Комплекс документов по регламентации управления персоналом

Критерий юридической  силы документа взаимосвязан с критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают вторые и последующие экземпляры документа (акты, договоры), копии документов об образовании, актов гражданского состояния и выписки из документов, но при условии правильного оформления состава удостоверения.

Критерий физического  состояния документа применяется в случаях наличия поврежденных документов, поэтому является вспомогательным. Например, документы обгорели, повреждены и т.п.

Если документы представляют особую ценность по другим критериям, их передают на реставрацию, если же нет - уничтожают.

Для организации проведения экспертизы документов, для отбора и передачи их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организации отрасли (системы), а также в Министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), в организациях и структурных подразделениях министерств и ведомств создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

ЦЭК и ЭК организации  являются совещательным органом  и работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения и получают от ЭПК необходимые организационно-методические указания. 

Основанием для работы ЭК, ЦЭК является Типовое положение, утвержденное Государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия назначается приказом (распоряжением) руководителя предприятия в составе 3-5 человек. В состав ЭК включается заведующий ведомственным архивом (лицо ответственное за архив), а в состав ЦЭК представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы. Об ЭК разрабатывается специальное положение. Заседания ЭК протоколируются, решения утверждаются руководителем предприятия, а некоторых случаях и архивным учреждением.

ЭК предприятия осуществляет следующие функции:

• рассматривает проекты номенклатуры предприятия и его структурных подразделений;
• организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
• рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив и описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения;
• выносит решения о предоставлении документов, описей на утверждение экпертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;
• рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• осуществляет контроль, инструктаж, консультации за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственныхеждений;
• оказывает методическую и практическую помощь подведомственным учреждениям.

Архивное учреждение утверждает:

• решения ЭК об утверждении описей на дела, подлежащие постоянному хранению, в том числе и по личному составу;
• предложения о сохранении сроков хранения документов, установленных типовыми и примерными номенклатурами дел.

Отбор документов и дел  к уничтожению оформляется актом. Акты утверждаются руководством учреждения.

По результатам экспертизы ценности документов в предприятии  составляются описи постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу, которые должны быть переданы в ведомственный архив.

Опись дел – это  архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно на дела:

• дела, постоянного хранения;
• дела временного хранения (свыше 10лет) хранения;
• дела по личному составу и иные однотипные дела;
• на дела, состоящие из специфических, характерных только для данного предприятия (организации) документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и др.);
• служебные ведомственные издания.

При составлении описи  дел структурного подразделения  необходимо каждое дело вносить в опись под самостоятельным порядковым номером. Присвоение номера описи и систематизация дел структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом.

Систематизация дел  в описи структурного подразделения  соответствует их систематизации в номенклатуре дел учреждения, а номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному рас писанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив  учреждения хранятся в структурных  подразделениях. Местом хранения может  быть шкаф или сейф. Последовательность расположения дел в шкафу должна соответствовать расположению заголовков в номенклатуре. Это обеспечит быстрый поиск нужного дела.

Изымать и выдавать документы  из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях, например по требованию судебно-следственных органов  такое изъятие возможно с разрешения руководителя предприятия. Вместо документа оставляется заверенная копия и акт о причинах изъятия. Документ из дела может выдаваться во временное пользование только с разрешением руководителя.

Вынос дел из здания учреждения или передача их в другое структурное подразделение также возможно только с разрешением руководителя.

За сохранность документов в структурном подразделении  отвечают лица, ответственные за делопроизводство. Исполнители хранят только те документы, которые находятся у них на исполнении. Учреждения выдают по просьбе граждан засвидетельствованные копии с документов, исходящих из данного учреждения согласно законодательству. Не снимаются копии с паспорта, военных билетов и др. документов.

Дела, законченные делопроизводством, в течение года остаются в структурном подразделении, затем передаются в архив предприятия (учреждения).

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а  также архивное учреждение или структурное  подразделение учреждениями предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователя.

Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или  подлежащий сохранению в силу его  значимости - для общества, а равно  имеющий ценность для собственника. В архив организации передают дела для постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Дела временного хранения (до 10 лет) включительно передают в архив по усмотрению руководителя учреждения и принимают их в архив по номенклатуре дел.

Для постоянного и  временного (свыше 10лет) хранения документы полностью оформляют:

• вносят необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (название организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела);
• располагают документы внутри дела в определенной последовательности (хронологическом порядке индекса документа);
• составляют внутреннюю опись документов.

Листы дела нумеруются, кроме  листов заверительной подписи и  внутренней описи, в правом верхнем  углу арабскими цифрами черным графическим  карандашом или нумератором. Употребление чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Если в дело подшиты  конверты с вложениями, то вначале  нумеруется конверт, а затем очередным  номером каждое вложение. В конце  дела подшивается заверительный  лист, в котором указывается количество листов в деле. Заверительная запись составляется на листе формата А4 или специально изготовленном бланке с постоянной информацией.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Хранение дел  допускается в скоросшивателях, можно не проводить пересистемизацию документов в деле листы дела не нумеровать, заверительные подписи не составлять.

Каждое дело принимается  заведующим или специальным сотрудником  ведомственного архива в присутствии  работников структурного подразделения  или организации. В описи против каждого дела включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема дел, подписи сотрудника ведомственного архива и представителя организации, передавшего дела.

Под архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации

Постановлением Правительства  Российской федерации в 1993году установлены  предельные сроки ведомственного хранения документов Государственного архивного  фонда в зависимости от уровня организации и способа фиксации документной информации:

• для документов органов государственной власти и управления крае, областей, автономной области, городов Москвы и С.Петербурга, районных и городских органов представительной власти и органов управления, а также государственных учреждений, организаций и предприятий областного, краевого подчинения -10 лет;
• Для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства -5лет;
• Для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных и судебных дел -75 лет,
• Для научно-технической документации - до утраты практической значимости, но не более -25 лет,
• Для фотодокументов -3года,
• Для записей на машинных носителях -5лет.

В течение установленного срока предприятия должны обеспечить учет документов постоянного и долговременного хранения и сохранить их.

• Периодически необходимо проводить проверки наличия и состояния дел:
• Для постоянного срока хранения – 1 раз в 10лет;
• Для дел с грифом ограничения доступа – раз в 5 лет;
• Ежегодно проводятся проверки наличия и состояния дел.
• Итоги проверок оформляются актами, утвержденными руководителем организации (учреждения);

В архив могут обращаться как организации, как и граждане о выдаче архивных справок.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Практическое задание

 

51. Используя шаблон, создайте уведомление, адресованное работнику о представлении письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины. В тексте уведомления укажите, что в соответствии со ст. 193 ТК РФ работнику необходимо в течение двух рабочих дней представить письменное объяснение по факту нарушения им трудовой дисциплины 00.00.0000, которое подтверждается актом от 00.00.0000 № 00. Предупредите работника, что в случае отказа от дачи письменных объяснений будет составлен соответствующий акт, и что непредставление объяснений в установленные сроки или отказ от дачи письменных объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Недостающую информацию укажите самостоятельно.

71. Используя шаблон, создайте приказ по основной деятельности об утверждении формы расчетного листка в соответствии с требованием ч. 2 ст. 136 Трудового кодекса РФ, в котором предусмотрите следующее: утвердить и ввести в действие с 00.00.0000 форму расчетного листка (прилагается); кассиру при выплате заработной платы выдавать каждому работнику расчетный листок под роспись в журнале учета выдачи расчетных листков; контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера. Недостающую информацию укажите самостоятельно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы