Проектирование форм первичных документов

Проектирование  форм первичных документов

Проектирование и монтаж форм первичных документов осуществляется в следующей последовательности:

- определяется круг реквизитов и показателей, включаемых в документ

- устанавливаются размеры граф и очередность их расположения в документе

- определяется формат бланка документа (согласно ГОСТам)

- редактируются заголовки граф и наименования документа

- вычерчивается бланк.

При определении круга  показателей и реквизитов, включаемых в первичный документ, учитывается  содержание результатной информации, которая получается в процессе обработки  данных на компьютере.

Выбор формата первичного документа определяется содержанием  и составом реквизитов и показателей, формой их расположения.

При определении величины бланка необходимо учесть размеры всех граф по ширине и длине. Ширина бланка складывается из суммы размеров всех граф, толщины вертикальных линий (0,5 мм для тонких и 2,2 мм для утолщенных линий) и боковых полей (левое  – 16 мм, правое – 8 мм).

Размеры граф определяются с учетом максимальной значности  реквизита (показателя) и нормы записи одного знака ширина бланка (Т) рассчитывается по формуле:

Т=3(или 4 мм) х (Зобщ + К) + 0,5 х Тт.л. + 2,2 х Тут.л. + 16 + 8, где

- 3(или 4 мм) – норма площади на запись одного знака, мм

- Зобщ. – максимальная значность всех реквизитов документостроки, мм

- К – количество граф в документостроке (или еще один дополнительный знак в графе размером 3 или 4 мм для свободы записи значений в графу)

- 16 и 8 –ширины левого и правого полей, мм

- Тт.л. – количество тонких линий (до 0,5 мм)

- Тут.л. – количество утолщенных линий (до2,2 мм)

Длина бланка определяется по формуле:

Д = 20 + 8 + 8 + 6 х Кш. + 9 х Кстр. + 0,5 х Тт.л. + 2,2 х Тут.л., где

- 20 – длина верхнего заголовка документа (наименование документа), мм

- 8 и 8 – длина верхнего и нижнего полей, мм

- Кш. – максимальное количество строк в наименованиях заголовков граф (в «шапке» документа)

- 6 – высота каждой строки в «шапке», мм

- Кстр. – количество документострок в бланке документа

- 9 – высота каждой документостроки, мм

Подбор формата  бланка документа

 После определения  размеров бланка документа (Т  и Д), подбирается стандартный  формат, с учетом которого корректируются  отдельные части документа. ГОСТОм предусмотрены основные и дополнительные форматы, как для принтеров с узкой и длинной кареткой, так и для плоттеров.

А – основные форматы (мм)      В - дополнительные форматы (мм)

А0 – 841 х 1189                                              В0 – 1000 х 1414    

А1 – 594 х 841                                                В1 – 707 х 1000

А2 – 420 х 594                                                В2 – 500 х 707 

А3 – 297 х 420                                                В3 – 353 х 500

А4 – 210 х 297                                                В4 – 250 х 353

А5  - 148 х 210                                                В5 – 176 х 250

А6 – 105 х 141                                                В6 – 125 х 176

……………….                                               ……………….

А13 – 9 х 13                                                     В13 – 15 х 22 

 

. Требования к  проектированию форм первичных  документов 

Недостатки неунифицированной  и неприспособленной информации: несоответствие последовательности атрибутов  в документах макета в выходных сообщениях, атрибуты раскинуты по полю документа, отсутствие ряда атрибутов необходимых  для автоматизированной обработки, разнообразие форм усложняет их автоматизированное обработку, двухразовое ручное занесение  данных.

Классификация документов: по характеру отображения операций ( материальные, финансовые, расчетные), по месту составления ( внутренние, внешние), по способу охвата хозяйственных операций ( разовые, накопительные, сведенные), по характеру заполнения (однострочные, многострочные, одностраничные, многостраничные), по типизации ( типовые, индивидуальные), по ценности бланков ( строгой отчетности, другие).

Требования к первичным  информационным сообщениям: формы документов должны отвечать требованиям стандартов или нормативно-техническим документам заказчика, обоснование создания сообщения, формы сообщений д. б. удобными для  восприятия человеком и максимально  приспособлены для автоматизированной обработки, учитывать принцип одноразового ввода информации, унифицированные  документы должны отвечать требованиям  сравниваемости и показателей по содержанию и названию при обмене информации между различными информационными системами и организациями управления, наличие в первичных информационных сообщениях минимума атрибутов но достаточных для полного отображения действий и одержанные результаты информации, формы документов должны иметь стандартный размер, атрибуты которые переносятся на машинный носитель д. б. выделены толстыми линиями и размещаться последовательно, унификация и стандартизация сообщений, учитывать особенности конкретного устройства печати, печатать документы на бланках разного цвета.

Формы построения зон первичных документов

Зоны первичных документов: титульная ( название предприятия, индекс формы документа, код по дежурному классификатору управленческой документации, название документа), содержательная ( названия строк, граф и их значения), оформительная ( подпись ответственных лиц, дата, печать).

 Формы построения зон первичных документов

Зоны первичных документов: титульная ( название предприятия, индекс формы документа, код по дежурному классификатору управленческой документации, название документа), содержательная ( названия строк, граф и их значения), оформительная ( подпись ответственных лиц, дата, печать).

Формы построения первичных  информационных сообщений: линейная- выделение для каждого атрибута двух клеток ( название, значение), анкетная- размещение атрибутов в вертикальной последовательности, табличная.