Развитие делопроизводства первой четверти XVIII века

      Руководство Сенатом осуществлялось генерал-прокурором Сената. Его должность была введена Петром I в 1722 году и регламентировалась указом “О должности генерал-прокурора” от 27 апреля того же года. В нём определялись главные функции и обязанности генерал-прокурора: исполнял свою должность по регламентам и указам, записывал даты указов и их содержание в специальный журнал, а также указывал в нём было ли дело исполнено или нет.

      Также генерал-прокурор осуществлял надзор за деятельностью всех правительствующих мест в империи. Его орудиями были подчинённые ему фискалы с обер-фискалами во главе. Он получал от фискалов донесения, которые были обязаны выставлять на обсуждение в Сенате. Генерал-прокурору также подчинялась Канцелярия с двумя обер-секретарями, приданными ему в помощники.

      Сенат, обладая в сравнение с Боярской Думой меньшими полномочиями, выгодно отличался от неё большей централизацией в ведении дел, выражавшейся в учреждении Канцелярии, отвечающей за учёт и обработку входящей документации, контроль над исходящей документацией и правильностью их исполнения. В Сенате существовали и особые книги регистрации инструкций, книги указов и регламентов. Указы делились на два вида – носящие временный характер и имевшие вид постоянных законов. Также указы подразделялись на сенатские указы и на царские, данные Сенату. Новым для делопроизводства XVIII века было составление экстрактов по делам, представляющих собой изложение существа дела и отчёта о его выполнении. Сенат участвовал в организации управления страной наряду с царём, внося предложения по устройству коллегий.

      С начала XVIII века встал вопрос о реорганизации системы центрального управления страной. Старый приказной аппарат уже не мог осуществлять управленческие функции нового абсолютистского государства так, как делал это раньше. Оперативно получать сводные сведения, например, о государственных доходах, оказалось невозможным из-за волокиты и формальных отписок. Так возник вопрос о полной перестройке приказной системы управления. В основу Пётр I положил шведскую модель государственного управления, основав согласно ей коллегии, ведавшие основными вопросами жизни страны. 
 
 
 
 
 
 
 

1.2 Генеральный  регламент, как основной документ, регламентирующий делопроизводство  центральных органов власти XVIII века. 

      С приходом к власти Петра I начинается реформирование системы государственного управления, направленное на устройство мощного, централизованного государства, способного решать поставленные царём новые задачи в сфере реорганизации военного дела и тесно связанной с ним экономики. Успех в достижении поставленных целей напрямую зависел от организации управленческих структур, которые могли бы справляться с данными задачами. Следовательно, важную роль в этом деле играло коренное переустройство принципов делопроизводства, начавшееся в 1699 – 1702 годах с введения гербовой бумаги и замены оформления документов на столбцах тетрадями. С возникновением нового законосовещательного органа – Сената, позволявшего более результативно, чем раньше решать общегосударственные проблемы, потребовалась более широкая письменная регламентация его работы, что отразилось в принятых Петром I указах о должности Сената и о должности генерал-прокурора Сената, в которых существенная роль уделялась ведению делопроизводства, осуществляемую Канцелярией. Следующим шагом по дальнейшему регламентированию делопроизводства, стало создание главного письменного устава, регулировавшего деятельность возникших на месте приказов новых органов – коллегий – Генерального Регламента, наиболее полно отразившего ведение дел в них.

      Таким образом, учреждение Сената повлекло за собой и реформирование центральных органов России. Запутанный аппарат уже не удовлетворял государственным задачам, что повлекло за собой создание в первой четверти XVIII века 12 коллегий вместо 42 приказов. В отличие от приказов, коллегии ведали строго определённой сферой государственной деятельности, что было эффективнее. В соответствие с поставленными задачами централизации управления Коллегия Иностранных Дел, Военная и Адмиралтейская коллегии ведали основными направлениями основными задачами страны в военной и внешнеполитической областях; Коммерц- , Берг- и Мануфактур-коллегии занимались устройством и развитием промышленности и торговли России. За финансовую жизнь страны отвечали Камер- , Штатс- и Ревизион-коллегии. Юстиц-коллегия осуществляла судопроизводство, Вотчинная – ведала землями дворян. Городское население подчинялось Главному Магистрату.

      Коллегиям подчинялись и местные органы власти. Сами коллегии подчинялись Сенату. Как уже отмечалось, Пётр I при создании коллегий опирался на пример шведской государственной системы, которая была организована на принципах ”…камерализма – учения о бюрократическом управлении, получившем распространение в Европе XVI – XVII вв.… Функциональным принципом управления было учреждение специализации в определённой сфере и коллегиальность”¹⁸. Поэтому устройство и принцип работы коллегий опирались на шведские законодательные акты.

      К 1719 году относится создание специальных письменных сводов правил по устройству и организации коллегий – регламентов. 3 марта появляется регламент Коммерц-коллегии, а 11 декабря – регламент Камер-коллегии. В этих регламентах подробно рассматривалось назначение этих коллегий, порядок ведения дел в них.

      Опыт создания первых регламентов коллегий выявил необходимость создания для них общего регламента. Деятельность по составлению иерархии регламентов завершилась утверждением 28 февраля 1720 года Генерального регламента¹⁹, вобравшего в себя основные принципы работы и существующий к тому времени опыт ведения делопроизводства  в коллегиях и упорядочивающего их деятельность, так как правила, изложенные в нём стали едиными для всех коллегий.

      За основу Генерального регламента было взято шведское законодательство XVII века. По данным Н. А. Воскресенского, насчитывается 12 редакций этого документа. Генеральный регламент долго и тщательно прорабатывали, в нём подробно определялись все пункты организации работы коллегий, подробно расписывались принципы ведения учёта документов.

      Согласно Генеральному Регламенту, коллегия состояла из присутствия и канцелярии. В состав присутствия входили президент канцелярии, вице-президент, советники, асессоры. В регламенте подробно описывались обязанности всех должностных лиц.

      В Генеральном регламенте особое внимание уделялось заседаниям коллегии, регламентировался порядок слушания дел. Их рассмотрение начиналось, если в назначенное время в коллегии имелось большинство её членов. Секретарь зачитывал дела, которые обсуждались членами коллегий, после чего происходило голосование. Решение принималось большинством голосов, если же голоса разделились поровну, принятым считалось то решение, за которое голосовал Президент.

      Создание Генерального регламента знаменовало собой окончательное закрепление коллегиального ведения дел. Коллегиальная форма устройства позволила выявлять наиболее конструктивное мнение, учитывая взгляды большинства присутствовавших.

      Делопроизводством в коллегии ведала канцелярия, состоящая из секретаря, нотариуса, переводчика, актуариуса, регистратора, канцеляристов и копиистов. Генеральный регламент подробно описывал обязанности членов канцелярии, причём каждой должности уделялась отдельная глава. Канцелярия возглавлялась секретарём, который руководил всем делопроизводством в коллегии. Секретарь докладывал суть дела в присутствии, распределял делопроизводственные документы.

      Секретарь сам “сочинял” важные документы, давал указания по написанию второстепенных документов служащим канцелярии. Секретарь не имел голоса в коллегии, но готовил специальный доклад о состоянии дел в ней, готовил дела к заседаниям, имел надзор за ведением протокола, хранил печать коллегии. Прошениями и челобитными также ведал секретарь. Несмотря на подчинённое положение секретаря, в присутствии его должность была одной из самых важных: он фактически руководил всем делопроизводством коллегии.

      Нотариус вёл протоколы заседаний коллегии. В протокол входило изложение всех дел, слушавшихся в коллегии, по необходимости развёрнутое или сжатое, личное мнение каждого члена коллегии по какому-либо вопросу, а также, в случае прений, запись о несогласии членов друг с другом. Каждый месяц нотариус сшивал протокол и нумеровал листы, записывая содержание дел в алфавитном порядке в начале протокола. Также нотариус имел роспись о не вершенных делах, направлял её Президенту коллегии.

      Актуариус собирал корреспонденцию, приходящую в канцелярию. Также актуариус получал и часть канцелярской работы и заботился о хозяйственной жизни коллегии.

      Низшими по должности работниками канцелярии были канцеляристы и копиисты. Канцеляристы изготавливали дипломы, патенты и другие виды второстепенной документации, которые надлежало подавать секретарю для утверждения.

      В Генеральном регламенте приводится большое количество новых наименований различных видов документации, характерных для коллежского делопроизводства. Слово “репорт” объясняется в нём как “ведомость”, “квитанция” называется “распиской”, “инструкции” – “наказами”, “диплом” – “жалованной грамотой”, “патент” – “жалованной грамотой на чин”. Само общее наименование “документы” переводится как “доказательные письма”.

      К распорядительным документам в Генеральном регламенте относится “рескрипт”, вытеснивший грамоту и имеющий значение распоряжения царя, указа или грамоты, употребляемой для сношения с другими государствами или инструкции. Обилие появившейся новой документации говорит о существенном усложнении процесса делопроизводства в XVIII веке. Генеральный регламент регулировал применение некоторых появившихся видов документов.

      Большое внимание в Генеральном регламенте уделяется такому виду документа, как протокол, возникшему в связи с созданием Петром I учреждений, основанных на коллегиальных принципах управления.

      Генеральный регламент: 1) отразил в себе всю систему коллежского делопроизводства, 2) регламентировал обязанности всех членов коллегии от Президента до копииста, 3) явился основой для последующего развития делопроизводства, в нём рассматривались такие виды работы с документами, как приём, регистрацию, учёт и контроль за документацией, 4) сочинение новых форм документов (были приведены общие принципы протоколирования, характерные для коллежского способа делопроизводства, 5) определены должностные обязанности членов канцелярии: секретаря, нотариуса, актуариуса, регистратора.

      Генеральный регламент явился следствием реформы центрального управления, проведённой Петром I в целях централизации государственного аппарата, наиболее чётко и ясно показав основные положения коллежского делопроизводства, многие принципы которых (учёт и контроль за входящей и исходящей документацией, ведение протоколов и т. д.) оставались действенными до 1917 года, и основы которых сохраняются и до наших дней.

1.3. Изменения в формуляре документа. 

      Создание Генерального регламента в 1720 году обусловило дальнейшие изменения в системе делопроизводства, направленные на более детальную и строго закреплённую регламентацию как принципов делопроизводства, их учёта и контроля за их исполнением, так и развития самой формы документа, начинающую постепенно приобретать постоянные черты. Появляются и другие законодательные акты, посвящённые вопросам документирования, особое внимание в которых уделяется правилам составления документов.

      С созданием Генерального регламента документы составляются уже в строгом соответствие с образцами, их реквизиты закрепляются в строго определённом месте. Одним из шагов к появлению документов – образцов был приведённый в указе Петра I “О форме суда” от 5 ноября 1723 года образец челобитной. В нём был отражён порядок написания прошения, в соответствии с которым было необходимо обращаться в судебные органы. Текст документа составлялся по схеме: “Титло. Потом бьёт челом имярек на имярека, а в чём моё прошение следуют пункты, и писать пункт за пунктом. Прошу Вашего Величества о сём моё прошение учинить…”. В этом образце челобитной уже присутствует порядок написания документа по определённой форме: вначале присутствует адресат с титулом царя, затем следует изложение самого прошения, причём по пунктам, что свидетельствует о некоторой унификации документа в соответствии со “стандартом”, приведённым в указе. Причиной приведения челобитной к единой форме послужило увеличение количества прошений от населения. Для удобства рассмотрения их в судебных органах и ускорения судопроизводства и была приведена данная форма челобитной.

      В ходе петровских реформ происходит дальнейшее изменение в форме документа. В XVIII веке все документы себя называют, вынося заголовки в начале текста, либо упоминая их в адресате. В качестве примера можно привести название указа Петра I : «Инструкция или наказ Петра I рекетмейстеру Василию Павлову» ²⁰, в котором название документа присутствует в адресате. Реквизит “автор” в первой четверти XVIII века обычно уже отделяется от текста, присутствуя либо в подписи с указанием должности, либо в начале текста, находясь рядом с адресатом. Большое внимание на написание реквизитов “адресат” и “автор” оказала “Табель о рангах всех чинов, Воинских, Статских и Придворных”, окончательное создание которой произошло 24 января 1722 года, повлиявшее на развитие в документах государственной власти чинопочитания, так как ещё в начале XVIII века в официальных документах стало употребляться обязательное титулование… Титул чиновника зависел от занимаемой им должности и её места в Табели, а также от социального происхождения.

      Титул состоял из названия должности ( генерал, президент, губернатор…), входящей в один из 14 классов Табели о рангах, самого титула, также зависящего от класса Табели. I и II классам присваивался титул “ваше высокопревосходительство”, III и IV – “ваше превосходительство”, V – “ваше высокородие”, с VI по VII – “ваше благородие”; IX – XIV классы имели титул “ ваше высокоблагородие”. К лицам благородного происхождения – князям и графам обращались, используя титул “сиятельство”, к дворянам и баронам – “благородие”. Духовенство тоже подразделялось на степени и имело свои обращения.