Правила проведения презентаций

 

Контрольно-курсовая работа

по дисциплине «Деловое общение»

 

 

на тему:

« Правила проведения презентаций »

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тула 2012

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современной жизни присущи  стремительные скорости, ежедневно  человек сталкивается с огромными потоками информации. В этих условиях донести до потребителя сведения о деятельности продвигаемой организации непросто, так как информация теряется в общем потоке.

С этим связана актуальность темы, выбранной нами для исследования. Какими средствами можно добиться привлечения внимания к деятельности продвигаемой организации, как добиться положительного результата от передаваемой информации, как обеспечить соответствие действий по организации специальных мероприятий имиджевой политике компании - раскрытием этих вопросов определяются задачи написания данной контрольно-курсовой работы.

Паблик рилейшнз (PR) становятся всё более значимой сферой деятельности российских компаний, государственных  структур, общественных организаций. Рост внимания к сфере PR в последние годы не случаен, он определяется рядом объективных факторов: растущий динамизм, изменчивость и неопределенность деловой среды – обусловили для организаций необходимость установления и ведения устойчивых информационных связей с партнерами, потребителями, занятыми.

Организация специальных  событий – одна из функций PR специалистов в современном бизнесе. Что же такое специальные события?

Специальные события  – это мероприятия, проводимые компанией  в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам. Спецсобытия призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей ее среде, стать событием для целевых групп общественности.

Основными спецсобытиями  являются: церемонии открытия, приемы, презентации, конференции, дни открытых дверей, круглые столы, выставки.

Успешное спецсобытие  требует подготовки более серьезной, чем это обычно предполагается зрителями, участниками и приглашенными. Важно  четко определить цель события, согласовать  ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Подготовка спецсобытия предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ.

В этой работе рассмотрен один из видов спецсобытий – презентация, как мероприятия по представлению  новых услуг, продуктов, фирмы, а  также презентация может быть формой открытия чего-либо.

 

Глава 1. Сущность и назначение презентации

1.1. Сущность и цель  презентации

 

Презентация является самостоятельной  акцией, которая считается приемом, мероприятие по своей форме не что иное, как предоставление фирмы, новой продукции или услуги приглашенной аудитории. Как правило, презентация фирмы проводится по случаю открытия или создания фирмы, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании.

Презентации - это эффектный и комфортный способ привлечь внимание пользователей к товарам и услугам как самой компании, так и ее партнеров и представителей.

С помощью презентации  можно обучать сотрудников, слушателей семинаров, курсов, и т.п. Такая презентация  может быть приложением к технически сложной и наукоемкой продукции. В любом случае, презентация - возможность сделать информацию более наглядной, "оживить ее".

Смысл презентации - обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности.¹

Как правило общественность на презентации представляют пресса и представители заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их и следует в первую очередь убедить в достоинствах предмета презентации. Для этого обычно готовят пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, развешивают схемы и диаграммы. Планируют краткие выступления как авторов, создателей новшества, так и специалистов, экспертов.

Большинство руководителей  признают три общие цели публичного выступления: проинформировать, убедить  и развлечь. Большинство речей - это  сочетание двух или более целей.

Информативные. Когда оратор пытается обучить своих слушателей или описать им что-либо, его цель - проинформировать. Лекция в учебном классе - это пример информативного выступления. Некоторые информативные речи предназначены для того, чтобы познакомить слушателя с чем-то абсолютно новым для него.

Убеждающие. Вторая общая цель - это убедить слушателя. Убеждающие выступления бывают разными. Они варьируются от тех, которые пытаются изменить убеждения или отношение слушателя к предмету, до тех, которые пытаются заставить слушателей действовать определенным способом.

Убеждающие выступления  предназначены для того, чтобы  добиться скрытой или явной реакции. Скрытая реакция - это реакция, в  соответствии со значением этого  слова, не сразу раскрывается для  выступающего или наблюдателя.

Оценка эффективности  оратора облегчена, когда оратор ожидает явной реакции, которую  можно наблюдать и оценивать.

Развлекательные. Третья общая цель публичных выступлений - развлечь, а, следовательно, ожидаемая реакция слушателей - удовольствие. Аудиторию можно развлечь не только прибегая к юмору, но и задействуя артистические способности или представляя вниманию слушателей яркие и неожиданные образы.

Умение проводить  презентации - необходимый навык для людей ведущих активный, публичный образ жизни, бизнесменов, артистов, политиков, общественных деятелей

Преимущества проведения презентаций перед другими инструментами  маркетинга очевидны. Есть возможность  показать товар лицом: продемонстрировать особенности его применения или  рассказать о его технических возможностях. Во время мероприятия представители компании могут оперативно ответить на все вопросы аудитории, в том числе и представителей прессы. И, кстати, многие компании организуют презентации именно с таким расчетом, что потом публикации об их достижениях и товарах появятся в прессе.

Чтобы привлечь на презентацию  больше гостей, можно сделать ее креативной. В этом случае основой  сценария становится определенная тема или сюжет. Например, одному западному  производителю оборудования необходимо было подчеркнуть высокую скорость работы его новых моделей. Лейтмотивом мероприятия, на котором они были представлены, стала тема скорости: во время неофициальной части для гостей были устроены соревнования по картингу.²

 

1.2. Классификация презентации

 

В тех случаях, когда  необходимо привлечь внимание к какой-либо проблеме, убедить в необходимости  сделать что-то, обучить кого-то, разъяснить цели и задачи, продемонстрировать результаты проделанной работы или  наоборот наметить планы на будущее, используют презентации. Они бывают разные: стенды, слайды, диаграммы, служебные записки, доклады, диссертации и т.п.

Современные средства мультимедиа  представляют богатые возможности  не только по созданию сюжета будущей  презентации, но и по созданию или  внесению в нее высококачественной графики и видеоизображения, звукового сопровождения, анимации и спецэффектов.

Презентации можно условно  разделить на несколько групп:

1. «Видеокаталог» - простейший вариант корпоративной презентации, дающий полную информацию о производимой продукции и оказываемых услугах. По сути, он заменяет обычный печатный каталог, с той лишь разницей, что видео каталог намного удобнее в обращении, особенно если выполнен в мультимедийном стиле презентаций.

2. Технический видеофильм. Этот вид презентации компании представляет собой наглядное пособие по производству и применению Вашей продукции. Это важно в том случае, если продукция изготавливается по сложным технологиям либо Вам надо показать высокие качества товара, подвергнув его испытаниям. Зачастую каталог.

3. Презентационный  фильм стоит особняком от двух предыдущих вариантов презентации. Если там мы делали упор на продукцию, то здесь рассказываем о компании. Этот вид презентации предназначен для заочного знакомства с фирмой, ее историей, ее руководителями и рядовыми сотрудниками. Здесь идет речь о миссии фирмы, ее идеологии, бизнес- достижениях и перспективах на будущее.

4. Флэш - презентации - это облегченный вид презентации, часто используемый для представления в интернет, это один из видов мультимедиа презентации.³

Презентация может строиться  в строгом соответствии с одним  из видов или совмещать сразу  все варианты. Это зависит от целей  презентации, особенностей целевой группы и личных предпочтений. Это поможем сконцентрировать самую важную и интересную информацию, красиво и логично представить ее, создать презентацию, в полной мере представляющую компанию и соответствующую требованиям современности. И на просьбу «Расскажите о Вашей компании», после короткого общего экскурса можете смело презентовать диск с презентацией со словами

Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.

Презентации бывают следующих  видов:

• Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
• Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.
• Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке (см. ниже), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
• Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
• Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в  форме убеждения определенному  кругу присутствующих с перечисленными целями.⁴

 

Глава 2. Структура презентации

2.1. «Золотые» правила  проведения презентации

 

Каждый клиент, будь это частное лицо или организация, принимает решение в определенной последовательности. На этапе проведения презентации перед клиентом существуют несколько правил, которые позволят вам не тратить зря сил и эмоций. Для того чтобы реже получать ответы «нет», «может быть» или «нам нужно подумать», важно помнить о некоторых правилах подготовки и проведения презентации. Важно объяснить, каким образом его выгоды и свойства удовлетворяют нужды клиента и помнить о некоторых правилах подготовки и проведения презентации.

Правило 1

Никогда не проводите  презентаций перед клиентом, потребности  которого вы не выявили, — это бессмысленная трата своего времени и времени клиента. С таким же успехом вы можете делать это в глухом лесу, но там больше пользы — зверушек развеселите и воздухом подышите. Даже если клиент настаивает, сначала потребуйте проведения переговоров. В таком случае можно высылать вопросник, который помогает сориентироваться как клиенту, так и вам перед предстоящими переговорами. Ответы на эти вопросы помогают обеим сторонам экономить время — самый важный ресурс в любом бизнесе.

Правило 2

После определения и  актуализации потребностей клиента  под свой продукт вы должны скорректировать свое предложение именно под своего клиента, делая упор на тех моментах, которые будут ему интересны. Может быть, вам придется вовсе убрать часть тем, которые вы считаете очень важными для вашего предложения. Здесь важно только то, что будет считать важным ваш клиент. Если при покупке автомобиля клиент считает основой выбора цвет, то вы и должны говорить о цвете. Его не интересуют ваши знания о строении и преимуществах двигателя этого автомобиля. Вы об этом можете упомянуть, но акцент должны делать на том, что является основной потребностью вашего клиента, что попадает в критерии его выбора. Какими бы абсурдными они вам ни казались. Презентация, построенная таким образом, не будет пропущена мимо ушей, потому что она будет совпадать с чаяниями и ожиданиями вашего клиента. Он хотел это услышать и будет это слушать.

Правило 3

Перед началом презентации, даже если вы уже проводили предварительные переговоры, нужно провести еще один небольшой этап: дополнительную подготовку. Во время этой подготовки вы должны проверить и зафиксировать свои выводы с помощью уточняющих вопросов. Часто эти уточняющие вопросы помогают установить дополнительный контакт с ваши клиентом, освежить его потребности. Вам нужно удостовериться в том, что вы будете говорить об одном и том же с клиентом — о том, что его интересует, а не о том, про что интересно рассказывать вам. Также, готовясь к презентации, необходимо выяснить, кто будет участвовать в просмотре вашей презентации. Если это несколько человек, надо узнать, какие это службы и как ваш продукт заденет их деятельность, какие проблемы их подразделений решит или, может быть, даже создаст. В наилучшем случае нужно познакомиться с этими людьми заранее, хотя бы по телефону, и попытаться выявить их потребности в этом продукте. И конечно, подготовить презентацию таким образом, чтобы учесть их ожидания и всевозможные опасения.