важливо відмітити наявність у ньому таких аспектів, дотичних проблемам архівування, як-от: нормативне визначення, що є  архівний документ,  архівна справа,  діловодство,  архівна установа/архів/архівний підрозділ/архівний відділ, номенклатура справ тощо; юридичне окреслення процесу формування НАФ, в якому архівування є першою, вихідною сходинкою, а саме: визначення загальних засад формування НАФ.                                        Беремо останню редакцію закону зі змінами і доповненнями, внесеними 1995, 1996, 2001, 2005 та 2006 років.ключової процедури у процесі статусних метаморфоз  документа, що завершуються внесення архівних документів до складу НАФ; вирішення питання щодо власності на архівні документи; визначення системи  архівних установ, їхніх прав та повноважень, починаючи від спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (з нашого питання особливе значення має окреслення завдань архівних підрозділів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, установлення строків тимчасового зберігання документів у них, доля архівних документів під час ліквідації чи реорганізації установи тощо); відповідальність за порушення законодавства про НАФ, зокрема, недбале зберігання, псування, незаконне знищення, підроблення, розкрадання, незаконне передавання тощо. Варто зазначити, що разом з трансформацією базового архівного закону на початку ХХІ ст. новели, які стосуються питань архівування документів, уносилися також і до інших законів та кодексів. Приміром, Кодекс України про адміністративні правопорушення 2005 р. збагатився абзацом першим ст. 92 щодо встановлення адміністративної відповідальності за порушення законодавства України про НАФ та архівні установи в такій редакції:  "Недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їхнього стану" – карається відповідним стягненням. Цілком очевидно, що такі норми мають безпосереднє відношення до організації процесу архівування документів, а вірніше  – відповідальності за недотримання нормативних вимог щодо здійснення цього процесу. Фактично згаданими законодавчими актами вичерпується список законів України, в яких так або інакше йдеться про архівування документів загалом, або ж документів з паперовими носіями зокрема. Сам процес архівування, доля службових документів в архівних підрозділах ще не стали предметом окремого законодавчого регулювання. Очевидно, що Закон "Про діловодство" є не просто на часі, а конче потрібний для встановлення правових засад організації діловодства в Україні, визначення єдиних норм створення управлінських документів та роботи зі службовими документами в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях, незалежно від форми власності чи організаційно-правової форми, а також окреслення процесів архівування: передавання службових документів до архівних підрозділів, зберігання, опрацювання та використання їхньої інформації там упродовж визначеного законодавцем строку, підготовка до передавання в архівні установи. Дещо іншою є картина національного законодавства, пов’язаного з електронним діловодством і документообігом, захистом електронної інформації в усіх її видах. Останнім часом в Україні розпочався активний процес законотворчості у згаданій сфері. 2003 р. був схвалений цикл відповідних законів, а 2004 р. – урядові нормативні акти, спрямовані на їхнє практичне впровадження. 2005 р. були ухвалені зміни до затвердженого ще 1994 р. Закону України "Про захист інформації в автоматизованих системах", який отримав нову назву: "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах". 2007 р. так само у вигляді Закону України були затверджені Основні засади розвитку інформаційного суспільства у нашій державі на довгострокову перспективу (до 2015 р.). Але наукового аналізу норм і засад, закладених у цих законодавчих актах, досі не здійснено, як немає і навіть простого огляду затверджених Верховною Радою України законів інформаційно-документознавчого циклу. Закони 2003 року потребують окремого розгляду з точки зору виділення в них новел стосовно архівування документів. Зокрема, Закон України "Про електронний документ та електронний документообіг" (зі змінами, внесеними 2005 р.) передбачає наступні норми з архівування згаданої категорії документів. Насамперед це сфера регулювання Закону. У ст. 2 законодавець зазначає: "Дія цього Закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів". Останні чотири операції стосуються безпосередньо архівування цього специфічного виду документа.

Розділ 2, статті 5-8 трактують питання юридично-термінологічного характеру, а саме: визначення змісту та меж термінів  електронний документ, електронний підпис, оригінал електронного документа, правового статусу електронного документа та його копії. Зокрема, щодо останньої проблеми в законі однозначно стверджено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Передбачено лише три винятки, де застосування електронного документа як оригіналу визнано неможливим: як свідоцтва у праві на спадщину; "документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів"; а також в інших передбачених законом випадках.

Із вищевикладеного випливає, що наявні і чинне на сьогодні українське законодавство, дотичне питанням архівування документів, має багато прогалин, які не дозволяють говорити про створення дієвого механізму законодавчого регулювання архіваційних процесів. Насамперед потрібний закон про діловодство, що містив би механізм правового регулювання суспільних процесів на метаморфозній стадії  службовий документ-архівний документ, враховуючи і специфіку  електронного документа та  електронного діловодства. Крім того, загального регулювання потребують проблеми створення і функціонування державних реєстраційних баз даних як сукупної вторинної інформації про фізичних (персональних даних) та юридичних осіб.

Розділ 3. Проблеми класифікації управлінської документації
Проблеми документування управління є настільки ж давніми, як самі документи і керування. Однак під впливом різних факторів, особливо під впливом науково-технічного прогресу, ця тема залишається актуальною і по нині.

3.1 Дослідження класифікації, як засіб систематично-сучасного документопотоку

Класифікація являється одним із методів пізнання. Без неї не можливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів. Правильне складання, комплексна класифікація, відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає орієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документ них системах, що має важливе значення для теорії документознавства та практичної документально - комунікаційної діяльності.

Для проведення класифікації документів особливо важливо враховувати, як мінімум, наступні положення:

- ознака, за якою проводять ділення, називається основою ділення;

- основою ділення при класифікації документів, перш за все, виступають ознаки, пов’язані з їх змістом;