Правила проведения презентаций

 

Глава 3. Специфика делового общения  на презентации

3.1. Структура информативной  и убеждающей речи

 

Любое выступление состоит  из трех основных частей: введение, основная часть и заключение.

Основная часть сообщения  имеет три элемента: центральная  идея, основные мыли и подтверждающие материалы.

Центральная идея - это основная тема речи; оратор хочет, чтобы слушатели запомнили ее, даже если они забудут все остальное. Любая, даже самая сложная, центральная идея должна быть ограничена одним предложением.

После определения центральной  идеи необходимо подкрепить ее в сознании слушателей. Это достигается с помощью основных мыслей. Их должно быть несколько; для большинства речей достаточно четыре или пять.

Как только отобраны основные мысли, нужно найти способы, чем  можно подкрепить их. Среди методов  поддержки чаще всего используются цитаты, примеры, аналогии и статистика.

Манера, в которой представляется начало речи, очень сильно повлияет на первое впечатление слушателей. У введения две основные цели: установить контакт со слушателями и привлечь его внимание.

В заключении речи следует  снова коснуться центральной идеи. Хорошее заключение показывает слушателям, что тема полностью раскрыта.

Убеждающая  речь — это процесс, в ходе которого оратор передает сообщение, предназначенное для укрепления определенного убеждения аудитории, его изменения или побуждения аудитории к действию. Мы рассмотрим специфические приемы, разработанные для того, чтобы помочь вам достичь целей, связанных с убеждением. Эти принципы помогут сделать вашу речь более эффективной.

Для эффективности следует задать себе, по крайней мере, три вопроса, чтобы убедиться в том, что собираетесь представить действительно убедительное доказательство.

1. Из какого источника взяты сведения? Подобно тому как мнения некоторых людей более достойны доверия, чем мнения других, так и некоторые печатные источники являются более надежными. Если доказательство взято из ненадежного или предвзятого источника, поищите подтверждение в других источниках или исключите это доказательство из своей речи.
2. Современны ли сведения? Продукты, идеи и статистические данные лучше всего свежие. Сведения пятилетней давности могут оказаться неверными сегодня. Более того, в статье вышедшей на прошлой неделе газеты могут использоваться сведения пятилетней давности.
3. Имеют ли эти сведения отношение к делу? Убедитесь, что доказательство служит непосредственным обоснованием ваших доводов. Если это не так, отбросьте его.

Информативная речь обычно конкретная и однозначная, поэтому  добиться ее восприятия слушателем не так трудно. Для оратора, старающегося убедить аудиторию, достижение восприятия его идей слушателем - задача гораздо более сложная.

Целенаправленная последовательность - это метод организации речи, основанный на анализе мыслительного  процесса. Он состоит из 5 шагов:

1. Привлечение внимания.

2. Указание на потребность.

3. Способ удовлетворения  потребности.

4. Наглядность результатов.⁸

 

3.2. Последовательность речи и режимы донесения ее до слушателей

 

О сообщении, в котором  мысли логически связаны и  выстроены гладко, говорят, что оно  последовательное. В последовательных презентациях структура построения очевидна и, следовательно, повышается вероятность того, что слушатели воспримут информацию. Дополнительное преимущество последовательной презентации заключается в том, что и самому оратору легче запомнить ее, потому что в ней больше точных смысловых связей.

Перечисление и параллелизм - это средства, с помощью которых можно сделать презентацию более последовательной. Выступление оратора, который рассказывает своим слушателям, сколько пунктов он собирается назвать нумерует каждый из них («Моя первая мысль...») и повторяет эти пункты в заключении, запоминается лучше, чем речь того, кто обходится без подобных замечаний.

Ораторы, которые повторяют  сходную фразеологию при передаче своих мыслей, используют параллелизм. Политический кандидат, который говорит: «Граждане заслуживают безопасных улиц, граждане заслуживают хорошо оплачиваемой работы, граждане заслуживают чистой окружающей среды», - использует параллелизм.

У параллелизма есть ритм, который легко слушать и легко  запомнить. Он делает сообщение более  последовательным.

Режимы донесения речи до слушателей.

Существуют четыре основных режима публичных выступлений:

1) импровизация,

2) речь «без бумажки»,

3) речь, выученная наизусть,

4) речь по рукописи.

Основное преимущество импровизации - в спонтанности; ее недостаток в том, что она, как правило, плохо спланирована.

Речь «без бумажки» более  формальна, чем импровизация. Здесь  есть возможность планирования, и  в результате речь лучше организована. Оратор постоянно опирается на заметки, но при этом читать их слушателям ни к чему. Большинство публичных выступлений произносятся именно так.

Выученная наизусть речь позволяет представить хорошо спланированное выражение мыслей. Однако при представлении  речи по памяти ораторы часто теряют естественность, и иногда их речи звучат и выглядят не очень живо.

Чтение по рукописи рассчитано на более формальные ситуации. При чтении с рукописи можно быть очень точным, можно контролировать каждое предложение. Но при этом создание такой речи занимает больше времени, и часто рукопись становится барьером между оратором и аудиторией.

Желательно не читать доклад с листка. Во-первых, когда  глаза докладчика опущены вниз, ему  трудно установить визуальный контакт  с аудиторией. Во-вторых, для слушателей остается непонятным: должны ли они  слушать докладчика или же читать вслух вместе с ним.

 

Заключение

 

Итак, в первой главе  работы было рассмотрено понятие  презентации, ее необходимость и  значение в современном бизнесе, а также виды и цели презентаций  в зависимости от направления  деятельности фирмы или поставленных задач, поскольку определение цели - один из важнейших этапов организации презентации.

Во второй главе было уделено  внимание аудитории проекта презентации. Чтобы презентация не прошла «впустую»  и затраченные на нее средства оправдали себя в дальнейшем, необходима четкая адресность мероприятия.

Структура презентации  – своего рода общий шаблон, который  в определенной мере может меняться в зависимости от различных факторов.

Речевая подготовка презентации, которая рассматривается в третьей  главе, имеет очень большое значение в организации презентации, потому что оратора и от того, как будет построена речевая часть зависит эффективность данного мероприятия.

Также эффективность  презентации повышает использование  наглядных пособий, типы и виды которых, а также приведены некоторые  рекомендации.

 

Список использованной литературы

 

1. Алёшина И. «Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетеров».- М.: «ГНОМ-ПРЕСС», 2009. – 256 с.

2. Антипов К.В.,Баженов Ю.К.«Паблик рилейшнз для коммерсантов». - М., 2008. – 132 с.

3. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. «Бизнес - коммуникации. Стратегии и навыки на презинтации». -СПб.: Питер, 2009.-688 с.

4. Минин А. «Как получить максимальный эффект от участия в презентации». – М.:Дело, 2010.-57 с.

5. Попов М. «Подготовка презентации».- М.: «ГНОМ-ПРЕСС», 2009. – 81 с.

6. Чумиков А.Н. «Связи с общественностью» – М.: Дело, 2009. – 121 с.

¹ Минин А. «Как получить максимальный эффект от участия в презентации». – М.:Дело, 2010.-57 с.

² Чумиков А.Н. «Связи с общественностью» – М.: Дело, 2009.

³ Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. «Бизнес-коммуникации. Стратегии и навыки на презинтации». -СПб.: Питер, 2009.-688 с.

⁴ Алёшина И.«Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетеров».- М.:«ГНОМ-ПРЕСС»,2009. – 256 с.

⁵ Антипов К.В.,Баженов Ю.К.«Паблик рилейшнз для коммерсантов». - М., 2008. – 132 с.

⁶ Попов М. «Подготовка презентации».- М.: «ГНОМ-ПРЕСС», 2009. – 81 с.

⁷ Минин А. «Как получить максимальный эффект от участия в презентации». – М.:Дело, 2010.-57 с.

⁸ Минин А. «Как получить максимальный эффект от участия в презентации». – М.:Дело, 2010.-57 с.