Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

"justify">    По  месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создающиеся в учреждении в процессе документирования для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция.

    По  срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.

    По  происхождению документы бывают служебные и официально-личные. При этом в свою очередь служебные документы делятся на общие и специальные (плановые, учетные, денежно-расчетная документация).

    По  степени гластности выделяют обычные, секретные документы и документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП).

    По  юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считают документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил. Подлинный – это документ, сведения о месте и времени создания которого, содержащиеся в нем самом соответствуют действительности. Подложными документы считаются документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.

    По  стадиям создания (способам удостоверения) документы подразделяют на подлинники (оригинал) и копии.

    Оригинал – это самобытный, оригинальный, первоначальный документ., т.е это документ впервые созданный каким либо индивидуальным или коллективным автором. Оригинал может иметь несколько редакций, вариантов. Оригиналы могут быть в виде чернового, белового документа, машнописного экземпляра. Оригиналы, созданные в нескольких эекземплярах называют умноженными. Иногда в качестве синонима к слову «оригинал» используют «подлинник», хотя «подлинник» имеет несколько другое значение, чем «оригинал». Подлинником считается первый или качественный эекземпляр официального документа. Подлинник – это оригинал, заверенный по установленной форме. Другими словами имеет реквизит «подпись». Чтобы оригинал стал подлинником он должен быть оформлен на бланке, иметь подпись, печать.

    Копия – это множество. Различают следующие виды копий:

    Выписка – это копия части документа (выписка из приказов, протоколов).

    Отпуск  службеного письма – копия отсылаемого документа, т.е. письма. Оформляется она под копирку на чистом листе бумаги и остается в организации. При этом он получает юридическую силу.

    Кратные копии – копии с копии. Двукратные копии – это когда создают 2 документа: для передачи и собственно документ. Эти документы не одно и тоже по своей характеристике.

    Появление нововой техники воспроизведения (размножения ) привела к появлению  автоматических (факсимильных) копий. Данные копии получают одновременно с подлинником. С данной копией тесно связанно понятие «факсимиле». Факсимиле – автоматически полученная подпись. Это значит, когда воспроизводится весь документ, включая и подпись. Такие копии еще называют факсимильными подлинниками. Здесь подпись признается на правах подлинника и ни в каком заверении не нуждается. Примером факсимильной копии является факс.

    Существуют  также такие виды копий как  фотокопии и световые копии. Их отличительная  черта – точное воспроизведение  подлинника. 

    По  способу заверения копии подразделятются  на:

    официально  заверенные;

    простые заверенные;

    нотариально заверенные;

    незаверенные.

    Официально  завернная копия  – когда соответствие полиннику подтверждается другим должностным лицом и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

    Простая заверенные копия  – когда соответствие подлиннику подвтерждается без соблюдения установленных формальностей (без печати).

    Нотариально заверенная копия - когда соответствие подлиннику подтвеждено официальным лицом, нотариусом.

    Незаверенная  копия – это такие копии, которые не имеют подтверждения о своем соответствии подлиннику.

    По  юридической силе копии делятся  на:

    дубликаты;

    дипломатические копии.

    Дубликат – это копия, которая имеет юридческую силу подлинника. Это не второй экземпляр подлинника, он может имет отклонения от него.

    Дипломатическая копия – копия, воспроизводящая документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуацию).

    По  срокам хранения документы подразделяют на три основные группы:

    постоянного срока хранения;

    временного  скрока хранения свыше 10 лет;

    временного  скрока хранения до 10 лет.

    По  форме документы делятся на:

    определенной  формы;

    произвольной  формы.

    По  определенной форме оформляются  официальные документы, а по произвольной форме документы личного происхождения. Формы документы бывают объемными, площадными (чертежи, плакаты), линейными (фильм, свиток), карточными и кодексовыми.

    По  носителям документы подразделяют на бумажные и документы на специальных носителях.

    По  приемам записи документы бывают: простыми, стенографическими и шифрованными.

    По  видам деятельности документы делятся на огранизационные, распорядительные и информационно-справочные.

    По  степени обязательности различают директвные и информативные. Директивные документы – это документы которые издаются органами власти и выполняют управленческую функцию. К информативным документам относятся документы текущего характера. 

 

    3. Дайте понятие  «бланк», виды  бланков, их назначение, состав реквизитов. 

    Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является визтной карточкой организации.

    Требования  к разработке, использованию  и хранению бланков  документов сформулированы в следующих нормативных  актах:

    СТБ 6.38-2004 «Унифицированные формы документации. Система организационно-распорядительной доукментации. Требования к оформлению документов»;

    «Инструкции по делопроизводству в государственных  органах и организациях Республики Беларусь»;

    Указ  Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь»;

    Постановление Совета Министров республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении положения  о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусьи внесении изменений в постановление Кабинета Министров Респубилки Беларусь от 7.08.1995 № 424».

    Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.

    Бланки  документов изготавливаются на формате  А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление последних рекомендуется в целях  экономии бумаги. Они используются при подготовке небольших по объему документов, например, сопроводительных писем.

    Бланк должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – 8-10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей  или их ограничительных отметок  на бланк необязательно.

    СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД: бланк для писем и общий бланк. Первый бланк используется исключительно для оформления писем независимо от их вида. Поэтому нет необходимости указывать на нем название вида документа. На бланке для писем вместо реквизита «Название вида документа» располагают реквизиты «почтовый адрес отправителя» и «коммерческие и коммуникационные данные», а вместо реквизита «место составления или издания документа» располагают реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа». На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (распоряжения, приказы, постановления), а так же организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки, докладные записки и т.д.). Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретного вида документа, например, бланк для приказов, бланк для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам докуметов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

    При изготовлении бланка для писем используются реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь
• эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;
• код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);
• наименование вышестоящей организации;
• полное и сокращенное наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• почтовый адрес отправителя;
• коммуникационные и коммерческие данные;
• ограничительные отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».

    Могут также наноситься ограничительные  отметки для размещения реквизитов «заголовок к тексту» и «адресат». Указание на бланке этих реквизитов и  отметок целесообразно в том, случае, если оформление документов в  организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Использование компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

    На  общем бланке указывают:

• Государственный герб Республики Беларусь
• эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;
• код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);
• наименование вышестоящей организации;
• полное и сокращенное наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• место составления или издания документа;
• ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

    Возможно нанесение на общий бланк ограничительных отметок для реквизитов «Заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения». На общем бланке предусмотрено свободное место для реквизита «Название вида документа».

    Бланки  документов могут быть отпечатаны в  типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память компьютера и автоматически выводиться при распечатке документа. Однако каким бы способом бланк не изготавливался он должен быть отпечатан на белой бумаге.