Технология работы с кадровой документацией

Информация, содержащаяся в  приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется  в трудовых книжках.

Личная карточка (форма  № Т-2,) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при  необходимости заполняться данными  по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое  на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует  записывать и другие данные о работнике.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется  при оформлении перевода работника  из одного структурного подразделения  в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается  начальником структурного подразделения  и руководителем организации.

На основании приказа  о предоставлении отпуска отдел  кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся  за отпуск. При предоставлении отпуска  без оплаты рядом с указанием  о количестве дней отпуска указывается  «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма  № Т-8,) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется  работником отдела кадров в двух экземплярах  на всех работников, за исключением  увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем  организации.

В разделе «справка о несданных  имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных  ценностях, числящихся за работником.

Табель учета использования  рабочего времени  и расчета заработной платы (форма № Т-12,) применяется  для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для  составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования  рабочего времени за каждый день в  табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма  № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или  увольнении пишутся от руки, в свободной  форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В  заявлении следует указывать  следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку  подписи. На заявлении ставится резолюция  и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором  определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений  и предприятия в целом. Форма  графика отпусков содержит следующие  реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

К документам по личному  составу относятся:

1. документы по аттестации сотрудников;
2. личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);
3. документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий.

В то же время в  офисах с небольшой текучкой сотрудников  обходятся без компьютерной базы данных и вполне успешно применяют  традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.

Обязательное ведение  большинства кадровых документов предусмотрено  Трудовым кодексом РФ, инструкцией  по ведению трудовых книжек, другими  ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных  в масштабах всей страны бланков, например:

1. трудовая книжка,
2. листок по учету кадров,
3. график отпусков и др.

Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например:

1. для некоторых кадровых приказов,
2. справок с места работы или учебы.

Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, к этой группе документов относятся, например:

1. заявления,
2. докладные и объяснительные записки.

Обновление системы  правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. Необычно для отечественной системы документационного обеспечения и использование этого документа-саморекламы. Резюме предназначены для рассылки по адресам нескольких фирм, в которых вам бы хотелось получить работу, рассылки по Интернету, газетной рекламы.

К документации по личному составу условно можно  отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести  применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация и заявляются претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов, по законодательству, также заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими информационными документами о сотрудниках организации.

 

 

 

2 Организационное  обеспечение работы с кадровой  документацией

2.1 Система  учета кадровой документации

 

В кадровой службе ведется большое количество регистрационных  массивов в основном в книжной (журнальной) форме (Рисунок 2). Это обусловлено социальной значимостью кадровой документации и длительным сроком их хранения.

 

Рисунок 2. Образец формы журнала для регистрации приказов по личному составу

 

№п/п	Дата	Краткое содержание	Примечания
1-К	2.01	0 приеме на работу  менеджером Иванова Л.А.
2-К	2.01	Об увольнении 27 сотрудников	Коллективный
3-К	4.01	0 переводе Козина  Е.Д. на должность зав. отделом  рекламы
4-К
5-К

 

В связи с разницей в сроках хранения для регистрации  кадровых распорядительных документов, как правило, ведут две базы данных:

1. приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имеющих срок хранения, как и сами приказы, 75 лет;
2. приказов (распоряжений) по предоставлению отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и другим вопросам, имеющих срок хранения 5 лет.

Возможно более  дробное разделение системы регистрации  последней группы кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и  ведут отдельные регистрационные  массивы на документацию по командировкам, на выдаваемые сотрудникам справки, по поощрениям и взысканиям, по отпускам.

 

 

2.2 Хранение  кадровой документации

 

 

В кадровой службе все приказы хранятся в подлинниках. Копии кадровых приказов по персональным вопросам: приему на работу; поощрениям и взысканиям, повышениям и т.д.дополнительно помещаются для хранения в личные дела сотрудников (если они ведутся). По вопросам, связанным с финансами, копии кадровых приказов в качестве первичных учетных документов поступают и в бухгалтерию, хранятся и уничтожаются вместе с другой бухгалтерской документацией. Приказы о назначении новых руководителей организаций, а также важнейших структурных подразделений в копиях могут доводиться до сведения всего коллектива. Форму ознакомления с такими приказами целесообразно закрепить в положении о кадровой службе.

Технологии учета  и хранения кадровой документации предполагают обязательную роспись сотрудников, подтверждающую получение на руки: пропусков (Рисунок 3), аттестатов, дипломов, трудовых книжек, трудовых договоров (контрактов), страховых свидетельств и т.д.

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

 

 

Рисунок 3. Образец формы журнала выдачи пропусков 

 

№докумен-та	Структурное подразделение	Фамилия, имя, отчество	Расписка в получении
26	Отдел статистики	Муров Семен Иванович	Подпись
27	То же	Дикой Илья Петрович •	Подпись ‘

 

 

 

 

 

 

3. Формирование и хранение личных дел

 

 

Досье, или личные дела, представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике. Личные дела могут быть заведены на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки.