Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    Положение документа во времени характеризуется такими реквизитами как дата. Он показывает в какой момент создан документ. Датой сопровождаются и другие реквизиты, т.е. они датируются: гриф утверждения, согласования, визы, отметка об исполнеии направлении в дело, резолюция, отметка о поступлении. Дата является одним из основных реквизитов, поскольку она придает документу юридическую силу.

    Целевое назначение документа характеризуется  такими реквизитами как, вид документа, заголовок к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД и ОКОГУ и ОКЮЛП.

    Реквизиты отметка о заверении копии, подпись, гриф утверждения, печать удостоверяют подлинность документа.

    Реквизиты могут сообщать о документа и  некоторые сведения о документе. Отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный документ или не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с другими прилагаемыми к нему документами.

    Наличие реквизита «текст» свидетельствует  о том, что речь идет о совершенно конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.

    Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными, переменными и взаимоисключающими (взаимозаменяющими).

    К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как: 

    Государственный Герб РБ (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации или товарный знак (если есть),

    наим. орг-ции,

    коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка),

    код орг-ции по ОКОГУ и ОКЮЛП,

    код док-та по ОКУД.

    При изменении данных реквизитов изготавливаются  новые бланки.

    Т.о. можно сказать, что постоянные реквизиты  – это реквизиты, наносимые при  изготовлении унифицированной формы  документа или бланка.

    К переменным отноястся реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств. Например, реквизит «дата» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» - от того, о чем будет сказано в документе, т.е. содержания вопроса, освещаемого в документе. Другими словами, переменные реквизиты – это реквизиты, наносимые при составлени документа.

    Т.о., значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаются место  их расположения на документе и правила их оформления.

    Взаимоисключающие (взаимозаменяемые) реквизиты – это реквизиты, для которых отводится одна и та же площадь на формуляр-образце. Они не встречаются в одном и том же документе. К таким реквизитма отоносятся:

    почтовый  адрес отправителя и название вида документа;

    адресат и гриф утверждения;

    ссылка  на дату и № входящего документа  и место состваления или издания  документа. 

    Реквизиты также можно разделить на обязательные и дополнительные.

    Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД. К ним относятся: 

    наим. орг-ции;

    дата;

    индекс  доку-та;

    заголовок к тексту;

    текст;

    подпись;

    печать. 

    Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, отметка о поступлении, резолюция, фамилия исполнителя и № его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

 

    5. Охарактеризуйте  порядок составления  и оформления распорядительных  документов, принимаемых  на основе коллегиальности  и совместных распорядительных  документов. 

    Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы. Они обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам или организациям. Главным назначением распорядительных документов является регулирование деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функций м задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

    Совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов происходит при помощи распорядительных документов. Именно с пмщью их разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

    Распорядительные  документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники.

    К распорядительным документам относятся:

    постановления,

    приказы,

    решения,

    указания,

    распоряжения.

    Все данные документы являются правовыми  актами. Правовой акт – документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

    С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы. 

      

    В условиях коллегиальности совместно  обсуждаются наиболее важные и сложные  вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядитлеьного  документа, также принимается совметсно. На основе коллегиальности действуют Совет министров Республиуи Беларусь, госкомиссии и госкомитеты, коллегии министреств, ведомств, высшие органы управления АО. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имют право прнимать единоличные решения только по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компеетнции другие виды распорядительных документов. Например, Совет министров РБ издает постановления, а премьер-министр – распоряжение.

    В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает опеаритвность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют министерства, органыи испольнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

    В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядитлеьного документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительых документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.

    Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству.

    Подоготовка всех видов распорядительных документов производится по схожим правилам. Выделяются следующие этапы данного процесса:

    изучение  существа вопроса;

    подготовка  проекта документа, его согласование и подписание. Для распорядительных документов, издаваемых еколлегиальными органами добавляется тсадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

    Процедуру составления и оформления распоярдительных документов в организации желательно описать в инструкции по делопроизводству.

    Подготовку  проуектов распорядительных документов можно поручить струкутрному подразделению  или должностному лицу. Главное условие  – компетентность тех, кто готови проект.

    Основанием  для разработки распорядительного  документа может быть издание  нормативного акта органами власти или управления, поручение вышестоящего органа или потребности самой организации.

    Первая  стадия разработки проекта распорядительного  документа – это определение  круга вопросов, которые предстоит в нем отобразить. Это требует сбора необходимой информации по существу рассматирваемого вопроса. Только после этого можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.

    Сначала следует сформулировать основные положения  документа, а заетм уже уточнить его вспомогательные части, согласовывая их с руководителем и другими компетентными лицами.

    Завершающим этапом работы с проектами оаспорядительных документов является их согласование и подписание. Согласовывается проект документа с о всеми заинтересованными  учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами, которых данный распорядительный документ касается. Согласование производится путем проставления реквизита «Виза» или «Гриф согласования». Визируется должностным лицом, составлявшим проект документа, указанными в проекте исполнителями, должностным лицом, ответственным за исполнение распорядительного документа в целом, юрисконсультом. Распорядительные документы, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с с финансовыми органами или службами.

    Виза  юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным актам.

    Согласование  проводит структурное подразделение  или лицо, готовившее проект распорядительного  документа. Реквизиты «Виза» и «Гриф  согласование» проставляются, как правило, на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное зключение.

    Проекты распорядительных документов, принимаемых  коллегиальными органами, обсуждаются  и принимаются на заседаниях. В  ходе обсуждения в них можно вносить дополнения и изменения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.

    Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы  и распоряжения подписывает руководитель или его заместитель. Постановденимя и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указывается в нем самом.

    Оформляется распорядительный документ на общем  бланке формата А4. Такой вид распорядительного  документа, как решение, разрешено  изготавливать не на бланке.

    В состав обязательных реквизитов распорядительного  документа входят:

    - Государственный герб (эмблема или  товарный знак);

    - наименование вышестоящей организации;

    - наименование организации;

    - название вида документа;

    - дата;

    - индекс документа;

    - место составления или издания  документа;

    - заголовок;

    - текст;

    - визы;

    - подпись.

    Заголовок распорядительного документа начинается с предлога «О» («Об») и формулируется  при помощи отглагольного существительного («О назанчении..», «Об увольнении… «О введении…», «О предоставлении…») или существительный, указывающих на то, из-за чего он издается («О мерах…», «об итогах…»).