Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе констукционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004, и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены:

• формат бланка;
• размеры полей;
• площади каждого реквизита.

    На  бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части документа, а также реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

    К чертежу прилагается пояснительная  записка, в которой указываются  сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта, размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемы типографским способом.

    При изготовлении бланков следует применять  типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литертурной, обыкновенной и газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом размером от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.

    При изготовлении бланков типографским способом или с помощью ПК реквизиты всегда оформляются центованным способом.

    СТБ 6.38-2004 опредедляет общие требовния, предъявляемые к оформлению бланков  документов. В целях упорядочения изготовления и использования бланков  документов с изображением Государственного герба РБ был издан Указ Президента от 28.06.2000 № 357 (далее Указ Президента).

    Указом  Президента право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента РБ от 7.06.1995 № 213, воспроизведение Государственного герба на бланка документов является обязательным для этих организаций. При этом изображение Государственного Герба РБ должно помещаться государственными органами и другими государственными организациями как на бланках для писем, так и на общих бланках, а также на бланках конкретного вида документа.

    Указом  Президента утверждены образцы гербовых бланков:

    - для всех видов ОРД на белорусском  и русском языках с продольным  расположением реквизитов;

    - для писем на белорусском и  русском языках с продольным  расположением реквизитов.

    Все гербовые бланки в  соответствии с утвержденным образцами оформляются на белорусском и русском языках.

    Угловой вариант при этом не допустим. Указ Президента требует обеспечить неукоснительное соблюдение актов законодательства РБ, регламентирующих порядок составления и оформления ОРД.

    Указ  Президента запрещает руководителям и другим должностным лицам государственных органов и иных государственных организаций изготовление и использование должностных бланков с изображением Государственного герба РБ, т.к. СТБ 6.38-2004 не предусмотрен такой реквизит как «Указание должности лица, издающего документ».

    Право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов иных организаций, кроме названных выше, а также должностных бланках  документов руководителей, других должностных  лиц государственных органов  и иных организаций может быть предоставдено Президентом РБ или в установленном им порядке. В настоящее время порядок не установлен.

    Организациям  государственной  формы собственности, не использующие в качестве реквизита бланка изображение Государственного герба при изготовлении бланка документов руководствуются требованиями 6.38-2004. При этом бланки для писем должны изготавливаться обязательно на двух языках (соответствующее решение было принято Конституционным судом РБ в апреле 2000 г). Общие бланки и специальные бланки для конкретных видов документов допускается изготавливать на одном из государственных языков. Реквизиты всех видов бланков можно располагать как угловым, так и продольным способом. Однако следует помнить, что СТБ 6.38-2004 рекомендует располагать реквизиты бланка, оформленного на двух языках продольным способом.

    Во  исполнение Указа Президента постановлением Совета Министров от 31.07.2000 № 1172 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ.

    В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РБ должны изготавливать исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

    Гербовые бланки подлежат обязетельному учету. С этой целью на бланках проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на левом нижнем поле лицевой стороны или на оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядовых номеров на обороте, т.к. это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

    Учет  гербовых бланков  при их поступлении  в организацию  ведется раздельно  по видам в учетно-регистрационной  форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:

    наименование  гербового бланка (общий, бланка для  писем, бланк для конкретного вида документа);

    дата  поступления, дата, индекс сопроводительного  документа, организация-поставщик бланков (указывается дата и номер письма полиграфического предприятия, изготовивлего  бланки, его наименование);

    количество  поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа (организации), инициалы, фамилия должностного лица-получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.

    Лицо, персонально ответстсвенное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов назначается приказом (распоряжением) руководителя. Оно выдает гербовые бланки непосредственно структурным подразделениям (исполнителям).

    Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих ланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируется:

    наименование  вида выданных бланков (общий, бланк  для писем, бланк для конкретного  вида документа);

    получатель  бланков (наименование структурного подразделения  или исполнителя);

    должность, фамилия или инициалы получившего  бланки;

    количество  экземпляров;

    дата  получения;

    расписка  в получении;

    номера  и серии полученных бланков;

    отметка об уничтожении.

    В организации с небольшим объемом  документооборота допускается вести  одну регистрационную форму на получение  и выдачу гербовых бланков.

    Регистрируя исходящие документы, подготовленные на гербовых бланках, в соответствующей  регистрационной форме целесообразно ввести графу «Серия и номер бланка».

    Уничтожаются  бланки с изображением Государственного герба  РБ по акту с отметкой в журнале (карточке).

    Для этого приказом руководителя назначается  комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения бланков, о чем делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи.

    Если  документ, оформленный на гербовом бланке, предназначен для рассылки, он может тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью. Указатель рассылки хранится в деле вместе с подлинником документа или копией рассылаемого письма.

    Бланки  документов с изображением Государственного герба РБ должны храниться в организациях и надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

 

    4. Раскройте понятие  «реквизит документа». Охарактеризуйте  постоянные и переменные  реквизиты, обязательные  и дополнительные  реквизиты, взаимозаменяемые  реквизиты. 

    Реквизит – это обязательный информационный элемент официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и др. факторами. Состав реквизитов отдельных видов документов, выдаваемых органами госвласти и госуправления (например, паспорта, трудовой книжки, диплома, свидельства о рождении), установлен в законодательных и нормативных актах.

    Как уже ранее говорилось, набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности называется формуляром документа. Формуляром-образцом установлено 32 реквизита. Данный состав ревизитов закреплен в СТБ 6.38-2004.

    1 – Государственный Герб РБ;

    2 – эмблема организации или  товарный знак;

    3 – код орг-ции по ОКОГУ или  ОКЮЛП;

    4 – код док-та по ОКУД;

    5 – наим. вышестоящей орг-ции;

    6 – наим. орг-ции;

    7 – наим. структ. подразделения;

    8 – почтовый адрес отправителя;

    9 – коммуникационные (телеграфный  адрес, номера тел., факса, телетайпа,  телекса, е-майл) и коммерческие  данные (№ счета, наим. банка);

    10 – название вида документа;

    11 – дата;

    12 – регистрационный индекс;

    13 – ссыла на регистрационный  индекс и дату входящего док-та;

    14 – место составления или издания  док-та;

    15 – гриф ограничения доступа  к док-ту;

    16 – адресат;

    17 – гриф утверждения;

    18 – резолюция;

    19 – заголовок к тексту;

    20 – отметка о контроле;

    21 – текст;

    22 – отметка о наличии приложения;

    23 – подпись;

    24 – гриф приложения;

    25 - гриф согласования;

    26 – визы;

    27 – печать;

    28 – фамилия исполнителя и №  его тел.;

    29 – отметка о заверении копии;

    30 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

    31 – отметка о поступлении (регистрационный  штамп входящих документов);

    32 – отметка о переносе данных  на машинный носитель;

    Реквизиты характеризуют документ. Целевое  назначение реквизитов неоднозначно. Некоторые реквизиты несут информацию о документе, являясь его обязательными  атрибутами (подпись, дата, номер). Некоторые  реквизиты характеризуют явления, описанные в документе.

    Реквизиты, характеризующие сам документ, место, которое занимает документ в пространстве и времени. Так реквизиты наименование организации, адресат, резолюция, гриф утверждения, коммуникационные и коммерческие данные, почтовый адрес указывают на положение документа в пространстве, его географическое положение, иерархическое положение, указывают путь, который документ уже прошел или который ему предстои пройти.