Организация документооборота

 Упаковка  и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими Почтовыми  правилами и должны проводиться  в тот же день или не позднее  первой половины следующего рабочего дня.

Оформление и  отправление служебных телеграмм  должно осуществляться в течение  часа после их регистрации в службе ДОУ. 
 

     5 Электронный документооборот

     Электронный документооборот – высокотехнологичное решение проблемы повышения эффективности работы любых организаций, в первую очередь проектных, конструкторских, строительных, научных, ремонтных и обслуживающих.

     Автоматическое  отслеживание перемещения потов  информации внутри предприятия, а также  порядка передачи конфиденциальных сведений позволяет значительно  снизить трудозатраты делопроизводителей. Сквозной контроль исполнения на всех этапах работы способствует своевременной  подготовке документации и существенному  повышению качества работы исполнителей.

     Основой решений компании Consistent Software является программный продукт TDMS (Technical Data Management System) – объектно-ориентированная система, предназначенная для управление технической информацией и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используется электронная документация – в первую очередь техническая (чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т.п.).

     Область применения TDMS практически не ограничена. Система может быть использована при проектировании промышленных и гражданских объектов, учете имущества, в делопроизводстве, машиностроении, управлении промышленными предприятиями и т.д.

     Интегрированное решение для электронного документооборота может включать в себя:

     - Систему TDMS, обеспечивающую единую технологию сбора, обработки, хранения и обмена информацией;

     - оборудование для хранения информации;

     Сканирующее устройство Contex для перевода в электронный вид документов, хранящихся в старом (бумажном) архиве;

     - широкоформатные печатающие устройства (плоттеры Canon);

     - аппаратно-программные комплексы  Oce для печати (LED-плоттеры), сканирования и тиражирования;

     - программное обеспечение Raster Arts для подготовки сканированных изображений к хранению в электронном архиве и оптимизации их ввода в электронный архив;

     - программное обеспечение для  работы со сканированными документами,  хранящимися в электронном архиве (гибридные редакторы и векторизаторы  серии Raster Arts).

     Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход  от бумажных носителей информации к  электронным. Для этого в организации  должны быть следующие компоненты:

     - Средства для создания и обработки  информации в электронной форме;

     - средства для хранения данных  – архив (сервер или несколько  серверов с необходимым для  архивного копирования документов  перефирийным оборудованием);

     - система передачи данных между  пользователями ;

     - средства для получения твердой  копии архивных данных;

     - собственно программное обеспечение  автоматизации документооборота  и управления данными. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Управленческая  деятельность в любой организации  основана на переработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также в производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспондентам вовне ее.

     Это предполагает наличие технологии обработки  и преобразования информации поступающих документов в результатную информацию. Само понятие «технология» использовалось в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

     При организации работы с документами  в масштабах офиса необходимо четко представить место и  роль каждого должностного лица, регулярно  участвующего в этом процессе, и прежде всего секретаря. В том случае, когда идет разговор о секретаре фирмы, он должен рассматриваться как сотрудник, в должностные обязанности которого входит организация самого процесса управления документацией. При налаживании системы внутреннего документооборота важнейшей частью является организация работы с документами непосредственных исполнителей на рабочих местах в структурных подразделениях.

     Разработка  документооборота постепенно приобретает  черты отдельной дисциплины, она  еще не признана в качестве таковой. Развитие и совершенствование технологий управления данными и системами  заняло 25 лет, поэтому неудивительно, что методы и правила разработки документации находятся еще в  стадии зарождения. 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы

     1. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд., испр. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - 288 с. - (Серия "Высшее образование").

 2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. - М.-Новосибирск, 1997.

 3. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М., 1989.

 4. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., 1991.

 5.Сокова А.Н. Разработка концепции документационного обеспечения управления // Использование принципов Единой государственной системы...

 6.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М., 1998.