Организация документооборота

 
 

 Оборотная сторона 

 

     Рисунок 3 – Пример заполненной  карточки регистрации  поступающих документов 

     2.2 Подготовка и регистрация отправляемых документов

     Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта  документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию  и отправку.

     В начале составляется рукописный вариант  проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись  руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись  исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании  которых он готовился. Эти материалы  передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся  у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись  руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа  может быть представлен на подпись  без приложения этого приказа.

     После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется  на бланке, ставится дата отправления  и регистрационный номер. (При  письмах-ответах на бланке указываются  также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например:

     20.01.2000 № 259-02/36

     На  № 2054-02/5 от 05.01.2000

     Первый  экземпляр документа отправляется  адресату, второй - с визами согласования  остается в деле организации.

     На  отправляемый документ заводится регистрационная  карточка, которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный  номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер  реестра; дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер  и дата исполненного документа; номер  дела, в котором помещена копия  отправляемого документа и подлинник  инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата.

     Рисунок 4 – Пример регистрации отправляемого документа

     Отправляемые  предприятием (исходящие) документы  регистрируются в журнале в который  заносят сведения о документе  для справочно-информационной работы. В графе «Примечание» могут быть указаны номера документов-ответов  на соответствующий исходящий номер  документов, подлежащих утверждению.   

     Регистрационный номер исходящего документа может  состоять: из порядкого номера по журналу  или из номера дела , в котором  хранится копия документа и порядкового  номера. 

     2.3 Внутренний документооборот

     Корреспонденция, не вскрывавшаяся при экспедиционной обработке, сразу же сортируется  секретарем по адресатам. После внесения в случае необходимости в регистрационные базы данных сведений об этой части корреспонденции секретарем в регистрационные базы данных добавляется информация об обработанных документах, имеющих точный адресат: структурное подразделение или конкретного сотрудника.

     Для диспетчеризации большинства остальных  документов, т.е. распределения их по исполнителям, недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения загрузки руководителей организации, сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение документов. Оно может производиться на основе делегирования прав секретарю или руководителю службы ДОУ и заключается в самостоятельном распределении этим доверенным сотрудником документов на потоки - для обязательного рассмотрения руководителем или направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитываются:

     - важность содержания;

     - вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;

     - сложность и новизна поставленных  вопросов;

     - авторство, т.е. общественное положение  лица, автора документа, место  учреждения-отправителя в структуре  управления, роль общественной организации в жизни общества;

     - реальная срочность исполнения  документа.

     Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов  представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

     Эффективную помощь при проведении секретарем предварительного рассмотрения корреспонденции оказывает  использование внутренних справочных материалов:

     - перечня документов, не подлежащих  регистрации с общим массивом  поступающей корреспонденции;

     - примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения  руководством;

     - перечня должностных лиц и  их обязанностей;

     - технологические графические схемы  последовательности экспедиционной  обработки и распределения различных  видов поступающих документов (рисунок 5) и т.д.      

 

Рисунок 5 -  Блок-схема обработки поступающей корреспонденции 

     Руководитель, как правило, не должен лично принимать  документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций  непосредственно; они должны, как правило, передаваться руководителю и возвращаться от него через секретаря. В любом случае секретарь и служба ДОУ должны быть уведомлены: кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

     Обычно  применяется следующая технология:

     - документы передаются руководителем  и посетителями его секретарю;

     - секретарь руководителя по мере  поступления к нему документов  от руководителя заполняет специальную информационную форму (лист, карточку, экранная форма), в которую вносит сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передает документ на исполнение (см. рисунок 6);

     - в конце рабочего дня информационные  листы секретарей всех руководителей поступают в службу ДОУ и на их основании сведения в информационно-поисковой системе организации дополняются текстами резолюций и сведениями об исполнителях.

 

 Рисунок 6 - Примерный образец заполнения информационного листка 

     Такая технология в делопроизводственной практике получила название "переметка" и позволяет вместо возвратного  движения документов ускорить их доведение  до непосредственных исполнителей.

     Руководитель  не должен задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение - на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необходимых сведений в базу данных. Организация своевременного прохождения документов через руководителей для определения состава исполнителей и, возможно, уточнения сроков и характера исполнения является одной из важнейших обязанностей их секретарей.

     При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость  размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение, - ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа.

     Для передачи документов в структурные  подразделения применяется несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ (рисунок 7), забирают сотрудники подразделений самостоятельно.