Требования к изготовлению информационно-справочной документации

     Применение  бланков с продольным расположением  реквизитов для оформления писем  не рекомендуется.

     Письма  могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному  должностному лицу, руководителю организации.

     Реквизит «Адресат» оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организации или в ее структурное подразделение, то  название пишут в именительном падеже.

     При направлении конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, Ф.И.О. – в дательном.

     Если  письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают  наименование предприятия.

     В реквизит «Адресат» может входить и почтовый адрес организации.

     При отправлении письма частному лицу вначале  пишут адрес, фамилию, инициалы (или  имя, отчество полностью).

     Элементы  реквизита «Адресат» отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами.

     

     

     Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают остальные. Если документ, направляют более чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

     Письмо  может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают  обобщенно.

     Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

     Письмо  освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.

     Факт, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении  и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

     Текст письма состоит из вводной и основной частей.

     Во  вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

     В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например: просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

     Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует  избегать ненужных сокращений.

     Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного числа – «Организация сообщает…», от третьего лица множественного числа – «Педагогический коллектив  и ученики школы приглашают…», от первого лица единственного лица – «Прошу…», от первого лица множественного числа – «Просим…».

     Письмо  оформляют в двух экземплярах (факс – в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело.

     К тексту письма могут прилагаться  документы. В этом случае после текста (через 1,5 - 2 интервала) пишут слово Приложение (от начального поля, с большой буквы).

     

     Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя  друг от друга двумя интервалами.

     Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия – 2-е положение табулятора или печатных 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого поля). Элементы визы отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами.

     На  входящих письмах ставят отметку  о поступлении в организацию и резолюцию руководителя.

     Отметка о поступлении документа в  организацию состоит из следующих  элементов: дата поступления, порядковый регистрационный номер. Проставляют  отметку в правом нижнем углу документа.

     Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается то, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами «Адресат» и «Текст» или на любом свободном месте лицевой стороны документа.

     Письма  подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись, Ф.И.О.

     При подписании письма несколькими должностными лицами, подпись располагают друг под другом в соответствие с занимаемой должностью.

       Письмо  должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется               в нижней части листа, под подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их выполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более,

 письмо  должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма                         не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
      

        
 

      

      

      2.7. СПРАВКА

        СПРАВКА – документ, содержащий и подтверждающий те или иные факты или события.

      Разновидность справки зависит от цели ее составления. Если справка содержит обобщающие итоговые данные о результатах деятельности, она носит отчетный характер. Заголовок  к тексту отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

      Если  справка составляется с целью  информирования руководителя о положении  дел, она является информационной справкой. Справка может быть аналитической, если она содержит информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Аналитические справки более сложные по структуре. По объему аналитические справки также значительно больше, чем информационные и даже отчетные. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, как и докладные записки, могут быть внешними и внутренними.

      Внешние справки составляются для представления  в другую вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для  представления руководству организации  или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке.

      Текст справки, состоит из одной, двух или, реже, трех частей. Если справка состоит из двух частей, то в первой части, излагается предыстория вопроса – факты, события, послужившие поводом ее составления, или документы, являющиеся основанием для ее составления, во второй части приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Тексты аналитических справок состоят из трех частей: основание составления справки, анализ ситуации или вопроса, выводы и предложения.

      Текст справки может быть оформлен в  виде таблицы, если справка содержит однородную систематизированную информацию.

      Если  в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может  состоять из разделов.

      Внешние справки подписываются руководителем  организации или заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, а также заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

      Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, касающиеся конкретного работника организации, оформляются на бланках формата А5 по установленной форме подписываются двумя лицами – руководителем (зам. руководителя) организации и вторым лицом, в зависимости от назначения справки – главным бухгалтером, руководителем отдела персонала, а также заверяются печатью. Для таких справок в организации используются унифицированные бланки с трафаретным текстом. 
 
 

      

      

     2.8. ТЕЛЕГРАММА

     ТЕЛЕГРАММЫ – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает, необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

     Телеграммы  могут быть посланы с несколькими  текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

     Телеграмму  строят из двух частей, разделенный чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают. 

     Первая  часть телеграммы содержит следующие  реквизиты:

     - отметку о категории или особом  виде телеграммы

       (при необходимости);

     - адресат; 

     - текст; 

     - фамилию должностного лица, подписавшего  телеграмму

            (сокращенное или условное, если  они неизвестны адресату).         

     Вторая  часть телеграммы содержит следующие  реквизиты:

     - наименование организации-отправителя телеграммы

       (с указанием  адреса);

     - подпись лица, от имени которого  телеграмма исходит 

       (указание должности);

     - печать;

     - дата. 

      

      

     По  срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие  категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают.

     При указании адреса в телеграммах, как  правило, пишут сокращенный (телеграфный) адрес получателя. Если ранее он не был известен, тока в первый раз  адрес указывается полностью. Может быть указано условное наименование адресата, зарегистрированное предприятием связи.

     Союзы, предлоги, местоимения и знаки  препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При  необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение – НР).

     Текст ответных телеграмм надо начинать с  индекса (номера) документа, на который  дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

     Цифровые  данные, в том числе, даты, в тексте часто указывают словами, чтобы  избежать искажений при передаче.

     Во  второй части телеграммы (под чертой)

       Обязательно заверяют печатью организации или специальной печатью «Для телеграмм».

     Телеграммы  подписываются руководителем организации  или его заместителями (по принадлежности вопроса).