Требования к изготовлению информационно-справочной документации

     Дата  подписания телеграммы должна соответствовать  дате ее отправления.

     В совместных телеграммах, принадлежащих нескольким отправителям, печатями заверяют каждую подпись.

     При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная  авансовая печать или отметка  о номере авансового счета.

     Телеграмму  печатают на чистом листе бумаги ли на бланке в трех экземплярах на одной стороне листа (первый экземпляр передают на телеграф, второй подшивают в дело канцелярии, третий передают в бухгалтерию).

     При наличии телетайпа телеграмму оформляют в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают.

     Верхнюю часть телеграммы (над чертой) печатают крупным шрифтов (кроме знаков препинания), через два интервала. Каждый реквизит (адресат, текст, подпись) начинают с новой строки без абзаца. Адресат от текста отделяют 3 - 4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.

     Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Телеграмма, адресуемая в разные пункты назначения, имеет свои особенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывают только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы. 
 

      

        

       2.9. ФАКС

      ФАКС, а правильнее «телефакс» - это средство связи, которое способно передавать машинописные тексты и графические изображения по телефонной сети.  

      После установления связи с адресатом  изображение сканируется, специальное  электронное устройство передает сигнал адресату, а принтер факса адресата печатает изображение.

     Факс не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

     Факс при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

     Не  существует каких-либо специальных  требований оформления документов, предъявляемых  к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

      Не  допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2.10. ОТЗЫВ

       

      ОТЗЫВ – это документ, содержащий мнение подразделения или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

      Отзыв должен иметь заголовок с указанием  вопроса, на который                    оно подготовлено.

       Текст отзыва состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания                    по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

       При отсутствии замечаний и предложений  в заключении указывается:            «С проектом … согласны» или «По  проекту… замечаний нет».

       Отзыв оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другую организацию составляется сопроводительное письмо за подписью директора. 
 
 

 

      РАЗДЕЛ 3

      ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

      «ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

      ПО  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

      ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» 
 
 

      

      

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управленческие  документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный  характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление  предприятием неизбежно требует  создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета  и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная  деятельность учредителей предприятия  фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных  комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно  документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая  юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Список  литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
2. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: «Тандем», 1999
3. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство. Издательство ТетраСистемс, М. 2004.
4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.
5. ГОСТ РФ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.1998.
6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва -       Новосибирск. Инфа -М - Сибирское соглашение, 2006.
7. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие.   Издательский дом Дашков и К, М. 2004.
8. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
9. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994,

      85 с.

10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2008 - 144с
11. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999 - 144с.