Развитие делопроизводства первой четверти XVIII века

      Отмечалось, что в рапорте нельзя  указывать обстоятельства других  дел, а нужно писать только  по одному вопросу кратко, извещая  только об исполнении или неисполнении  дела, а его обстоятельства писать  на особом доношении по прилагаемой  форме под первыми номером.  Вводя эти правила Сенат заботился  об удобстве обработки информации, поступавшей в это учреждение: такая унификация документа позволяла быстрее изучить суть дела, излагаемого в документе и сделать вывод о дальнейшем его использовании.

      Кроме этого, в указе отмечалось, что дела, уже присланные в  Сенат из губерний, но не касающиеся  его полномочий, а относящиеся  к ведению коллегий, должны будут  отосланы в эти соответствующие  учреждения. При этом в Сенате  составлялся реестр этих документов.

      Сенат устанавливал виды и  формы ведомостей, а также сроки  их исполнения, которые, учитывая  количество документов, доставляемых  в губернию, часто оказывались  трудновыполнимыми или невыполнимыми  совсем.

      Была установлена система постоянно  повышающихся штрафов за нерапортование  и за неисполнение в назначенный  срок требований, изложенных в  указах высшей власти.

      Исходя из изложенного, можно  сделать вывод, что взаимодействие  Сената с центральными и местными  органами власти было тесным  и заключалось в ведении переписки,  чему были посвящены многие  законодательные акты второй  четверти – конца XVIII века. Хотя  после смерти Петра I значение  Сената, как органа, руководящего  местными и центральными органами  власти, уменьшается, всё же нельзя  говорить о прекращении их  взаимодействия на указанный  период.

      Наоборот, количество документов, подчас  не нужных, в переписке между  ними только увеличивается. И,  хотя Сенат старается регламентировать  это взаимоотношение в своих  законодательных актах, ускорить  ведение дел путём формализации  доношений, рапортов и ведомостей, в которых должна излагаться  суть одного вопроса, Сенат  испытывает трудности в процессе решения дел, связанных с местными и центральными органами власти.

      Несмотря на изложенные затруднения,  Сенат на протяжении второй  четверти – конца XVIII века оставался  основным учреждением, регламентировавшим  делопроизводство, о чём свидетельствуют  издаваемые им многочисленные  законодательные акты, посвящённые  данному вопросу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3. Изменения  в оформлении документа. 

      Реформы Петра I значительно расширили количество видов документов и произвели изменение в их формулярах в направлении дальнейшей регламентации и приведения их к единому стандарту. Генеральный Регламент закрепил эти изменения в виде основного свода правил по делопроизводству коллегий.

       Изменения в порядке документирования происходили и после смерти Петра I и прежде всего касались создания типовых форм документов. В это время особенное распространение получают инструкции. В указе от 29 декабря 1738 года “О сочинении всем присутственным местам инструкций с объяснениями в оных порядка в отправлении дел”, указывается, что всем Коллегиям, Приказам и Канцеляриям составить в Сенате каждому местному учреждению собственную инструкцию, в которой должны описываться основные принципы организации дел в учреждениях.

      В документации XVIII века “…всё большее место занимает цифровая знаковая система, вытесняется текст, побеждает графовая форма изложения содержания”²³.

      В течение второй четверти – конца XVIII века реквизиты документа приобретают самостоятельное значение и занимают своё собственное, устойчивое место в формуляре документа. Например, вид документа уже повсеместно указывается после адресата, над текстом, также как и в форме рапорта, где указывается полное название документа.

      19 февраля 1786 года согласно указу Сената на имя Её величества, так и в присутственные места по исковым и другим делам было предписано писать жалобницы и прошения вместо бывших в ходу до этого челобитен.

      В документах XVIII века реквизит “автор” отделялся от текста и обычно указывался дважды: в подписи при написании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата. Адресат указывался в строке над текстом. Дату писали либо в начале, либо в конце текста или же под текстом с левой стороны.

      В рассматриваемый период происходили также значительные изменения в оформлении состава удостоверения документа. Во всех документах во второй четверти – конце XVIII века начинает присутствовать авторская подпись. Особенное внимание в законодательных актах центральной и высшей власти уделялось удостоверению таких документов, как протоколы Сената. Руководство Сената в жесткой форме требовало, чтобы протоколы были подписаны всеми сенаторами, иначе они не подлежали отправке.

      Из этого следует, что уже в XVIII веке удостоверению документов придавалось большое значение в теории, хотя на практике нередко эти требования игнорировались.

      Следующим важным законодательным актом, касающимся вопросов удостоверения документа, был указ Сената от 19 февраля 1786 года, в котором вводились изменения в подписи документов, направляемых императорским особам – “Об употребления слов и речений “бьёт челом” и замене их на “просит имярек”. 

В нём  предписывалось “после титула Её Императорского Величества вместо “бьёт челом” ставить  “приносит жалобу” или “просит имярек”. В присылаемых же к императрице письмах и реляциях, или же донесениях, в конце указанных документов “…вместо “всеподданнейший раб”, подписывать просто “всеподданнейший” или “верный подданный”, а равным образом в патентах, присяжных листах и всех прочих бумагах, где слово “раб” включено было, вместо оного употребить имя: “подданный”.

      Документы удостоверялись печатями. При вступлении на престол нового царя или царицы вслед за изменением титула, менялась и печать. Что свидетельствует о заботе высшего органа власти, стремившегося к тому, чтобы документы по всей стране были действительными, что всецело зависело от правильности их удостоверения.

      Со второй четверти – конце XVIII века происходили дальнейшие изменения в оформлении документа, направленные на его дальнейшую формализацию, введение табличных форм документа, приведения к единому стандарту документов одного вида. Уделялось большое внимание и удостоверению документа: предпринимались попытки вести жёсткий контроль за подписанием протоколов Сената. Также можно говорить, что изучаемые здесь законодательные акты данного периода являют собой необходимые изменения как в регламентации оформления документов, так и всего делопроизводства высших, центральных и местных органов власти в целом.

      Регламентация делопроизводства в законодательных актах второй четверти – конца XVIII века представляет собой попытку высшей власти, и, прежде всего, Сената, ускорить решение дел в государственных учреждениях и упорядочить ведение переписки между ними. 
 

Заключение. 

      Регламентация делопроизводства в XVIII веке была вызвана желанием Петра I усовершенствовать государственное управление с целью более эффективного решения дел, и развивалась в последствии по следующим направлениям: усовершенствования властных учреждений и порядка ведения дел в них, чему служило создания подробных сводов правил (например, Генерального регламента), создание новых видов документов, унификации их формы (рапорты, донесения и т.д.), изменение в оформлении документов (введение тетрадной формы делопроизводства и т.д.). Наиболее масштабная регламентация делопроизводства относится ко времени петровских реформ, когда сам царь, справедливо опасаясь за судьбу своих реформ, руководил данным процессом. Большинство указов данного периода издано от имени Петра I, он лично редактировал многие законодательные акты, в том числе Генеральный регламент.

      Законодательные акты, относящиеся к периоду от смерти Петра I до конца XVIII века, издавались, главным образом, Сенатом, и уже не представляли собой такого полной регламентации ведения дел, как ранее. Они касались той или иной конкретной проблемы, например большому количеству нерешённых дел.

      Рассматриваемый процесс можно подразделить на два периода: 1) начало – первая четверть XVIII века - процесс отмирания приказной системы делопроизводства, вызванный петровскими реформами и зарождения и развития на его месте коллежского с созданием новых органов управления, обеспечивающих его функционирование; 2) вторая четверть – конец XVIII века – процесс дальнейшего развития коллежского делопроизводства, окончательного закрепления его норм в процессе управления, а также продолжающихся попыток регламентации как процесса делопроизводства в целом, так и самих документов, используемых в данном процессе, в том числе выражавшихся в разработке единой формы документа.

      Конец XVII – первая четверть XVIII века был ознаменован проводимой Петром I полной перестройкой органов государственного управления, которая была направлена на решение возросших нужд государства в военной, экономической и административных сферах, обусловившее дальнейшее совершенствование принципов делопроизводства.

      Ряд указов Петра I был посвящён введению гербовой бумаги и замене столбцов тетрадями, повлиявшей на изменение формы документа и ускорении процесса контроля и учёта документов в процессе управления.

      В указе Петра I о должности Сената была регламентирована работа канцелярии Сената и порядок ведения делопроизводства в ней. Указ о должности генерал-прокурора Сената являл собой должностную инструкцию, определяющую права и обязанности главы Сената. Появление такого нового вида документа, как должностная инструкция также свидетельствовало о стремлении высшей власти в лице царя к широкой регламентации всех сфер жизни, в том числе и делопроизводства.

      Основным законодательным актом, регулирующим делопроизводство в коллегиях явился Генеральный регламент – основной документ, регламентирующий делопроизводство в XVIII веке, в котором наиболее полно отразились все основные принципы ведения дел в коллегиях.

      В первой четверти XVIII века в законодательных актах была отражена не только регламентация документирования, но и изменение самой формы и правил составления документов. Реквизиты в указанный период уже получили свои чётко очерченные места, предпринимаются попытки унификации формы документа.

      Таким образом, в указанное время произошёл постепенный переход от приказной формы делопроизводства к коллежской, что было отражено во многих рассмотренных источниках. Генеральный регламент явился основным документом, зафиксировавшим принципы ведения делопроизводства в XVIII веке и сформулировавшим основные принципы его дальнейшего развития, прежде всего стремление к последующей регламентации делопроизводства, что в дальнейшем выразилось в законодательстве второй четверти – конца XVIII века.

      Следующий период ( вторая четверть – конец XVIII века ) характеризуется дальнейшим развитием принципов коллежского делопроизводства, возникшего в ходе реформ Петра I. Его развитие наиболее отчётливо можно проследить, приняв за основу деятельность Сената. И, хотя Сенат, как высшее законодательное учреждение в наблюдаемый промежуток времени постепенно утрачивает свою роль, он продолжает издавать большое в количественном отношении число актов законодательного характера, в которых более или менее полно регулируется документирование деятельности Сената.

      В данных актах законодательства высшей власти, преимущественно указах, отразился порядок ведения дел в самом Сенате: регистрация, исполнение документа, их унификация и стандартизация, имевшая целью ускорить процесс прохождения дел, как в самом Сенате, так и по другим государственным инстанциям, и их исполнение ( хотя, следует признать, что эти попытки не всегда достигали необходимого эффекта).

      В законодательстве Сената отразился и процесс регламентации его взаимоотношений с другими властными учреждениями, как центральными (коллегии), так и местными (канцеляриями губернаторов, провинциальных или уездных воевод). Сенат, которому была придана функция надзора за данными органами власти, стремился как можно более детально контролировать губернаторов или других местных начальников, чему служили попытки формализации губернаторских отчётов, ведомостей. С другой стороны, Сенат стремился к ускорению прохождения и решения дел, что побуждало его к регламентации вопросов, находящихся в его компетенции, усовершенствованию форм отчётности, направленных на облегчение их обработки Сенатом и, даже, ликвидации ненужных ведомостей.

      В компетенцию Сената входило и разработка изменений в оформлении документа, направленная на его формализацию, введение табличных форм, приведение к единому стандарту документов одного вида. Большое внимание уделялось в том числе и удостоверению документа: реквизитам “подпись” и “печать”.