Унификация и стандартизация управленческих документов

     бухгалтерської  документації бюджетних установ, організацій;

• уніфікована система розрахунково-грошової документації;
• уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД);,
• уніфікована система документації з ціноутворення;
• уніфікована система документації з матеріально – технічного постачання та збуту;
• уніфікована система документації з торгівлі;
• уніфікована система документації по зовнішній торгівлі;
• уніфікована система проектної документації для будівництва;
• уніфікована система документації але винаходам і відкриті;
• уніфікована система документації з соціального забезпечення;
• уніфікована система документації з праці та соціальних питань;
• уніфікована система документації з побутового обслуговування;
• уніфікована система документації з оперативного плавання та управління роботою транспортного вузла [3, с.9].

     Але найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД),що використовується всіма установами організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність ,спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду,установ вищого рівня і керівництва певного органу управління. За сутністю основних питань менеджменту та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітних  органів управління система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною і унікальною системою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій.

     Організаційно-розпорядчі документи можна розділити на 3 групи:

      - організаційні (положення, статут, інструкція, правило). Ці документи визначають правове положення та основні завдання установ, організацій, підприємств та їх структурних підрозділів.

• розпорядчі (наказ, рішення, постанов, розпорядження, вказівку). Такою документацією оформляється розпорядча діяльність посадових осіб і колегіальний органів. Розпорядчі документи разом з тим є засобами передачі письмових вказівок  підлеглим установам, організаціям, підприємствам і конкретним особам;
• довідково-інформаційні (протокол, доповідна і пояснювальна записки, довідка, акт, лист) [14, с.22].

     УСОРД - це комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил, положень, які встановлюють вимоги до змісту, побудови та оформлення документів. УСОРД використовують для вирішення управлінських завдань в умовах застосування економіко-математичних методів, засобів обчислювальної техніки і традиційних методів опрацювання документів.

     УСОРД ґрунтується на базових державних стандартах -ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення", у якому стандартизовано основні положення і означення діловодства й архівної справи як галузей, пов'язаних із документуванням та роботою з документами в процесі управлінської дальності., ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення", який містить вимоги до уніфікованих систем документації (УСД), порядок їх розроблення, узгодження та затвердження, форми документів і склад їх реквізитів [9, с.25].

     До  складу УСОРД входить низка інших  державних стандартів, головними  з яких є: ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови", ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів". Останній із перелічених поширено на ОРД - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані внаслідок діяльності органів державної влади України, органік місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до документів, що виготовляють за допомогою друкарських засобів. Вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можна поширити на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних ОРД. До складу УСОРД також входять уніфіковані форми документів, інструкція стосовно їх застосування, методичні вказівки щодо уніфікації текстів ОРД, класифікатор ОРД та інструкція про його застосування.

     УСОРД забезпечує документування таких процесів:

• створення, реорганізації та ліквідації організацій, 
  закладів, підприємств;
• приймання на роботу, переведення на іншу роботу, 
  звільнення з роботи робітників і службовців, надання їм 
  відпусток, їх заохочення, накладення на них дисциплінарних 
  стягнень;
• контроль за виконанням документів.

     В УСОРД входить 21 вид документів, з них 15 - належить до комплексу уніфікованих форм ОРД (подання, наказ, статут, положення, інструкція, правила, акт, доповідна записка, пояснювальна записка, кадрова анкета, доповнення до анкети, графік відпусток, заява, структура і штатна кількість, штатний розклад), а б документів - в комплекс уніфікованих форм не включено (лист, постанова, протокол, розпорядження, рішення, вказівка).

     Впровадження  УСОРД призначене сприяти оперативному вирішенню управлінських завдань, зниженню витрат праці і часу на роботу з документами, підвищенню якості документів, оптимізації документообігу, скороченню його обсягів.

     У кожній установі встановлено перелік  уніфікованих форм ОРД, які відповідають нормативним актам, чинним класифікаторам уніфікованих документів, рекомендаціям ЄДСД.

      ЄДСД – це науково впорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламентують діловодні процеси.

     Кожний  документ своїм видом (формою) і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв’язок з іншими управлінськими документами. Таким чином , документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність , яка відзначається великою кількістю параметрів і показників ,що обумовлює роль уніфікації як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення. 
 

     ВИСНОВКИ

     В даній роботі були розглянуті теоретичні та практичні аспекти поняття документ, документація, уніфікація та стандартизація. Розглянуто те, що домінуючою тенденцією стає розширення складу документу, посилення вимог к матеріалу носія, знакової системи, засобом запису та відтворення інформації, повноти та оперативності функціонування документної комунікації в суспільстві.

Стало зрозумілим, що передача документованої інформації в часі і просторі безпосередньо  пов'язана з фізичними характеристиками її матеріального носія. Документи, будучи масовим громадським продуктом, відрізняються порівняно низькою  довговічністю. Під час свого  функціонування в оперативній середовищі і особливо при зберіганні вони піддаються численним негативним впливам, внаслідок  перепадів температури, вологості, під впливом світла, біологічних  процесів і т.д.

     Розвиток робіт з уніфікації та стандартизації документів проводилося вже як планомірна загальнодержавна діяльність, яка охоплювала період 1970-1980-х років. Основним завданням цього періоду було об'єднання в єдиний комплекс вже існуючих і знову створюваних автоматизованих систем управління. Створення уніфікованих систем документації, передбачається не лише розробку правил оформлення документів кожної системи, але й створення альбому уніфікованих форм документів, проводилося на основі визначення складу видів і різновидів документів, що входять в систему. Дослідження процедур документування типових управлінських функцій виявило значну різноманітність видів і форм як текстових, так і табличних документів, що застосовувалися в управлінському апараті, що поставило задачу класифікації видів документів, з одночасним їх скороченням.

     Вплив уніфікації документів на стан роботи з ними в процесах управління позначилося  не тільки на поліпшення якості самих  документів (за рахунок застосування єдиних правил оформлення документів, однакових вимог до їх складання), але й на організації оперативного зберігання документів у діловодстві і відомчому архіві. Створення уніфікованих систем документації є одним з напрямків вдосконалення процесів управління в різних видах діяльності: статистиці; фінансової діяльності; банківській справі; бухгалтерському обліку; зовнішньої економічної діяльності

     Таким чином, досвід розвитку документознавства, накопичений у період 1970-х-1980-х  років, демонструє перспективність  застосування методів уніфікації та стандартизації документів не тільки для вдосконалення самих документів, але й для технології роботи з  ними, їх оперативного та архівного  зберігання. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 

1. Асєєв Г.Концептуальні  підходи до проблем управління документацією /  Георгій Асєєв  // Вісн. Кн. палати. – 2008. –№1. – С.25 – 27.
2. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом : теорія, структура, методи  /  Г. Асєєв // Вісн. Кн. палати . – 2004. – №4. – С.26 – 29; №5 – С.32 – 36.
3. Березина И. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. – СПб. : Питер, 2004. – 256с.
4. Гончарова Н.І. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник. – К. : Центр навчальної літератури, 2006. – 260 с.
5. Давыдова Э.Н. Делопроизводство : учеб-прак.руководство/Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. – 9-е изд. – Мн. :Тетра Системс, 2005. – 288 с
6. Коршунов Д. Понятійні засади  стандаризації/ Д. Коршунов // Вісник Книжкової палати. – 2004. - №10. – С.13-15.
7. Коршунов О.П. Библиографоведение. Общий курс: Учеб. для библ.фак. ин-тов культуры, ун-тов и пед. вузов. – М., 1990. – С.15.
8. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 2-е, испр. и доп. – М. : ЗАО “Бизнес школа Интел- Синтез”, 1998. – 288 с.
9. Комова М. В. Діловодство: навчальний посібник  / М. В. Комова. – третє видання. – Львів : Тріада плюс, 2009 – 220с.
10. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопр. архивоведения. – 1964.  – №2. – С.27-37.
11. Плешкевич Е.А. Знания о документе: к истории вопроса // Отечеств. архивы. – 2003. – №4. – С.25-32.
12. Плешкевич Е. А. О понятии “документ” в документоведении и других науках // НТИ. Сер.1 – 2004. – №4. – С.10 – 15.
13. Плешкевич Е.А. Методологические проблемы формирования понятия  “документ” в различных сферах деятельности // Науч. и техн. б-ки . – 2005. – №7. – С. 44 – 49.
14. Паневчик В.В. Делопроизводство: Учеб.пособие /В.В. Паневчик. – 2-е изд., исп. и доп. – Мн.: Выш. Шк., 2003. – 348 с.
15. Про стандартизацію: Закон України від 17.05.2001 № 2408-III // Відомості Верховної Ради України . – 2001. – №31. – Ст.145. – С. 618 – 625.
16. Столяров Ю.Н. Бибилиотека: структурно-функциональный подход. – М., 1981. – С. 69.
17. Спивак В.А. Делопроизводство. – СПб.: Питер, 2002. –208 с.:ил.
18. Хойнацький М. Основи стандартизації // Вісник Книжкової палати. – 2001. – №11. – С.32-34.
19. Чуковенко А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая переписка: Практич. Пособие. – М. : Дело, 2004. – 432 с.
20. Швецова-Водка Г.Н. Определение документа в документационно-информационной науке / Г.Н. Швецова-Водка. — Л., 1991. — 44 с.
21. Швецова-Водка Г.М. Документ і книга в системі соціальної комунікації: Монографія / Г.М.Швецова-Водка. – Рівне, 2001. – 437 с.   
22. Швецова- Водка Г. М. Документознавство: Навч. посіб. – К.: Знання, 2007. – 398с