Организация документооборота

     - порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.

     Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный

     Принцип службы делопроизводства – возможность  централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой  структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях).

     Организация документооборота:

     - это правила, в соответствии  с которыми должно происходить  движение документов;

     - объединяет всю последовательность  перемещений документов в аппарате  управления организации, все операции  по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело;

     -  порядок прохождения документов  и организации всех операции  при работе с ними должны  быть регламентированы инструкцией  по делопроизводству и табелем  унифицированных форм документов.

     Разделяют:

     - централизованный документооборот;

     - децентрализованный (документооборот  уровня структурного подразделения).

     Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация  документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов  в дело. Документооборот  является важной составной часть. Делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Четко организованный документооборот  ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

     Порядок прохождения документов и организация  всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией  по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных  форм документов.

     Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения.

     В централизованный документооборот  входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных  подразделениях, составляют документооборот  уровня структурного подразделения.

     Как правило, централизованный документооборот  представлен организационно- распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения  – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления  деятельности организации (в него могут  входить и организационно-распорядительные документы).

     В крупных организация существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение  централизованного документооборота. Структурное подразделение может  называться по-разному: управление делами, канцелярии, общий отдел и т.п. В организация, где объем централизованного  документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное  подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

     Выделяют  три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

     1.Входящие

     Входящий  документ – документ, поступивший  в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие  исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ, или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

      2.Исходящие

     Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящий  документов являются ответом организации  на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов на основе внутренних документов организации. Небольшое  число исходящих документов может  требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

      3. Внутренние

      Внутренний  документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей  его организации. Данные документы  используются для организации работы учреждения (организации), так как  они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в  пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего  документооборота составляют протоколы  и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

      Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений  организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя  организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.   

1.4 Принципы документооборота

     Документооборот – это прохождение документа  с момента его создания или  получения до завершения исполнения или отправки.

     Принципы  документооборота:

     - четкая организация движения  документов, т.е. поток документов  должен быть прямоточным, исключающим  возвратные или повторные маршруты;

     - однократное пребывание в одном  подразделении или у одного  исполнителя;

     - оперативность обработки документов;

     - согласование документов на всех  этапах исполнения до подписания  руководителем.

     Вся документация делится на три документопотока:

     - входящие (поступающие) документы;

     - исходящие (отправляемые) документы;

     - внутренние документы (создаваемые  в учреждении и не выходящие  за его пределы).

     Документы, функционирующие в сфере управления, подразделяются на:

     - организационные документы (Устав,  Правила внутреннего распорядка, Положения о структурных подразделениях);

     - распорядительные документы (приказы  по основной деятельности, распоряжения);

     - документы по личному составу  (приказы по личному составу);

     Трудовые  контракты, личные дела, трудовые книжки;

     Финансовые  и бухгалтерские документы (Годовые  отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий и др.);

     - нормативные документы от вышестоящих  организаций. 

     Документооборот включает этапы работы с документами:

     - прием;

     - обработка;

     - регистрация;

     - распределение корреспонденции;

     - передача и доставка документов;

     - учет объема документооборота;

     - контроль за исполнением документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 Регистрация документов

     Регистрация документа  - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

     Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов. 

     2.1 Регистрация и учет поступающих в организацию документов

     Все поступающие в организацию документы  независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

     При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой "лично", передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

     Прежде  чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное  рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого  процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение  или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что  нет необходимости все документы  передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90 % всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3 % документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95 % отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.

     При предварительном рассмотрении документа  необходимо учитывать важность его  содержания, сложность и новизну  поставленных вопросов, авторство, вид  документа.

     Исходя  из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений  производится распределение поступающих  документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей  информацией руководителя. Предварительное  рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники  руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.

     На  всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется  регистрационный штамп:

Наименование  организации

От ________ Вх. №_______ 

     Проставление  штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с  календарного года) производится в  день поступления документа.

     Регистрации не  подлежат:

     - сообщения о заседаниях, совещаниях  и повестках дня;

     - графики, наряды, заявки;

     - сводки и информация, присланные  для сведения;

     - учебные планы, программы;

     - рекламные извещения, плакаты,  программы совещаний, конференций,  пребывания и т.д.

     - прейскуранты, прайс-листы;

     Технические условия;

     -нормы  и нормативы расходов материалов;

     - поздравительные письма;

     - пригласительные билеты;

     Печатные  издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);

     -формы  статистической отчетности;

     - корреспонденция, адресованная работникам  предприятия с пометкой «лично»;

     - объяснительные записки.

     Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается  в учреждениях, которые имеют  территориально обособленные структурные  подразделения и особые условия  работы.