Обязательными реквизитами акта являются: название подразделения, отдела, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы). Реквизиты отделяют друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

      В необходимых случаях (если этого  требуют нормативные документы) акты утверждаются директором. Акты хранятся постоянно.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2.2. ПРОТОКОЛ

     ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

     Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее  напечатано в типографии или на обычных  листах бумаги формата А4.

     Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

     Постоянная  информация связана с употреблением  устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти  слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

     К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря  и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29-е деление  на линейке печатной машины или после 16 ударов от левого поля на ПК)

     Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.

     К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок  их оформления такой же, как и  членов коллегиального органа.

      Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

      Основная  часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности.

      Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания.

     Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер  вопроса в повестке дня, если обсуждают  несколько вопросов.

     

     С красной строки пишут инициалы и  фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой  буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа представлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».

     После слова ВЫСТУПИЛИ с красной  строки пишут инициалы и фамилии  выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…».

     Если  выступающий предоставляет текст  выступления, то после тире указывают  – «Выступление прилагается».

     Вопросы и ответы фиксируют в разделе  ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

     Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора – левое поле).

     Постановляющую  часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

     Протокол  может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь  ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

     При выборах в протоколе указывают  результаты голосования по каждой кандидатуре.

     Если  к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.

     Протокол  подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

      Обязательными реквизитами протокола  являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

      В заголовке к протоколу  указывается  название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа.

     Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире, окончания  заседания.

     Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в течение календарного года. 
 
 
 
 

        
 
 
 
 

2.3. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

     ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

     В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

     В зависимости от адресата докладные записки подразделяются на:

• внутренние   -    действуют внутри организации;
• внешние -  направлены в вышестоящие или другие организации.

       Внутренние  докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности подразделения.

     Внутренние  записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

     Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4, подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.

     Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

     Обязательными реквизитами докладной  записки являются: наименование и эмблема подразделения (для внутренней – наименование отдела); наименование вида документа; дата и номер; место составления (для внешней докладной записки); адресат; подпись.

      Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:               в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая  часть в докладной записке  может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

      Внутреннюю  докладную записку подписывают  составитель (если она представляется руководителю отдела) и руководитель отдела (если она представляется директору  или главному инженеру); внешнюю  докладную записку подписывает  директор. 
 
 
 
 
 
 
 
 

      

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2.4. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

     ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

      Объяснительная  записка  оформляется   на   стандартном  листе   бумаги  и

адресуется  конкретному должностному лицу.

      Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного отдела, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, подпись. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

      Текст объяснительной записки состоит  из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает     ее   составитель. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

      2.5. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

      СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — это информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании.

      Написание служебных записок осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении. Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо и другое или просто какое-то объявление, инструкция, извещение и прочее.

      Служебная записка оформляется на стандартном  листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

      Обязательными реквизитами служебной  записки являются: наименование структурного отдела, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, подпись. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.                   

      Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

      Служебную записку подписывает специалист или руководитель отдела. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      

      

      

      

      2.6. ПИСЬМО

     ПИСЬМО – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

     Письмо  используют в том случае, когда  невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

     Существует  много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

     Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1 или 1,5 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут.