Унификация и стандартизация управленческих документов

     ВСТУП 
 

     З розвитком людського суспільства  безперервно вдосконалювалася трудова  діяльність людей. Це проявлялося в  створенні різних предметів, знарядь  праці, нових трудових прийомів. При  цьому люди прагнули відбирати і  фіксувати найбільш вдалі результати трудової діяльності з метою їх повторного використання.

     Особливу  роль серед усього масиву управлінських  документів установи відіграють універсальні документи створювані в усіх галузях державного управління. У документах фіксується вирішення адміністративних та організаційних питань взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів, влади, установ, організацій і підприємств.

     Правильна організація роботи з документами в установах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

     Актуальність  курсової роботи є те, що стандартизація та уніфікація є інструментами забезпечення якості продукції, робіт і послуг - важливого аспекту багатогранної управлінської діяльності.

     Стандартизація і уніфікація організовується сьогодні як поліпшення рівня організації та ефективності управлінської праці.

     У даний час уніфікації та стандартизації  документа приділяється особлива увага: розробляється законодавча база, нормативні документи, творці яких прагнуть якомога більш чітко відобразити принципи роботи з документами, обравши собі за мету виробити звід єдиних правил документування діяльності тієї чи іншої установи.

     Проблему уніфікації та стандартизації управлінської документації, досліджували такі вчені, як Асеев Г. [1],  Коршунов Д. [7], Хойнацький М. [18], Чуковенко А. Ю.

     Об´єктом  курсової роботи – є уніфікація та стандартизація.

     Предметом курсової роботи – уніфікація та стандартизація управлінської документації.

     Мета  курсової роботи – дослідити уніфікацію та стандартизацію управлінської документації.

     На  основі об´єкту, предмету. мети було поставлено наступні завдання:

• проаналізувати понятійний апарат дослідження,
• виявитисутність уніфікації та стандартизації,
• визначити уніфіковані системи управлінської документації.

     Методологічну основу дослідження стосовно поняття “документ” становлять погляди таких вчених:  Н.М Кушнаренко; Г.М. Швецова – Водка;  Ю. М Столяровим;  С.Г. Кулешов;  К. Г. Мітяєва;  Є.О Плешкєвич; Г. Асєєв; Д. Коршунов; М. Хойнацький; В.В Паневчик.

     У процесі роботи було використовано такі методи:

• теоретичні: метод теоретичного аналізу та синтезу,
• емпіричні:  метод практичного аналізу, інформаційно – пошуковий метод,.

     Курсова робота складається зі вступу, одного розділу, висновків та списку використаних джерел. Робота містить  25 сторінок  основного тексту, бібліографія налічує 22 джерела. 
 
 
 
 
 
 

Розділ 1. ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ 
 

     1.1. Понятійний апарат дослідження («документ»,  «документація», «управлінська документація», «уніфікація», «стандартизація») 

     Понятійний  апарат будь-якої науки є відображенням  її стану і перспективних тенденцій  розвитку. Це у повній мірі відноситься  і до документознавства – науки, що знаходиться на етапі формування. Такий погляд на сучасний стан науки  про документ зумовлений наявністю  великої кількості концепцій  документознавства і поглядів на її структуру.

     Однією  з найбільш обговорюваних проблем  в науках, розглядаються питання  документної інформації, є термінологія, в першу чергу визначення базового терміна ”документ“.

     Особливості формування терміна “документ”, по-перше, дане поняття є міждісциплінарним, по-друге, досить тривалий період використовується у практичній діяльності для позначення конкретних об'єктів, по-третє виступає об'єктом правового регулювання. Виходячи з того, термінологічний розвиток можна умовно розділити на три самостійні сфери або області:документ як об´єкт практичного дослідження ,документ як об'єкт правового регулювання, документ як наукове поняття [13, с.45].

     Тлумачення терміну “документ” отримало найбільший розвиток в області практичного дослідження в першу чергу, в сфері діловодства та архівної справи. Змістова сторона терміна документ, зафіксована в стандартах з діловодства, покликана забезпечити його ідентифікацію в конкретній галузі практичної діяльності з метою регулювання технологій його створення і використання в практичній діяльності.

     У правовій області змістовне наповнення терміна документ покликане забезпечити  визначення і фіксування характеристик  об'єкта правової практики з метою  його ідентифікації та правового  регулювання. Таким чином термін документ в практичній і правової галузі використання носить емпіричний характер.

     Термінологічна  конструкція документа як наукового поняття відбувалася в рамках його наукового розгляду і визначається в першу чергу тими теоретичними побудовами, які базуються на використанні цього терміна.

     Всі три області існують, безумовно  не ізольовано. Зміст терміна дане йому в ході теоретичних досліджень об'єкта, надає методологічний вплив на зміст терміна в інших сферах.

     Сьогодні  основною стороною, яка веде критичну термінологічну дискусію про поняття документ, виступає представники ” нової “ версії документознавства. Представники нового напряму домагаючись перегляду терміну документ, посилаючись на вузькість визначення.

     Документ - це інформація зафіксована на матеріальному  носії з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати [21].

     Найбільш  ґрунтовно його проаналізувала знана дослідниця Г.М. Швецова - Водка. У своїй відомій монографії та навчальному посібнику вона виділила вісім значень терміну, розмістивши їх від найширшого до найвужчого, що відрізняються обсягом поняття.[10,22]. У навчальному посібнику Г.М. Швецова-Водка навела 25 визначень поняття документ, що відносяться до виділених його значень [22, с.27-36]. Відношення між різними значеннями цього поняття розподілені нами на три групи: найширшу, широку, вузьку (спеціалізовану).

     Основними ознаками першої групи є наявність  матеріального об`єкта та зафіксованої у ньому інформації. Друга група  характеризується такими ознаками: запис інформації (Г.В. Швецова-Водка), запис тексту (С.Г. Кулешов). Основною ознакою третьої групи є юридична сила документу.

     В основу запропонованого автором  широкого визначення покладено базові ознаки: матеріальний об`єкт і зафіксована  на ньому інформація, мета створення  документа і його основна обмежувальна характеристика.

     Отже, документ – це матеріальний об`єкт, на якому у результаті цілеспрямованого процесу документування зафіксована інформація з метою її збереження і розповсюдження у просторі та часі.

       Запропоноване визначення дозволяє досліджувати документ у широкому значенні: видання, неопубліковані документи, що прирівнюються до публікацій, організаційно-розпорядчі та інші неопубліковані документи службового характеру. Це дає підстави виокремити основні напрями комплексної науки про документ і зберегти сутність і специфіку кожного з цих напрямів.

     Найбільш  послідовна критика визначення дана Столяровим Ю. М, що включає кілька відправних пунктів, по-перше, визначення дуже вузьке і охоплює лише адміністративний управлінський документ, по-друге, визначення не позбавлене низки внутрішніх протиріч, по-третє, розкрити суть поняття документ можливо лише в рамках нового наукового напрямку -докуметології.

     Розвиток  поняття документ у науковій сфері початок К. Г. Мітяєва [11]. При визначенні поняття документ засновник документознавства спирався на джерелознавчу парадигму документа. У даний час зміст положення терміна документ в науковій області визначається в рамках різних підходів, кожен з яких аналізує документ під кутом своїх специфічних досліджень, задач [6.7].

     Кушнаренко  Н.М. вважає, що документ – це матеріальний об´єкт з інформацією, закріпленною створеним людиною способом для  її передавання в часі та просторі.

     Деякі вчені у визначеннях документа  підкреслювали, що він створюється  та використовується саме людиною, і  тому містить не будь-яку інформацію, а саме  ” соціальну “. Наприклад: “ документ – це будь-який матеріальний носій , на якому  людиною зафіксована соціальна інформація ” [16]; “ документов вважається будь-яка зафіксована в часі та просторі нооінформація” [1].

     У висновку можна підкреслити, по-перше, ніхто не накладає табу на використання визначення документ, розробленого в державних стандартах. Якщо їх зміст відповідає вимогою даного дослідження то дане визначення може бути там використано.

     Терміни  ” документологія “ ,“ документознавство ” , “ документ ” дуже тісно повя´зані між собою. Термін ” документологія “ започаткував класик «науки про документ взагалі» Поль Отле. Проте разом з цим терміном, як синонім, П. Отле застосовував термін  “ документація ” , який і став найбільш вживаним у подальші роки, аж до останніх публікацій міжнародних стандартів з “ інформації та документації ” . Спираючись на вказані реалії, на початку 90-хроків ХХ століття для позначення загальної науки про документ була прийнята назва “ документаційно - інформаційна наука ”[20].

     Внаслідок того, що в даний час термін “ документація ” в російсько-українській документознавчій термінології набув конкретного, вузького значення (сукупність неопублікованих документів), його застосування у вказаному вище значенні стає небажаним.

     Отже, можна виділити, що “ документація ” – це сукупність документів, взаємопов´язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності єдиних вимог до їх оформлення. Система документації класифікується за галузями діяльності і крім типових систем документації виділяють також системи документації освіти, судові, управлінські та інші.

     Управлінська  документація – це сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.

     Управлінську  документацію можна класифікувати за різними ознаками, система документації певної галузі чи окремої функції управління,в свою чергу,поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту,визначення документної форми відповідно до рівня управління,за формою її представлення.

     Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього  виду документації відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток). Зафіксована  в системі управлінській документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється  основою для її оцінювання і показує  наскільки дієвим є управління з  боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення.. Зазначена  документація являється базовою  для прийняття управлінських  рішень й підготовки організаційно-розпорядчих  документів.

     Необхідність  визначення концепції управління документацією, його місця в менеджменті серйозно обгрунтовує актуальність дослідження  з аналізованої наукової проблеми. У зв´язку з підвищенням складності інформаційних ресурсів  і вибуховим  зростанням  їхнього обсягу виникає  найважливіше завдання раціоналізації й автоматизації управління документацією, що, за своєю актуальністю , можна  порівняти із завданням модернізації виробництва промислової продукції [1].

     Таким чином, можна вважати назрілою проблему управління документацією, викликану  необхідністю активного цілеспрямованого формування інформаційних ресурсів, що задовольняють потреби організацій. Дослідження можливостей сучасних інформаційних технологій, з погляду  на  їхнє використання в управлінні документацією, надзвичайно важливе  для сучасного документообігу як прикладної науки. Аналіз накопичених  досягнень у галузі теорії і практики документообігу, виявлення тенденцій  їхнього подальшого розвитку й отримання на цій базі нових наукових результатів уможливлює віднесення проблеми управління документацією нині до найактуальніших [1,2].