Организация документооборота

 

Рисунок  7 - Образец графика доставки документов 

     Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением  точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в  подразделениях и документы, предназначенные  к отправке. В случае большой срочности  или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному  исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек (рисунок 8).         

 

Рисунок  8 - Образец графления разносной книги 

     При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативно-методических документах (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронную копию документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

     Обработка поступающих документов может считаться  оптимальной, если документ поступает  к конечному исполнителю в  течение следующего дня после  его получения организацией.

     Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих, исходя из их содержания, срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения документа службе ДОУ должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

     Документы передаются из одного подразделения  в другое секретарями их руководителей  или самими сотрудниками, реже через  службу ДОУ. Как правило, единый порядок передачи документов из одного подразделения в другое для документов, не содержащих конфиденциальной информации, не устанавливается. Но, чтобы документы не терялись, как в бумажную регистрационную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситься сведения о любом изменении их местонахождения с указанием даты передачи, в том числе от одного исполнителя другому в пределах одного подразделения.

     Ознакомление  ряда должностных лиц с одним  экземпляром документа, не подлежащего  тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это  не предоставляется возможным - составить  индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3 Культура работы  с документами  на рабочих местах

     При налаживании системы внутреннего  документооборота важнейшей частью является организация работы с документами непосредственных исполнителей на рабочих местах в структурных подразделениях.

     3.1 Организация ознакомления  исполнителей с  документами

     Исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

     При оптимально налаженной работе сотрудники должны знакомиться с документами  в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) намечают этапы  исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщают их службе контроля или самостоятельно вводят информацию в автоматизированную систему контроля исполнения.

     Если  исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, определенный в пункте распорядительного  документа или резолюции (подчеркнут, указан первым в резолюции), имеет право созыва остальных исполнителей: 

 

     Все исполнители в равной степени  ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов: проектов, справок, сведений.

     В тех случаях, когда исполняемый  документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа в бумажном или электронном виде для предварительного извещения о задании или полученном поручении. 

     3.2 Документооборот  исполнителя документов

     В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документооборот. Они пользуются документным и  архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов, множительной техникой и т.д. При подключении к общим компьютерным информационным базам организации исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.

     Сотрудник должен быть информирован: имеет ли он право или нет в процессе работы делать на документе пометки о времени его фактического поступления на исполнение, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и т.д., о дате и результате окончательного исполнения.

     Исполнителей  следует обязывать заводить для  документов папки с указанием своей фамилии и промаркированные, например: "срочно", "на исполнении", "к докладу" "на подпись", "на отправку" и другие, исходя из специфики деятельности.

     В случае командирования, ухода в отпуск, болезни, увольнения сотрудника исполняемые  им документы по указанию руководителя структурного подразделения должны передаваться другим исполнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационно-контрольную систему. 

     3.3 Технологии подготовки  инициативных и  ответных документов

     Если  ответ на инициативный документ или  поручение документируется, исполнитель  готовит проект (ответного или  инициативного) документа. Значительную часть документооборота организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.

     В настоящее время стало общепринятой практикой подготовка, форматирование и оформление документов на компьютере самим исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

     Согласование  проектов и подписание конечных вариантов  проводится в возрастающей иерархической  последовательности. Традиционно принято, что при согласовании проекты  чаще передаются через секретарей, а при подписании представляются автором лично.

     После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. Право  подписи регламентируется внутриофисными организационными и распорядительными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регистрации.

     В заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:

     - правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу  юридическую силу;

     - соответствие подписи должностному  лицу, указанному в документе;

     - наличие необходимого числа копий;

     - идентичность всех копий подписанному  подлиннику.

     Все недостающие или неправильно  оформленные реквизиты исправляются, если это не ведет к изменению  содержания документа, проверяется  наличие отметки автора о точном адресе направления документа или  его копии в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

     Хотя  все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     4 Обработка отправляемой  корреспонденции

     Телефонограммы, факсограммы посылаются обычно минуя  службу ДОУ, бумажные документы отправляются, как правило, централизованно через  экспедицию. Отправка электронных документов и передача их с помощью курьеров (сотрудников) решается исходя из конкретной ситуации. Для централизованной отправки документы должны сдаваться только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

     На  документ, рассылаемый более чем  в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. После регистрации документа силами службы ДОУ или исполнителем (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организуется его размножение в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки, и сохранение обязательного экземпляра.

     Исполнитель определяет индекс дела, в которое  должен быть подшит контрольный экземпляр  документа, содержащий отметки о  согласовании, и проставляет на нем  отметку о направлении в дело; если документ является ответом, то документ-запрос формируется в дело вместе с ответным документом.

     При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например:      
 

 

 Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные  документы службой ДОУ должны возвращаться исполнителям.

 Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в  день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется:

 - наличие  адресов рассылки на самом  документе или на отдельном  листе;

 - наличие  необходимого числа копий, без  учета экземпляра, остающегося в  офисе;

 - уточняется  форма отправки корреспонденции:  курьерская, телеграфная, электронная,  электрографическая (факс), почтовая.

 В последнем  случае важен вид почтового отправления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

 Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.

 Собственно  экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя:

 - сортировку  почты по корреспондентам;

 - упаковку  и оформление почтового отправления;

 - передачу  корреспонденции в отделение  связи.

 Отправка  документов на машинных носителях, посылок  и бандеролей должна производиться  в упаковке, соответствующей техническим  требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.