Технология работы с кадровой документацией

Министерство образования  и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Факультет  экономики  и управления

 

Кафедра государственного и  муниципального управления

 

 

 

 

Реферат

 

«Технология работы с кадровой документацией»

ОГУ 100103 .65.8012. 13Р

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                      Руководитель работы

                                                                                      ст. преподаватель

                                                                                       _______ Н.В. Воржева

                                                                                      « _____»_______2012г.

                                                                                      Исполнитель

                                    студент группы 10СКСТ-1

                                                                                       ______А.В. Никонова

                                                                                      «_____»__________2012г.

 

 

 

 

 

 

 

Оренбург 2012

Содержание

Введение

1 Общий состав документации кадровой службы

2 Организационное обеспечение  работы с кадровой документацией

2.1 Система учета кадровой  документации

2.2 Хранение кадровой  документации

2.3 Формирование и хранение  личных дел

2.4 Учет и хранение трудовых  книжек

3. Использование в работе  с кадровой документацией «Помощника  кадровика»

Заключение

Список использованных источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В большинстве компаний отделы кадров или службы управления человеческими  ресурсами больше привыкли заниматься планированием  численности работников на предприятиях. Их главная задача - добиться,  чтобы  на предприятии или в организации было столько работников,  сколько  должно  быть  в  соответствии  со штатными расписаниям.

Но  сегодня  отделам  кадров  важно уже добиваться не просто своевременного   заполнения вакансий, чтобы  поддерживать  на должном  уровне  объем  производства. Система  работы  с кадрами должна быть   спланирована таким образом,  чтобы  постоянно добиваться  увеличения  в  составе  рабочей  силы предприятия тех людей,  кто  обладает  хорошими знаниями, и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше в каждом подразделении.

Среди общей массы управленческих документов выделяются отдельный комплекс. Которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами, документы, регулирующие вопросы  приёма на работу, перевода, предоставление отпусков, поощрений и взысканий  и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).

Цель работы заключается  в том, чтобы  проанализировать все  виды унифицированных форм кадровой документации и технологию работы с  ними.

Унификация кадровой документации составляет  полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение  и п.т. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому  все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять  и соблюдать меры по обеспечению  их сохранности.

Документация по личному составу  ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы  и вида деятельность, при этом руководитель несет персональную ответственность  за правильное введение, хранение и  использование документов.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкциями Минтруда России.

Функции документации по личному составу - оформление и  закрепление трудовых отношений.

 

 

1. Общий состав документации кадровой службы

 

 

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного  улучшения его состава можно  решать только при наличии совершенной  системы информационного обеспечения  работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и  обновляется на основе применения современных  информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической  информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих.

Начисления пенсий, определения  дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в  кадровых службах. Под обобщающими  понятиями «кадровая документация»  или «документация по личному  составу» подразумевают широкий  круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и  отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
• личная карточка (форма № Т-2);
• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу

(форма № Т-5);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
• личные заявление работников предприятия;
• графики отпусков;

В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу. С этой целью разработана инструкция.

Документы по кадровому составу  являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учёте и хранении в течение длительного срока.  Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты (Рисунок 1).

Рисунок 1. Унифицированная  система первичной учетной документации

Код по ОКУД	Наименование формы
Документация  по приему на работу
02810714	Заявление о приеме на работу
02810714	Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
Документация  по переводу ни другую работу
02820718	Заявление о переводе на другую работу
02821416	Представление о переводе на другую работу
Документация  по увольнению с работы
02830711	Заявление об увольнении
02831610	Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
Документация  об оформлении отпусков
02840715	Заявление о предоставлении отпуска
Документация  по оформлению поощрений
02851417	Представление о поощрении
02851618	Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
Документация  по оформлению дисциплинарных взысканий
02860416	Докладная записка о нарушении  трудовой дисциплины
02860913	Объяснительная записка  о нарушении трудовой дисциплины
02861516	Приказ о наложении  дисциплинарного взыскания
02861611	Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении  дисциплинарного взыскания

Между разработчиками унифицированных  систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например, приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому рассматриваемый нами перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В некоторых формах документов заметна социальная ориентация: для служащих и для промышленных рабочих, в других такая мотивация незаметна.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме  между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать  следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать.

Контракт составляется в  двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться  у работника. Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной  из унифицированных форм первичной  учетной документации, применение которых  с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Приказы по личному составу  являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций  кадровой службы. Приказами оформляются  прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов  и изменение  анкетно-биографических данных; поощрения  и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут  выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении  его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации  с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника  и др.

Личное заявление работника  о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка  подписи. В дальнейшем на заявлении  проставляется резолюция  руководителя и отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

Приказы по личному составу  оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу  не имеет констатирующей части и  глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это  принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу  начинаются с распорядительного  действия. Принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному  составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа  по личному составу должен быть сформулирован  в строгом соответствии  с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Постоянной информацией для любого кадрового  приказа является указание распорядительного  действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени  и отчества полностью – при  приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в  пунктах приказа по личному составу  определяется спецификой распорядительного  действия.

При приеме на работу обязательно  устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при  необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д. При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов -  с указанием продолжительности), причина перевода, изменение оплаты труда (если оно возникает).

Проект приказа по личному  составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных  подразделений, работники которых  упоминаются в приказе. Предусмотрено  обязательное визирование приказов по личному составу руководителем  кадровой службы.

Приказы по личному составу  обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы  используют книгу регистрации. В  книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу  рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа  добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его  по номеру от приказа по основной деятельности). На предприятии ведутся  разные буквенные  обозначения для разных  по содержанию кадровых приказов, например: №28/к –  приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км – о командировании, №43/о  – об отпуске, № 21/ п – о поощрении.