Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    1. Охарактеризуйте  функции документа:  информационная, коммуникативная,  историческая, управленческая, правовая, учетная,  функция документа  как исторического  источника. 

    Функция – это целевое назначение документа, присущее ему. Не существует документов, несущих только одну определнную функцию. Документ, выступая в качестве непременного элемента управленческой деятельности, является одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

    Функции документов можно условно разделить  на три блока:

• информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная);
• функции, обеспечивающие процес управления (управленческая, правовая, учетная);
• функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

    Информационная функция определяется потребностью в закреплении информации с целью ее сохранения и передачи во времени и пространстве, т.е. ее материализация. Характерной особенностью информационной функции является то, что она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так ка необходимость фиксации информации – причина появления любого документа. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входят запечатление (фиксация) информации, сохранение информации, ее передача во времени и пространстве. Все это дает возможность использования (доступность) информации.

    Выполняя  информационную функцию, документы  обладают опрделенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

    Важной  функцией документа является социальная, т.е. фиксация информации о процессах, происходящих в обществе (социальной информации). На изучении данной функции документа базируются следующие науки: история, социология, источниковедение. Социально значимым является практически любой документ, т.к. он возникает в силу той или иной общественной потребности. Следует, однако, заметить, что значение документов, выполняющих социальную функцию, может быть различным. Так, распорядительные документы имеют большее значение, чем справка с работы, выданная гражданину. Госстандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, т.к. ориентированы на использование определннх средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достгнутого страной (отраслью). Поэтому документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развите.

    Каждый  документ может дать представление  об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Надо сказать, что социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, относящимися к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.

    Социальная  функция может проявляться и в характеристике личности в ее социальных аспектах (отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной соцструктуре).

    Социальная  информация может содержаться в  готовом виде или в форме, позволяющей  извлечь ее только в результате анализа.

    С данной функцией тесно связана  фальсификация документов. Даже в том случа, когда документ является фальсифицированным, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. В данном случае выясняется только какой общественной потребностью была вызвана эта фальсификация. Это позволяет по-новому взглянуть на характер общества, данного учреждения, группу людей и даже отдельного человека.

    Политическая  функция. Данная функция тесно связана с социальной. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют политическую функцию.

    Коммуникативня  функция – функция передачи информации во времени и пространстве. Благодаря этой функции поддерживаются связи между индивидуумом и обществом, различными элементами общественных структур. Здесь можно выделить несколько направлений движения документов:

• одностороннее, когда документы ориентированы в одном направлении: сверху вниз, т.е. от законодателя к лю. К данному типу движения относятся такие документы как законы, указы, декреты, постановления. Одностороннее движение может быть направлено и снизу вверх, т.е. от исполнителя.
• дхстороннее происходит с помощью документов, тесносвязанных между собой (договора, служебная переписка.
• многостороннее, когда обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы).

    С появлением компьютерных технологий, сети Интернет, e-mail, которые обусловили увеличение скорости передачи информации и круг ее пользователей, коммуникативные возможности документов возросли.

    Управленческая  функция. В данной функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса реализации решения. Документы, обладающие данной функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления, т.е. выполняют функцию организации информации. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

    В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Данная функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

    Документы, наделенные данной функцией, можно  разделить на две группы:

• документы, изначально обладающие ею;
• документы, приобретающие ее на время.

    В первую группу документов включаются документы, которые устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекрщают их действие, а так же документы, влекущие за собой юридические последствия. К  ним относятся праправовые акты представительных и распорядительных органов, т.е. все правовые акты отрганов госвласти (законы, указы, постановления), судебные, прокурорские, нотариальные, арбитражные акты управления, издаваемые оргнаизациями, учреждениями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правлиа), а также свидельствующие о правоприменительной практике. Сюдаже входят договорные документы; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих или прекращающих правоотношения, но имеющих определнный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения дичности), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения).

    Ко  второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления.

    Неправовая  доукментация используется как основание  для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть осноанием  для принятия распорядительного  документа, которым она утверждается.

    На  основе документов, наделнных правовой функцией, возникают определнные правоотношения – административные, трудовые.

    Учетная функция. С помощью данной функции документа характеризуется количественная сторона информации, содержащейся в документе. Учетная информация, представленная в формализованном цифровом выражении, систематизирует и отражает все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Для документов, выполняющих учетную функцию, разработана определенная структура представления информации. Такие документы имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами.

    Существуют  следующие виды учета:

• статистический;
• бухгалтерский;
• оперативный.

    Они находят свое отражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах.

    Следует заметить, что учет необходим нетолькодля  выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины.

    Учетные документы можно раздеить на две  группы:

• первичные;
• сводные.

    Культурная  функция. В данном случае документ выступает как средство закрепления и передачи культурной трациции. Документ может быть представлен как культурный объект, фиксирующий информацию при помощии различных способов: письменности, кино-, фото-, фонозаписи.

    Культурную  функцию документа наиболее эффективно выполняют крупные комплексы документов, характеризующие определнную область деятельности (технику, науку, живопись).

    Одной из важнейших функций, выполняемых  документами, является функция документа как исторического источника. Документ становится историческим источником с момента возникновения, а не тогда, когда он передается на хранение в архив. Данную функцию документа изучают такой наукой как: источниковедение. Именно она исследует документ через анализ его формы, содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.

    Т.о., документ сочетает в себе сразу несколько  функций, которые взимосвязаны между  собой, но роль каждой из них различна. Роль функций документа может  изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрацивается. Происходит вытеснение одних функций другими.

    Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета) вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

    2. Дайте характеристику классификации документов: по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию, месту составления, подлинности, количеству отраженных вопросов, по срочности, степени гласности, назначению, юридической силе, срокам хранения. 

    1. Класссификация документов – это распределение документов на классы, разделы по наиболее общим признакам сходства и различия.

    По  способу фиксации информации (технике воспроизведения) документы делятся на:

    письменные (на бумажном носителе), графические, кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы, электронные документы. Сюда же можно отнести технотронные документы (документы, созданные с помощью технических средств) и виртуальные документы.

    По  содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, расчетно-финансовые, снабженческие, сбытовые, по личному составу и др.

    По  наименованию вида документа различают большое количество документов. Это приказы, протоколы, акты, письма, справки и т.д.

    По  видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

    Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций  с однородными функциями и  носят обязательный характер. Примерные  документы также разрабатываются  вышестоящими органами для организаций  своей системы, но носят рекомендательный, примерный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. В трафаретных документах постоянная часть текста отпечатана при изготовлении (на компьютере или в типографии), а для переменного текста оставлено место.

    По  степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Рекомендуется составлять простые документы, т.к. их легче разграничивать, формировать в дела, обрабатывать.