Требования к изготовлению информационно-справочной документации

СОДЕРЖАНИЕ 

РАЗДЕЛ 1. Структура учреждения «Государственный Архив Рязанской Области»……………………………………....……..........................................................4 
 

РАЗДЕЛ 2. Требования к изготовлению информационно-справочной документации…………………………………………….………………….....................8 

   2.1. Акт…………………………………………………………………………..............8 

   2.2. Протокол………………………………………….…………………………….…11 

   2.3. Докладная записка …………………………………………...…………………..14 

   2.4. Объяснительная записка…………………………………...…………………….16 

   2.5. Служебная записка……………………………………………….………………17 

   2.6. Письмо…………………………………………………………………………….18 

   2.7. Справка……………………………………………………………………………22 

   2.8. Телеграмма………………………………………………………………………..24 

   2.9. Факс………………………………………………………………………………..27 

   2.10. Отзыв……………………………………………………………………………..28 
 

РАЗДЕЛ 3. Практическая часть «Оформление документов

 по управленческой  деятельности»……………………………………………..……...29 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ..………………………………………………………………….........51 
 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….........52 
 
 
 
 
 
 
 
 

РАЗДЕЛ 1

СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ 

«Государственный Архив Рязанской Области» 

    Данная  письменная работа написана на основании  производственной практики, в учреждении «Государственном Архиве Рязанской Области». Данные по этому предприятию были заполнены с 1 сентября 2009 по 30 июня 2010 гг.

Тема  моей работы «Оформление информационно-справочной документации» является актуальной в настоящее время. В работе секретаря знание и умение правильного оформления каких-либо документов необходимо, ведь не одна организация не обходится без разного вида документов.

 Целью  курсовой работы является изучение  основных правил документирования  деятельности государственных учреждений. Основные задачи курсовой работы:

- анализ  основных правил составления  и оформления документов в соответствии с действующими стандартами России;

- изучение  основных правил документирования  в управленческой деятельности  учреждений;

Успешная  деятельность любого предприятия невозможна без умения работы персонала с  документами.

    Цель  моей практики – обретение навыков по моей профессии и проверке знаний на практике.

    Помещение, где находится секретарь, оснащено оргтехникой: ПК, факсом, принтером  и копировальным аппаратом, которые  помогают быстро обрабатывать документацию.  Так же рядом с местом секретаря находится телефон, которым он пользуется по мере необходимости, отвечает на звонки. Удобное, современное рабочее место позволяет использовать все знания и навыки, полученные за время обучения. 
 
 
 
 

     

     

       

       

       

       

       
 
 
 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

 
 

1. Общая часть

  1.1. Секретарь является техническим исполнителем по обеспечению и          обслуживанию работы своего непосредственного руководителя.

  1.2. Секретарь административно подчинен руководителю предприятия, а методически – начальнику канцелярии.

  1.3. На должность секретаря назначаются лица, имеющие среднее образование, а также окончившие курсы секретарей и работы на персональном компьютере.

  1.4. Секретарь назначается от занимаемой должности руководителя предприятия по согласованию с начальником канцелярии.

Секретарь в своей деятельности руководствуется:

  - уставом данной организации; приказами и директивными материалами по организации;

  - инструкций по документационному обеспечению управления;

  - правилами пользования средствами механизации и автоматизации управленческого труда;

  - нормами орфографии и пунктуации;

  - правилами внутреннего трудового распорядка;

  - настоящей должностной инструкцией.

2.  Основные  задачи и обязанности 

  2.1 Основной задачей секретаря является обеспечение правильного и своевременного выполнения возложенных на него поручений.

  2.2    Для выполнения этой задачи секретарь обязан:

  -     обеспечить рабочее место руководителя всем необходимым для работы;

  - просматривать, проставлять входящий номер и дату поступления корреспонденции и передавать на доклад руководителю;

  -     регистрировать на карточке поступающую корреспонденцию с

   резолюцией руководителя и передавать  исполнителям; 

  - вести  контроль за исполнением документов и докладывать руководителю

    о невыполнении их в срок;

  - регистрировать  исходящую корреспонденцию, проверять  наличие  

     приложений, правильность их выполнения в срок;

  - принимать  и передавать телефонограммы;

  - давать  справки в устной форме по документам, проходящим через

   секретарит;

  - подшивать  исполненные документы в дела  согласно номенклатуре дел;

  - печатать  на пишущей машинке, персональном  компьютере тексты 

   объемом не более 2-3 страниц;

  - подготавливать  и оформлять законченные документы для сдачи в архив;

  - давать  сведения в отдел кадров о  явке на работу работников 

    аппарата управления.                                                  

3. Права

  3.1 Секретарь имеет право 

  - не  печатать большие по объему  тексты без указания на это

   руководителя;

  - не  принимать от исполнителя материалы  в печать, оформленные 

   не в соответствии с инструкцией по документационному

    обеспечению   управления и с отступлениями от требований ГОСТ  РФ 6.30-2003. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РАЗДЕЛ  2

ТРЕБОВАНИЯ  К ИЗГОТОВЛЕНИЮ

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. АКТ

      АКТ – (от лат. actus — действие) — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.

      Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояние техники, безопасности труда,

                          противопожарной безопасности, условий труда,

                          результатов деятельности);

• испытаний (образцов);
• приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
• приема-передачи (дел,   средств и иных ценностей);
• расследования аварий, несчастных случаев;
• уничтожению документов и др.

      Акт может содержать  выводы, рекомендации, предложения его  составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

      Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

      Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

      Акт может иметь гриф согласования. Текст  акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). 

      Во  вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

     В констатирующей части  текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

       При необходимости акт может иметь  заключительную часть,                    которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

     При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

     В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или  практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

     Акт подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении (должности  не указывают). Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять  на отдельном листе и прилагать к акту.

     С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они  касаются. При этом проставляют согласующую  отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

     При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

          Акт составляется на основе  черновых записей, которые ведутся  во время работы комиссии или  группы лиц и содержат фактические  данные, количественные показатели  и другие сведения.

      Акты  оформляют на общем бланке или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.