Лингвостилистические особенности деловых писем

12

Введение

Тема моей курсовой работы «Лингвостилистические особенности деловых писем». Здесь рассматриваются актуальные вопросы грамотного составления деловой корреспонденции, а так же прослеживание современных тенденций в развитии деловой переписки и применение зарубежного опыта ведения деловой корреспонденции на практике.

Актуальность и новизна данной работы связана с тем, чтобы не только показать, насколько важно грамотно составлять деловые письма в зависимости от поставленных целей, но и современные тенденции развития в деловой переписке, а так же заимствование зарубежного опыта в ее составлении. Как можно добиться желаемого результата от партнера и установить взаимовыгодное сотрудничество, какими приемами стоит пользоваться и какие правила необходимо знать при составлении деловых писем, как и какими учеными, исследователями, языковедами и лингвистами изучается проблема составления деловой корреспонденции.

В данной курсовой работе особое внимание уделяется рассмотрению вопроса о новых тенденциях в развитии деловой переписки в России, применение инноваций при ведении деловой переписки, заимствование зарубежного опыта составления писем, проблемах написания деловых писем, композиции построения делового письма, а так же изучение вопросов изменений и эволюции деловых писем с течением времени.

Исходя из этого, я поставила определенную цель исследования – анализ составления современных деловых писем, выявление их лингвостилистических особенностей и проблем, а так же составить сравнительную характеристику ведения деловой переписки в России и за рубежом. Для достижения данной цели определила следующие задачи:

1.   Рассмотреть понятие и виды деловых писем;

2.   Классифицировать деловую корреспонденцию по основным группам;

3.   Обозначить проблемы деловой переписки;

4.   Провести анализ композиционной текстовой части делового письма

5.   Выявить современные тенденции;

6.   Изучить применение зарубежного опыта на практике ведения деловой переписки в России.

Методами исследования выступают:

1. Метод классификации;

2. Метод сравнения;

3. Метод анализа;

4. Метод моделирования.

Объектом исследования выступают современные деловые письма.

В качестве базы исследования были задействованы монографии и диссертации, научные исследования, а также internet – ресурсы.

Курсовая работа состоит из четырех основных глав.

Первая глава носит теоретический характер, в ней представлена литература, используемая при экспертизе исследования деловых писем, основные понятия и виды деловых писем.

Вторая глава посвящена изучению составления деловой корреспонденции, в ней проводится лингвостилистическая экспертиза деловой переписки.

Третья глава представлена исследовательской частью курсовой работы современной практики ведения деловой переписки, заимствованию зарубежных традиций в написании деловых писем, а также рассматривает эволюцию деловой переписки в России.

Четвертая глава представляет собой лингвистический анализ типичных ошибок при составлении деловых писем.

Глава 1. Обзор используемой литературы

Деловое письмо в современную эпоху остается важным источником информации. Кроме того, оно было и остается средством документирования этой информации, ибо такие источники информации как телефон или сотовая связь, пригодные для решения оперативных вопросов, не оставляют никаких материальных следов.

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебном документе настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.[1]

По мнению Рогожина М.Ю. унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений.[2]

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и важные документы.

Деловому человеку в процессе его деятельности приходится поддерживать связь с деловыми партнерами, клиентами и подчиненными. В век научно-технического прогресса существует масса возможностей связи - телефон, телеграф, факс, модемная связь, мобильная связь и т.п., но, несмотря на широкое распространение средств голосовой связи, деловая переписка не утратила своей актуальности и объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик.[3] Напротив, умение грамотно вести деловую переписку стало существенным элементом репутации бизнесмена. С помощью писем ведутся предварительные переговоры перед заключением сделки, выясняются отношения между предприятиями и организациями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях.

Как утверждает Храмцовская Н.А., преимущества писем не сводятся только к тому, что в них можно более четко зафиксировать необходимую информацию. Важен и психологический фактор: хорошо оформленное письмо на фирменном бланке производит более яркое впечатление, чем устное сообщение, и подчеркивает уважение автора к адресату.[4]

Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы.

Нгуен Тхи Бик Лан считает, что очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти».[5] Типовой текст письма строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений. «Текст есть обладающий специфической структурой знаковый объект, обеспечивающий выполнение коммуникативной функции в соответствии с замыслом автора» (О.Л. Каменская).

Искусство написания деловых писем определяет  эффективность  работы менеджера и фирмы в  целом. В том, что в России не умеют писать деловые письма - начиная от служебной записки и заканчивая сопроводительным письмом к резюме, - согласны и лингвисты, и люди, работа которых непосредственно связана с деловой перепиской. Понимание того, как должна выглядеть деловая письменная речь, у лингвистов и бизнесменов совершенно разное. Языковеды, например, считают, что современный деловой русский язык теряет все свои лучшие свойства, подвергаясь агрессивному воздействию западного письма. Менеджеры, напротив, называют это естественным процессом по замене неудобного удобным. Языковеды считают подражание западным стандартам в этикетных правилах и формулах деловых писем серьезной проблемой. У ученых на этот счет своя точка зрения. В России деловое письмо формировалось без малого тысячелетие, приводя языковые средства к единому стандарту и оттачивая деловые формулы. В России письменное общение тяготеет к использованию стандартных фраз, строгому закреплению их в тексте документа.[6] В то время как у американцев, например, деловое письмо продолжает традиции устной публичной речи.[7]

В основу написания курсовой работы вошли и исследования западных авторов, например такой автор как Рон Теппер, автор книги «Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру». Он наглядно показывает, какими стилистическими и лингвистическими приемами можно пользоваться для составления деловой корреспонденции заранее направленной на конструктивное решение образовавшихся проблем.[8]

Глава 2. Лингвостилистические характеристики делового письма

2.1. Классификация деловых писем

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их всё увеличивается: от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.[9]

По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма – запросы, предложения (оферта), письма – рекламации и ответы на эти виды писем.

              Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

              Правовой статус деловой корреспонденции объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо – это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

              По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и ответные:

1.      письма, требующие письма – ответа;

2.      письма, не требующие письма – ответа.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо – запрос, письмо – предложение, письмо рекламация).

Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, письма – обращения.

Письма – подтверждения, письма – напоминания, письма – предупреждения, письма – извещения, письма – заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.

              По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчинённых инстанций (организаций).

              По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение – договоры, предложения (оферта), рекламации и т.п., - высылаются обычными отправлениями.

              По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).[10]

              Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализируется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализирующийся в виде формально – логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько.

Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каждый  аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

2.2. Деловая переписка и «хороший тон» делового письма

Деловая переписка - основное официальное средство общения между  организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.