Лингвостилистические особенности деловых писем

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

- Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из  своих значений.[44]

Стилистические помехи.

- Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи.  В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.[45]

Теперь приступим непосредственно к практическому анализу деловых писем. Для примера мы возьмем письмо-ответ (Приложение 1), письмо-запрос (Приложение 2), Письмо-просьба (Приложение 3) Ремонтного локомотивного депо Санкт-Петербург.

В отличии от многих коммерческих предприятий холдинг ОАО «Российские железные дороги» по части делопроизводства славится своей унифицированностью, т.е. грамотным оформлением документов с учетом расстановки реквизитов, которую предписывает ГОСТ Р 6.30-2003. Но как и в любом самостоятельном предприятии, в ОАО «Российские железные дороги» имеются свои правила оформления документов, разработанные Центральном аппарате управления, и которые устанавливают свои правила расположения реквизитов на бланке. Так и на наших примерах это видно.

В основном, с точки зрения расположения реквизитов на бланке, документы оформлены грамотно, за исключением некоторых погрешностей. Адрес организации в письме-ответе (Приложение 1) выведен в нижнем поле документа и с первого взгляда может показаться, что руководство Ремонтного локомотивного депо, а точнее всего холдинга, не считает «справочные данные об организации» ключевым реквизитом своих документов, однако он используется на всех бланках организации, но не в том виде, в котором мы привыкли его наблюдать. Однако, можно заметить, что в письме также отсутствует такой реквизит, как «ссылка на регистрационный номер и дату документа», обычно он используется при ответе на письмо, но так как это и есть ответ, то необходимо было указать на какой номер и от какого числа документ отвечает организация.

Касательно самого текста документа: здесь тоже имеются некоторые погрешности. Для начала обратим внимание на то, что в письме не присутствует обращение к тому человеку, в чей адрес направляется ответ. Обращение к человеку принято указывать в независимости от того, где находится организация, в которую мы пишем и насколько часто мы с ней ведем деловые переговоры – за стенкой ли она или в другом городе, общаемся ли мы каждый день или от случая к случаю. Используя обращения, мы, в первую очередь, показываем свое отношение к человеку и, по большому счету, к организации в целом, выказываем ему свое уважение.

Теперь обратимся непосредственно к тексту письма. Начинать письмо-ответ следовало с фразы «В ответ на Ваш запрос…», обычно это типовая фраза начала письма-ответа, такая традиция сложилась достаточно давно. Далее, поскольку идет разговор о документе, с которым необходимо было ознакомить сотрудников, то и нужно было документ обозначить более грамотно, т.е. наименование документа взять в кавычки, чтобы показать не только ссылку на определенную информацию, но и обеспечить легкую читабельность текста.

Важное преимущество, которое имеет это письмо – это «отметка об исполнителе». К сожалению, в современном делопроизводстве некоторых коммерческих предприятий не вошло в традицию составления деловой корреспонденции использование реквизита «отметка об исполнителе», а ведь она значительно облегчает дальнейшую работу, поскольку можно было бы решить проблему, связавшись по телефону, не обременяя ни себя, ни организацию-партнера излишней бумажной работой.

Опять же, возвращаясь к вопросу о проявлении уважения к партнеру закончить письмо можно было бы фразой «С уважением, …» или «С наилучшими пожеланиями, …», но в данном случае фраза «С уважением, …» более уместна.

Что касается двух других писем: письмо-запрос (Приложение 2) и письмо-просьба (Приложение 3), то в них вообще не предусмотрен реквизит «Справочные данные организации».

Письмо-запрос (Приложение 2) в ОАО «Российские железные дороги» относится к виду гарантийного письма. В ОАО «Российские железные дороги» принято использовать такое название для данного вида письма, поскольку запрос о переводе работника в другое структурное подразделение дает гарантию работодателю, что работнику будет предоставлено рабочее место в целях совершения своей трудовой деятельности. Однако по тексту письма можно рассудить, что это именно письмо-запрос, так как фразы «даем вам гарантию» или «Гарантируем Вам» отсутствуют, а текст письма начинается с фразы «Прошу…», что четко указывает на его принадлежность к данному виду писем.

Преимущество этого письма и письма-просьбы (Приложение 3) заключается в предусмотренном обращении к адресату писем. Это говорит о компетентности исполнителей, которые подготавливали письма. Так же в обоих примерах указан исполнитель документа, к которому можно было бы обратиться в случае разъяснения каких-либо деталей в процессе работы с документами. Однако по тексту письма у обоих писем имеется одинаковый недочет – текст письма начинается со слов «Прошу…», хотя это не является ошибкой, однако руководство организации просит не от себя лично, а от имени всей организации, выражает потребность всего предприятия, а не собственные нужды.

В остальном все три образца деловой корреспонденции Ремонтного локомотивного депо Санкт-Петербург являются образцом компетентности деятельности все организации в целом и конкретных людей, подготовивших документы.

Заключение

Проанализировав составление современных деловых писем можно прийти к определенным выводам:

1.      С течением времени деловая переписка достигла максимальных высот с точки зрения инноваций.

2.      Современные тенденции деловой переписки значительным образом поменяли всеобщее представление о ведении деловой документации.

3.      Все больше и больше деловая переписка приобретает облик, характерный западным странам с их непосредственностью ведения деловых переговоров.

Составление текста делового письма – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

В настоящее время изучением написания деловых писем увлекаются не только бизнесмены и менеджеры, непосредственно занятые с этим видом деятельности, но и ученые, и лингвисты, и языковеды. Изучаются новые тенденции в развитии деловой переписки в России, заимствование иностранного опыта в составлении деловой корреспонденции и подражание зарубежным традициям. Все чаще на смену привычным клише приходит свободный стиль написания деловых писем, максимально приближенный к публицистическому стилю, выражая таким образом, по мнению многих зарубежных исследователей, наибольшую заинтересованность к проблеме собеседника и проявляя максимальное уважение к его персоне, беря на себя груз ответственности при составлении деловой корреспонденции.

Достаточно популярным стало ведение деловой переписке не в электронном виде, как уже это принято во многих организация на территории Российской Федерации, но и в sms-сообщениях. Казалось бы, что такой способ не является типовым и деловым, однако он имеет место быть, через него соблюдается некая конфиденциальность разговора с деловым партнером.

Безусловно, это прогресс для современной деловой переписки, но существует еще множество споров по ведению деловой документации.

Список использованной литературы

1.      Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи./ Делопроизводство. – 2002. - № 9.

2.      Анодина Н. Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления практ. пособие / Н. Н. Анодина. – 4-е изд., испр. и доп. – М.: Омега-Л, 2009. – 93 с.

3.      Безус С. Н. Текст делового письма как объект лингвистического исследования / С. Н. Безус // Вестник Пятигорского государственного лингвистического университета. - 2011. - № 1, ч. 1. - С.85-88.

4.      Бычков А.Ю. Переписка по e-mail в деловом обороте. / А.Ю. Бычков // Юридический справочник руководителя – 2011 - № 8

5.      Васильева Ю.А. Русский стиль деловой переписки теряет форму // Ведомости. Деловая коммуникация – 2004. – 24 июня // http://www.vedomostivuz.ru/article.shtml?2004/06/24/2044

6.      Веселов П.В. Современное деловое письмо промышленности. - М., 2000 – 110 с.

7.      Виноградов В.В. Проблемы русской стилистики. М.: Высшая школа, 2001-319 с.

8.      Гущина И.К. Деловое письмо: особенности оформления. / И.К. Гущина // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008 - № 3

9.      Дегтерева Т.А. Культура письменной речи. Стилистика слова. М.: Мысль, 2008.- 108 с.

10. Демин Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. – М.: Бератор, 2004. – 217 с.

11. Добсон Э. Как писать деловые письма. Челябинск, 2007.-283 с.

12. Карепина А.В. Искусство делового письма. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010. – 348 с.

13. Колтунова М.В. Язык и деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет.: Учебное пособие. – М.: Флинта. 2000 - 152 с.

14. Кудряев В.А. Янковая В.Ф. Организация деятельности службы делопроизводства. / Делопроизводство. – 2002. - № 3.

15. Кушнерук С. П. ДА и НЕТ в деловой переписке / С. П. Кушнерук // Искусство, образование, наука в преддверии III тысячелетия. – Волгоград : Изд-во Волгоградского гос. ун-та, 2009. – С.445-454

16. Кушнерук С. П. Деловое письмо в России: взгляд через десятилетия / С. П. Кушнерук, Т. А. Шаповалова // Делопроизводство. - №2. – 2001. – С. 99-102.

17. Кушнерук С. П. Динамика делового письма: американско-российские взаимодействия / С. П. Кушнерук // Актуальные проблемы стилеологии и терминоведения. – Н. Новгород, 2006. – С.108-109

18. Кушнерук С. П. Кадры решают все… если они документно грамотные / С. П. Кушнерук // Секретарское дело. - 2006. - №4. - С.15-18

19. Ларин М.В. О современных проблемах документационного обеспечения управление в Российской Федерации./ Делопроизводство. – 2004. - № 10.

20. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // АКДИ Экономика и жизнь // http://www.akdi.ru.

21. Михалкина И. В. Стратегии и тактики деловой переписки. Пишем ответные письма на письма-приглашения / И. В. Михалкина, С. А. Бабешко // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2007. - № 1. - С. 64-68.

22. Михалкина И. В. Стратегии и тактики деловой переписки. Как выразить отказ в деловом письме / И. В. Михалкина // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 1.

23. Мучник Б.С. Культура письменной речи и формирование стилистического мышления. М.: Аспект-пресс, 2006. - 174 с.

24. Назаренко А.И. История и тенденция развития современной деловой переписки. / А.И. Назаренко // IT Practice – 2011 - № 5.

25. Нгуен Тхи Бик Лан. Коммерческая корреспонденция и новые средства коммуникации // Наука и сотрудничество: Доклады 8-ого научного симпо-зиума. – М.: изд-во Творчества, 2006. – С. 115-123.

26. Нгуен Тхи Бик Лан. Лингвостилистические особенности русской коммерческой корреспонденции: Дис. канд. филол. наук: 10.02.01 Москва, 2006. - 245 с.

27. Пиз, А. Язык письма / А. Пиз, П. Данн. М.: Издательство Экс-мо, 2004. - 192 с.

28. Разговорова Н.Н. Лингвостилистические особенности делового письма (на материале английской коммерческой корреспонденции): Дис. канд. филол. Наук: 10.02.04 Москва, 2003. – 202 с.

29. Рогожин Ю.М. Современное деловое письмо. М.: ГроссМедиа, 2006. – 215 с.

30. Рон Теппер. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру. М.: Издательское объединение "ЮНИТИ" "Аудит", 1997. - 192 с.

31. Русаков И.В. Правила деловой sms-переписки. / И.В. Русаков // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2011 - № 3

32. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – № 8.

33. Шатров В. Современное деловое письмо. - М., 2002.

34. Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2008. – № 5.

ПРИЛОЖЕНИЕ

[1] Рысков О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – № 8.

[2] Рогожин Ю.М. Современное деловое письмо. М.: ГроссМедиа, 2006. – с. 74

[3] Русаков И.В. Правила деловой sms-переписки. / И.В. Русаков // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2011 - № 3

[4] Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2008. – № 5.

[5] Нгуен Тхи Бик Лан. Лингвостилистические особенности русской коммерческой корреспонденции: Дис. канд. филол. наук: 10.02.01 Москва, 2006. - 56 с.

[6] Назаренко А.И. История и тенденция развития современной деловой переписки. / А.И. Назаренко // IT Practice – 2011 - № 5.

[7] Кушнерук С. П. Динамика делового письма: американско-российские взаимодействия / С. П. Кушнерук // Актуальные проблемы стилеологии и терминоведения. – Н. Новгород, 2006. – С.108-109

[8] Рон Теппер. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру. М.: Издательское объединение "ЮНИТИ" "Аудит", 1997

[9] Кудряев В.А. Янковая В.Ф. Организация деятельности службы делопроизводства. / Делопроизводство. – 2002. - № 3.

[10] Назаренко А.И. История и тенденция развития современной деловой переписки. / А.И. Назаренко // IT Practice – 2011 - № 5.

[11] Нгуен Тхи Бик Лан. Лингвостилистические особенности русской коммерческой корреспонденции: Дис. канд. филол. наук : 10.02.01 Москва, 2006. – с. 113

[12] Кушнерук С. П. ДА и НЕТ в деловой переписке / С. П. Кушнерук // Искусство, образование, наука в преддверии III тысячелетия. – Волгоград : Изд-во Волгоградского гос. ун-та, 2009. – С.445-454

[13] Михалкина И. В. Стратегии и тактики деловой переписки. Пишем ответные письма на письма-приглашения / И. В. Михалкина, С. А. Бабешко // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2007. - № 1. - С. 64-68.

[14] Нгуен Тхи Бик Лан. Лингвостилистические особенности русской коммерческой корреспонденции: Дис. канд. филол. наук: 10.02.01 Москва, 2006. – с. 21

[15] Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // АКДИ Экономика и жизнь // http://www.akdi.ru.

[16] Гущина И.К. Деловое письмо: особенности оформления. / И.К. Гущина // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008 - № 3

[17] Нгуен Тхи Бик Лан. Лингвостилистические особенности русской коммерческой корреспонденции: Дис. канд. филол. наук: 10.02.01 Москва, 2006. – с. 211

[18] Кушнерук С. П. ДА и НЕТ в деловой переписке / С. П. Кушнерук // Искусство, образование, наука в преддверии III тысячелетия. – Волгоград : Изд-во Волгоградского гос. ун-та, 2009. – С.445-454

[19] Кушнерук С. П. Деловое письмо в России: взгляд через десятилетия / С. П. Кушнерук, Т. А. Шаповалова // Делопроизводство. - №2. – 2001. – С. 99-102.

[20] Назаренко А.И. История и тенденция развития современной деловой переписки. / А.И. Назаренко // IT Practice – 2011 - № 5.

[21] Рон Теппер. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру. М.: Издательское объединение "ЮНИТИ" "Аудит", 1997. - 91 с.

[22] Разговорова Н.Н. Лингвостилистические особенности делового письма (на материале английской коммерческой корреспонденции): Дис. канд. филол. Наук: 10.02.04 Москва, 2003. – с. 138

[23] Рон Теппер. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру. М.: Издательское объединение "ЮНИТИ" "Аудит", 1997. - 91 с.

[24] Рысков О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – № 8.

[25] Кушнерук С. П. Динамика делового письма: американско-российские взаимодействия / С. П. Кушнерук // Актуальные проблемы стилеологии и терминоведения. – Н. Новгород, 2006. – С.108-109

[26] Разговорова Н.Н. Лингвостилистические особенности делового письма (на материале английской коммерческой корреспонденции): Дис. канд. филол. Наук: 10.02.04 Москва, 2003. – с.147

[27] Васильева Ю.А. Русский стиль деловой переписки теряет форму // Ведомости. Деловая коммуникация – 2004. – 24 июня // http://www.vedomostivuz.ru/article.shtml?2004/06/24/2044

[28] Рысков О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – № 8.

[29] Кушнерук С. П. Динамика делового письма: американско-российские взаимодействия / С. П. Кушнерук // Актуальные проблемы стилеологии и терминоведения. – Н. Новгород, 2006. – С.108-109

[30] Рон Теппер. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру. М.: Издательское объединение "ЮНИТИ" "Аудит", 1997. - 106 с.

[31] Рысков О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – № 8.

[32] Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2008. – № 5.

[33] Кушнерук С. П. Динамика делового письма: американско-российские взаимодействия / С. П. Кушнерук // Актуальные проблемы стилеологии и терминоведения. – Н. Новгород, 2006. – С.108-109

[34] Шатров В. Современное деловое письмо. - М., 2002.

[35] Демин Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. – М.: Бератор, 2004. – с. 201

[36] Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2008. – № 5.

[37] Мучник Б.С. Культура письменной речи и формирование стилистического мышления. М.: Аспект-пресс, 2006. - с. 95

[38] Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2008. – № 5.

[39] Безус С. Н. Текст делового письма как объект лингвистического исследования / С. Н. Безус // Вестник Пятигорского государственного лингвистического университета. - 2011. - № 1, ч. 1. - С.85-88.

[40] Ларин М.В. О современных проблемах документационного обеспечения управление в Российской Федерации./ Делопроизводство. – 2004. - № 10.

[41] Колтунова М.В.Язык и деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет.: Учебное пособие. – М.: Флинта. 2000 - с. 103

[42] Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // АКДИ Экономика и жизнь // http://www.akdi.ru.

[43] Безус С. Н. Текст делового письма как объект лингвистического исследования / С. Н. Безус // Вестник Пятигорского государственного лингвистического университета. - 2011. - № 1, ч. 1. - С.85-88.

[44] Безус С. Н. Текст делового письма как объект лингвистического исследования / С. Н. Безус // Вестник Пятигорского государственного лингвистического университета. - 2011. - № 1, ч. 1. - С.85-88.

[45] Безус С. Н. Текст делового письма как объект лингвистического исследования / С. Н. Безус // Вестник Пятигорского государственного лингвистического университета. - 2011. - № 1, ч. 1. - С.85-88.