Состояние архивного дела в Российской империи (XVIII в.)

Поместно-Вотчинный  архив.

     Еще в 1722 г. предписывалось пересылать в архив Вотчинной коллегии дела о помещичьем землевладении из Московского архива КИД, Разрядного, Посольского и Казанского приказов, Московской губернской канцелярии и др. Передача материалов продолжалась на протяжении почти всего XVIII века. Но большая часть документов была неупорядочена, что и явилось причиной создания Поместно-Вотчинного архива, который возник в январе 1786 г. по именному указу «Об упразднении Вотчинной коллегии и наименовании архива ея Государственным». Его основу составили комплекс документов центральных поместно-вотчинных учреждений XVI—XVIII вв. Новый архив после упразднения Вотчинной коллегии должен был стать самостоятельным учреждением. Однако коллегия ликвидировалась не полностью. Для решения неоконченных дел и сдачи их в архив временно был оставлен Вотчинный департамент, который затем превратился в постоянное учреждение и подчинил себе архив. В связи с этим в дореволюционной литературе он часто именовался «Архив Вотчинного департамента». Он имел коллегиальное управление — присутствие. Этому архиву уделялось особое внимание. Его штаты значительно превосходили штаты других архивных учреждений, Так, в 1786 г. здесь (вместе с охраной и обслуживающим персоналом) насчитывался 161 человек. Вотчинному департаменту и архиву, хранившему свыше 40 тыс. дел, ассигновалось ежегодно более 21 тыс. руб., т.е. в два с лишним раза больше, чем Петербургскому и Московскому архивам старых дел, вместе взятым, хотя последние хранили около 7 млн. дел.

     В 1787 г. Поместно-Вотчинный архив переехал во вновь построенное здание присутственных мест в Кремле, где ему отвели четыре   галереи.   Материалы   были   размещены   на   стеллажах, в шкафах и ларях.Поместно-Вотчинный архив комплектовался делами Канцелярии вотчинных дел, Вотчинной коллегии, Вотчинного департамента. Это указы Сената, протоколы и журналы заседаний коллегии и присутствия Вотчинного департамента, записные книги постановлений по земельным делам, материалы о купле и продаже имений и крестьян. Большое место среди документов первой половины XVIII в. (до 1755 г., когда была открыта Главная межевая канцелярия) занимали дела по межеванию. Но со второй половины XVIII в. такие материалы стали поступать в Межевой архив.

Несмотря  на сравнительно небольшое количество материалов, упорядочение дел продвигалось медленно. Среди документов находилось немало столбцов и вязок, которые включали в себя множество источников. В Поместно-Вотчинном архиве широко практиковалось составление алфавитов: именных (по фамилиям владельцев) и географических (по наименованиям поместий и угодий). Составление таких справочников являлось характерной чертой для всех архивов, выполнявших большую справочную работу.

Деятельность  Поместно-Вотчинного архива регламентировалось специально выработанными инструкциями. В частности, предписывалось, чтобы сотрудники являлись на службу «в порядочной одежде, обуви и прическе волос, работали бы прилежно и с челобитчиками обходились вежливо». Особое внимание обращалось на то, «чтоб вотчинных дел... никто отнюдь выносить не мог, а ...за кем сие примечено будет, таковых брать под стражу.

Межевой архив.

     С 1765 г. до середины XIX в. проводилось Генеральное  межевание, которое узаконило за помещиками огромное количество земель. Для проведения межевания была создана  Межевая экспедиция Сената, преобразованная в 1794 г. в Межевой департамент. Указом этой экспедиции от 14 января 1768 г. предписывалось «после окончания межевания каждой губернии» всю документацию «содержать в особливо» учреждающемся при Московской межевой губернской канцелярии межевом архиве.

     Новый архив концентрировал материалы, имеющие для дворянства и государственного аппарата России очень важное значение. Не случайно его неофициальным названием было «Государственный Межевой архив». Несмотря на это, сначала он испытывал трудности с помещением и оборудованием: «Во всех покоях, в потолках и стенах от ветхости имеются расщелины... В секретарской комнате... в недавнем времени в сводах с превиликим звуком сделалась не малая расщелина, отчего опасно, дабы от ветхости всех покоев не последовало нечаянного     несчастья».     Подавляющее     большинство     документов лежало на полу, причем дела были «измяты, измараны, изодраны, погнили и мышами поедены». На материалы целого ряда уездов алфавиты и другие справочники не были составлены, а запросов поступало большое количество. Поэтому «...в приискивании планов и книг было великое затруднение»   .

     В 1788 г. Межевой архив переместили  во вновь построенное здание присутственных мест в Кремле. Здесь размещался ряд архивных учреждений и по распоряжению московского главнокомандующего документы по межеванию отделили «от прочих архивов стенами». Межевой архив обеспечили необходимым оборудованием, выделив 117 больших и мелких шкафов.

     После разрешения вопроса с помещением комплектование архива пошло весьма интенсивно. Кроме документов по Генеральному межеванию в архив поступили отдельные источники по межеванию Ингерманландской губернии и так называемого Елизаветинского межевания (середина XVIII в.) по ряду уездов Московской губернии и частично Казанской и Архангельской губерний. К концу XVIII в. здесь находилось около 900 тыс. дел. Архивисты не успевали разбирать материалы. Поэтому для приведения документов в порядок в декабре 1796 г. Межевой архив разделили на два отделения: чертежное и канцелярское (последнее в начале XIX в. получило наименование «писцовое»). Были установлены две должности директоров. В дореволюционной литературе эти отделения часто именовали самостоятельными архивами. В чертежном отделении хранились утвержденные планы с межевыми книгами, уездные планы, атласы, экономические примечания и алфавиты или реестры всех хранящихся планов. Систематизация картографических материалов (по сравнению с архивными документами Сената и коллегий) была хорошо разработана. В ее основу положили территориальный признак. Источники распределялись по губерниям и уездам, на шкафах имелись наименования города или региона, документы которых здесь хранились.

     Картографическая  документация (планы, карты, атласы) и  текстовая (межевые книги, экономические  примечания) были тесно связаны между собой, поясняя и дополняя друг друга. Особый интерес представляют экономические примечания, т.е. объяснительные записки к картографическим материалам. Их составлению, полноте и точности уделялось большое внимание. В постановлении Межевой экспедиции в июле 1766 г. подчеркивалось, чтобы экономические примечания составлялись «с прилежанием и верностью, а наугад отнюдь того не делать, ибо от неверности больше может произойти вреда, нежели пользы. В таком случае правительству лучше не иметь совершенно сведения, нежели быть уведомлену, но не справедливостью». Поэтому неоднократно вырабатывались инструкции, в которых уточнялись и дополнялись требования к составлению экономических примечаний. В них заносились фамилии владельцев, сведения о количестве и качестве земли, составе почвы, породах леса, глубине и ширине рек, наличии полезных ископаемых, технике сельского хозяйства, возникновении и росте городов, стихийных бедствиях, торговых заведениях, народных промыслах и других вопросах, вплоть до того, какие сорта рыб водятся в реках и водоемах или какие звери и птицы имеются в лесах.

     В писцовом отделении было сконцентрировано делопроизводство по межеванию: поверочные планы, чертежи, полевые журналы, судебные решения, крепостные акты и др. Здесь  же отлагались дела, поступившие из губернских контор по межеванию (продажные, спорные, следственные дела, указы Сената, документы различных межевых инстанций).

     В Межевом архиве интенсивно велась разработка справочников, причем основное внимание уделялось составлению алфавитов. В 1797 г. вышел указ Межевого департамента Сената, который предписывал разрабатывать к экономическим примечаниям два алфавита: первый — с наименованием земельных участков, второй — с фамилиями владельцев.

     В самом конце XVIII в. началась концентрация важнейших военных документов. В 1797 г. возникло собственное е.и.в. депо карт, в которое передали более 20 тыс. карт, планов и атласов из упраздненного департамента Генерального штаба, некоторые картографические материалы из Эрмитажа, текстовая документация из кабинета Екатерины II, канцелярии генерал-прокурора Лопухина, канцлера А. А. Безбородко. Депо карт размещалось в нескольких комнатах Зимнего дворца, и нехватка помещения сдерживала его комплектование.

Организация архивного дела.

     В XVIII в. столбцы не отвечали нуждам возрастающей справочной работ, поэтому  в делопроизводство стало внедряться ведение дел на листах книг и тетрадей. Немаловажную роль в этом сыграла заинтересованность правительства в экономии писчего материала. В указе об отмене столбцового делопроизводства говорилось, что раньше «писали в столбцы на одной странице и в том исходило бумаги много... А как учнут писать в лист, и на обеих сторонах тетради, расходу бумаге будет меньше». В 1700—1726 гг. столбцовое делопроизводство было отменено.

     В ряде указов и инструкций давались указания о необходимости правильного  ухода за документами различных  видов и форм. Так, в инструкции 1720 г. предписывалось в архиве Вотчинной  коллегии материалы в столбцах перебрать  и переклеить, документы бережно  хранить, составлять на них реестры, описи.

     В инструкции 1720 г., данной архивариусу  КИД А. Почайнову, регламентировалась разработка, упорядочение и описание дипломатических источников. Она  требовала материалы, отправленные из КИД к русским дипломатам при  зарубежных дворах, разбирать «по годам, по месяцам и по числам», а затем «переплесть в книги погодно порознь». Далее говорилось о документах, которые поступили в коллегию от иностранных правительств: «грамоты ж чужестранных государей отобрать в пакеты особо и учинить надписи, а со оных переводы приложить к делам тех дворов... и всему тому сделать записную книгу с регистром по нумерам по алфавиту». Дифференцированно требовалось разбирать и описывать «корреспонденцию... на иностранных языках», «разных персон письма», «Приказного стола дела» и «Гетманского повытья дела», т.е. материалы дипломатического характера, относящиеся к Украине. Инструкция предписывала бережно относиться к документам, заботиться об их сохранности. Столбцы предписывалось расклеить, а полученные листы («сставы») переплести в книги (в 40-е годы XVIII в. сотрудники Московского архива КИД сочли это нецелесообразным и столбцы не расклеивали). Выделенные в помощь канцеляристы должны были разбирать простую документацию, а секретные дела «разбирать ему архивариусу самому». Инструкция предписывала: «Которые подьячие к делам архива определены будут, оных к другим делам не иметь, а быть им при том деле безотлучным». Однако в подавляющем большинстве архивов прикомандирование сотрудников носило временный характер или же они исполняли определенную работу в учреждении-фондообразователе.

     Наряду  с этим проводились мероприятия, направленные на сохранение подлинных  ценных документов. Так, указом Сената 1726 г. предписывалось снимать копии  со столбцов Поместного приказа. Но копирование дел не было осуществлено. Позже такая работа была проведена в Московском архиве КИД, где в 1766— 1767 гг. сняли копии со значительной части сохранившихся документов Царского архива. Однако меры к обеспечению сохранности источников принимались явно недостаточные. Так, профессор Московского университета Х..-Ф. Матеи во второй половине XVIII в. присвоил из московских хранилищ более 50 древних рукописей и продал их за границей.

     Случаев сознательного уничтожения документов в XVIII в. было мало. Указы Сената 30 марта и 30 июля 1745 г. предписывали уничтожать «учиненные принцу Иоанну присяги», грамоты, указы, патенты и другие материалы (так называемые дела с известным титулом), относящиеся к кратковременному правлению Ивана Антоновича (1740—1741). Правительство Елизаветы Петровны стремилось уничтожить документы, напоминающие о том, что императрица вступила на трон в результате дворцового переворота. В период Крестьянской войны 1773—1775 гг. Екатерина II дала указание уничтожать материалы, исходящие из лагеря восставших (манифесты, указы), «посредством палача». Вопрос об оценке документов с целью их хранения или уничтожения еще не ставился. Письменные материалы являлись «казенной собственностью», и за их гибель руководители учреждений могли нести ответственность. Поэтому сознательно материалы не уничтожались, но зато в большом количестве погибали от плохих условий хранения.

     Качественный  уровень архивных справочников был  низок. При переклеивании столбцов сставы часто смешивались, заголовки  в ряде случаев не отвечали содержанию дел, нередко книги вписывались в опись без заголовка, а лишь с обозначением номера и года. Средства на нужды архивов отпускались явно недостаточные. Положение с оборудованием оставляло желать лучшего. К концу XVIII в. архивы были снабжены шкафами и полками, но, как правило, в недостаточном количестве. Поэтому документы складывали в ящики и другие вместилища или просто сваливали на пол.

Организация хранения документов.

  В XVIII в. выявились два подхода к организации хранения документов. В «текущих» архивах действующих учреждений в основном сохранялся прежний порядок классификации архивных дел, выработанный еще в канцеляриях. Например, в указе о разборе земского архива г. Митавы (1797) говорилось следующее: «Дабы разобрав тот архив, отделили они каждому Присутственному месту принадлежащие дела». Внутри документальных массивов источники разделялись по тематическому, хронологическому и другим принципам. Таким образом, в «текущих» архивах продолжал доминировать принцип происхождения — «провениенции».

     В исторических архивах начинает проявляться  иной подход, который в своей основе можно назвать библиографическим: каждый отдельный документ рассматривался в качестве самостоятельного объекта  и приравнивался в классификационном  отношении к книге. Документы стали классифицироваться по предметному признаку, на основе жестких формально-логических схем. Характерно, что распределение материалов по принципу принадлежности — «пертинентности» — в России происходило в исторических архивах, не особенно больших по объему хранящихся дел. Это можно объяснить тем, что многомиллионные документальные массивы просто невозможно было подвергнуть подобной классификации  при  ограниченном   количестве  архивных  сотрудников.

     Перегруппировка документов по принципу «пертинентности» была проведена в Московском архиве КИД. Еще в середине XVIII в. его управляющий М. Г. Собакин разработал план, согласно которому материалы делились на две части: «старый архив», заключавший дела до 1700 г., и «архив новый», в который входили дела за последующий период (документы Посольской канцелярии, КИД и ее Московской конторы). Документы внутриполитического характера хранились отдельно от дипломатических. Последние должны были концентрироваться по государствам. Но полностью реализовать свой план Собакину не удалось.