Комплекс документов по регламентации управления персоналом

 

АНО ВПО «ОМСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине

«Делопроизводство в кадровой службе»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                    Факультет

    управления персоналом                                                                                   

                                                                                                    группа зиУ4-312

                                                                                                    Выполнила: Литвинова

                                                                                                    Наталья Вячеславовна                                                                                                                                   

 

 

 

 

 

Омск - 2013

 

 

Содержание:

 

1. Комплекс документов по регламентации управления персоналом. Состав, содержание, порядок подготовки и оформления организационных кадровых документов..………………………………………………………………………….3            

2 . Упорядочение и хранение исполненной документации. Основы систематизации документов. Понятия: дело, номенклатура дел, формирование дел…………………………………………………………………………………….

3. Практическое задание …………………………………………………………….

Список используемой литературы...............................................................................

 

1. Комплекс документов по регламентации управления персоналом. Состав, содержание, порядок подготовки и оформления организационных кадровых документов

 

Регламент- совокупность правил, положений или предписаний, определяющих порядок работы государственных органов, организаций, учреждений и предприятий.

Существующие регламентирующие документы можно классифицировать в зависимости от системы управления персоналом:

•регламенты, которые  регулируют ограничение деятельности предприятия как юридического лица (устав, договор учредителей,  правила внутреннего трудового распорядка);

•регламенты по информационному  обеспечению (делопроизводство, документы, банки данных);

•регламенты, регулирующие работу персонала (положение о подразделениях предприятия, должностные инструкции, контракты, модели рабочих мест); •регламенты, которые определяют порядок работы с техникой управления (инструкции по эксплуатации и технические паспорта);

•регламенты, нормирующие  процесс управления (матрица функций, график производственных процессов, технологические  карты др.).

Важным организационно-распорядительным документом являются Правила внутреннего трудового распорядка. Основными документами, регламентирующими управленческую деятельность организации или предприятия, являются Устав и Коллективный договор, разрабатываемые при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, юридического отдела»

К документам организационно-методического характера относят документы, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. К ним относят: Положение по формированию кадрового резерва в организации; Положение по организации адаптации работников; Рекомендации по организации подбора и отбора персонала; Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; Положение по оплате и стимулированию труда; Инструкция, по соблюдению правил техники безопасности и др.

Внутренними организационно-регламентирующими документами являются положение о подразделении и должностная инструкция.

На основе типовых документов с учетом особенности организации службами управления персоналом разрабатываются документы для внутреннего пользования, 'ассмотрим наиболее важные из них.

Правила внутреннего  трудового распорядка явля-отся необходимым организационно-распорядительным документом, касающимся трудовой дисциплины. Он включает следующие разделы:

• общие положения;

• порядок приема и  увольнения рабочих и служащих;

• основные обязанности  рабочих и служащих;

• основные обязанности  администрации;

• рабочее время и  его использование;

• поощрение за успехи в работе;

• ответственность за нарушения  трудовой дисциплины.

Важнейшим организационным документом является Коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела), профсоюзной организации. Коллективный договор — это соглашение, заключаемое между трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный период. Этот документ определяет многие личные аспекты трудовой жизни работников.

Содержание и структура  Коллективного договора определяются сторонами, в него могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

• форма, система, размер оплаты труда, денежные вознаграждения, компенсации, доплаты;

• механизм регулирования  оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных трудовым договором;

• занятость, переобучение, высвобождение работников;

• продолжительность  рабочего времени, времени отдыха и отпусков;

• улучшение условий  труда, охрана труда работников, в  том числе женщин и молодежи (подростков);

• добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;

• соблюдение интересов  работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;

• экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

• льготы для работников, совмещающих работу с обучением;

• контроль за выполнением  коллективного договора и ответственность  сторон.

Это достаточно объемный документ.

1. Общие положения 

2. Гарантии профсоюзной  деятельности 

3. Развитие и совершенствование  производства 

4. Тарифное соглашение 

5. Работа с персоналом

6. Улучшение условий,  охрана труда, контроль окружающей  среды 

7. Обеспечение интересов трудящихся в социально-бытовой сфере

8. Структура зарплаты  и сроки выплаты 

9. Приложения 

Имеются нормативные документы, регламентирующие порядок и условия заключения коллективного договора; также даются рекомендации по его составлению.

Пример: Коллективный договор

1. Общие положения 

2. Условия, регулирующие  отдельные вопросы трудовых отношений 

2.1. В области организации труда и регулирования рабочего времени

2.2. Создание надлежащих  условий труда 

2.3. Регулирование времени  отдыха 

2.4. Нормирование и условия оплаты труда

2.5. Условия труда женщин  и несовершеннолетних 

3. Дополнительные льготы  работникам 

4. Порядок увольнения  отдельных категорий работников 

5. Условия повышения  квалификации работников 

6. Срок действия договора 

7. Определение времени переговоров

8. Ответственность сторон  за нарушение условий договора 

Важнейшими внутренними регламентирующими документами для управленческих работников являются Положение о подразделении и Должностная инструкция.

На крупных и средних  предприятиях функции управления выполняются самостоятельными подразделениями, иногда даже обособленными территориально. Для эффективной координации их деятельность регламентируется Положением о подразделении, утвержденным директором предприятия. На малых предприятиях ограничиваются разработкой Должностных инструкций.

Положение о структурном  подразделении регламентирует назначение и место подразделения, его структуру, основные функции и задачи управления, права работников, ответственность и формы их поощрения.

Типовая структура Положения о подразделении (отделе, бюро, группе) включает следующие разделы:

1. Общие положения  (кому подчиняется данное подразделение,  степень его самостоятельности,  какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности)

2. Задачи подразделения 

3. Организационная структура  подразделения (схема с указанием  линейно-функциональной, методической  и иной подчиненности отдельных  звеньев и работников подразделения) 

4. Функции подразделения 

5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность)

6. Права подразделения  (в пределах, возложенных на него  функций) 

7. Ответственность подразделения (в рамках переданных ему полномочий за некачественное или несвоевременное их выполнение)

Типовые положения о  подразделениях содержатся в специальной  литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждой конкретной организации и подразделению.

Должностная инструкция- это нормативный документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Данная инструкция определяет назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности,

права, ответственность  и формы поощрения. Она может  быть составлена на основе типовых  требований к должности, содержащихся в квалификационном справочнике  должностей руководителей, специалистов и служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.

Чтобы составить качественную Должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться по данной должности, на рабочем месте, а затем  определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту, т.е. составить личностную спецификацию.

В зарубежной практике управления персоналом в крупных западных компаниях большое внимание уделяется вопросам анализа и описания должности. Это является фундаментом для многих процедур по управлению персоналом — рекламы при наборе, собеседования, тестирования, отбора, оценки, служебного продвижения и др. (в то же время наблюдается и другая практика, например, в японских компаниях нет жесткого закрепления служебных обязанностей).

Совокупность должностей служащих находит свое отражение  в Штатном расписании — документе, утверждаемом первым руководителем и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, перечень должностей, должностных окладов и надбавок к ним.

Ряд документов организационно-методического и методического характера регламентируют выполнение отдельных функций по управлению персоналом. К ним относятся:

• Положение о формировании кадрового резерва организации;

• Положение о содействии адаптации работников;

• Рекомендации по набору и отбору персонала;

• Положение об урегулировании взаимоотношений в коллективе;

• Положение об оплате и стимулировании труда и др.

Виды документации по управлению персоналом — разделение всей кадровой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения. Различают:

• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
• персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.
• учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;
• плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
• отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Весьма актуальной проблемой  кадрового менеджмента является совершенствование документационного  обеспечения службы управления персоналом.