Унификация и стандартизация управленческих документов

     Основним  напрямком вдосконалення управлінської  документації  є уніфікація документів, яка полягає в установленні складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

     Уніфікація  документів проводиться з ціллю  скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

     Впорядкування і мінімізація складу систем документації досягається за допомогою уніфікації. При уніфікації документації застосовуються методи змістовної і формальної уніфікації. До методів змістовної уніфікації відносяться: встановлення обмежених номенклатур діючих форм; створення типових форм; побудова єдиної моделі документів для груп однорідних задач (використання формуляра-зразка); уніфікація і стандартизація реквізитів, що використовуються у формах. Методами формальної уніфікації є уніфікація структур документів; створення загальних синтаксичних правил побудови документа; уніфікація методів контролю інформації документа [19, с.30].

     Уніфікований  документ - документ, створений в  рамках уніфікованої системи документів за прийнятими для цієї системи правилами, стандартами, оформлений в встановленому порядку, записаний у рамках уніфікованої системи і має статус обов'язкового застосування при здійсненні даного виду діяльності [17, с.19].

     Уніфікація  управлінських документів нерозривно пов´язана з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворення уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави.

     Визначення  терміна “ стандартизація ” пройшло довгий еволюційний шлях. Раніше це поняття називалось “ нормалізацією ”, від латинського “normа” — взірець. Протягом кількох століть “ нормальним ”, “ стандартним ” здебільшого визначали сіре, буденне, нецікаве.

     Нині  стандартизацію визначають як діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів  та послуг їх функціональному призначенню, усунення бар´єрів у торгівлі і сприяння науково-технічному співробітництву [15].

     Насправді ж йдеться про вельми корисну справу: ДСТУ 1.1 та іншими джерелами узагальнено стандартизація — діяльність, що полягає у встановленні для загального і багаторазового користування положень щодо розв'язання наявних чи можливих завдань задля досягнення оптимального за існуючих умов ступеня впорядкування у певній сфері [7, с.14].

     Отже, розглянувши понятійний апарат, можна визначити, що кожен вид документів окремо має обмежену кількість інформації. Вище були зазначити не тільки перелік термінів але й аналіз деяких із них; виявилися співвідношення між окремими термінами, що позначають види документів.

     Запровадження запропонованих термінів, які можуть бути уточнені в процесі колективного обговорення, до наукового обігу  у перспективі сприятиме уточненню  об`єкту науки про документ та її структури. Неминучим є і уточнення обсягу та змісту понять “ управлінська документація ” , “ документація ”, “ уніфікація ” та “ стандартизація ”. Вироблення і прийняття фахових загалом спеціалізованих визначень документа, сприятиме активному розвитку загального, спеціального і галузевого документознавства. 
 

     1.2. Уніфікація та  стандартизація: сутність  явища

     Уніфікацію  і стандартизацію управлінських документом слід розглядати як один з факторів підвищення продуктивності управлінської праці.

     Уніфікована форма документа (УФД) - створена з використанням методів уніфікації документації сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даному виді діяльності завданнями і розташованих у визначеному порядку на носії інформації. УФД підрозділяються на загальноросійські, галузеві (відомчі) та уніфіковані форми документів організацій [19, с.30].

     Уніфікація  як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських  процесів у найбільш загальному вигляді передбачає локальну і комплексну уніфікацію документів.

     До  локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкретних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад: уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи ; уніфіковані форми документів про прийняття на роботу : заява,характеристика,особовій листок обліку кадрів)

     Для комплексної уніфікації відносяться:

     - державна уніфікація , при якій уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних ,доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (Дк 010-98). Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту ,що функціонує в масштабі країни ;

     - галузева уніфікація ,що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов’язкового використання установами, підприємствами та організаціями в межах даної галузі;

     - міжнародна уніфікація. Міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення. Кінцевим продуктом такої уніфікації є міжнародний стандарт .

     Стандарти на документи повинні сприяти уніфікації форм управлінської документації, організації централізованим виготовлення бланків, створення можливості централізованої обробки службових документів і полегшення праці управлінського персоналу, а також зменшенню витрат па канцелярські витрати.

     Впровадження  стандартизації в управлінську документацію обумовлено невиправданим різноманіттям видів і форм документів, що фіксують виконання ідентичних управлінських дій.

     Особливе  значення в даний час має якість документу як носія управлінської інформації. На перший план висувається вимога підвищення інформативності та уніфікації документів як за формою, так і за змістом. Це завдання і вирішується методом стандартизації.

     Сутність  терміна "стандартизація" характеризується трьома основними моментами. По-перше, стандартизація є що встановлюються на тривалий проміжок часу загально - державні загальнообов'язкові норми створення документів. Причому вона не тільки вводить норми, але і гарантує їх дотримання. По-друге, це уніфікація властивостей і якостей документа, введення єдиних розмірів форм, правил, вимог для всіх документів і, в третіх, стандартизація - це закріплення і поширення лише тих якостей і властивостей документів, які мають найбільшу функціональну виправданість, забезпечують найбільший управлінський ефект [5, с.25].

     Нині  стандартизації намагаються надати рівень теорії та науки, оскільки вона є не тільки наслідком діяльності людей, а й дії самої природи (рух планет по орбітах, пори року, чергування дня і ночі, періодична система хімічних елементів, зовнішній вигляд людей (наприклад, два ока, два вуха), біоритми живих істот тощо) .

     До  початку 20—30-х років минулого століття стандартизацією займалися переважно інженери й техніки, причому вона не була основним їхнім заняттям. Потім ця діяльність у більшості країн світу була поставлена на планову, державну основу. Нині вона є професійною справою, видом занять, прямим обов'язком спеціалістів. Стандартизація стала дієвою підоймою вдосконалення організації суспільного виробництва, прискорення науково-технічного прогресу. Без стандартизації не можуть розвиватися інші науки, бо вона дає змогу розв'язати першочергове завдання будь-якої науки, що пов'язане з класифікацією об'єкта дослідження і формуванням мови описання предмета дослідження. Одночасно стандартизація не може розвиватися, не спираючись на більшість математичних і технічних дисциплін [4]. Отже, сьогодні стандартизація — це одне з вагомих підтверджень єдності людської цивілізації[18, с.32].

       Робота зі стандартизації проводиться в міжнародному масштабі, у межах СНД, України, галузі народного господарства ,  об´єднання , підприємства.

     Міжнародна  стандартизація – стандартизація, що проводиться на міжнародному рівні  та участь у якій відкрита для відповідних  органів усіх  країн.

     Національна стандартизація – стандартизація, що проводиться на рівні однієї країни.

     Досягнення  науки і техніки в основному  фіксують у нормативних документах. Нормативний документ – документ, який установлює правила, загальні принципи чи характеристику різних видів діяльності або їх результатів.

     До  нормативних документів з стандартизації належать: стандарти, технічні умови, керівні  документи.

     Стандарт  – документ, що встановлює для загального і багаторазового застосування правила, загальні принципи або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, з метою досягнення оптимального ступеня впорядкованості у певній галузі, розроблений у встановленому  порядку на основі консенсусу [11].

     Галузевий стандарт – стандарт, затверджений міністерством (відомством).

     Технічні  умови – документ, що встановлює технічні вимоги, яким повинні відповідати  продукція, процеси чи послуги. Технічні умови можуть бути стандартом, частиною стандарту або окремим документом.

     Стандарт  підприємства – стандарт, який затверджується застосовується тільки на конкретному  підприємстві.

     Міжнародний та регіональний стандарти – стандарти, прийняті відповідно міжнародним та регіональним органам стандартизації.

     Міждержавний  стандарт (ГОСТ) – стандарт, прийнятий  країнами, що приєдналися до угоди  про проведення узгодженої політики в галузі стандартизації, метрології та сертифікації і застосованої ними безпосередньо.

     Національні стандарти – державні стандарти  України, прийняті центральним органом  виконавчої влади у сфері стандартизації та доступні для широкого кола користувачів.

     Комплект  стандартів – сукупність взаємопов´язаних  стандартів, що належать до певної галузі стандартизації і встановлюють взаємопогоджені  вимоги до об´єктів стандартизації на підставі загальної мети.

     До  державних стандартів прирівнюється  державні будівельні норми та правила, а також державні класифікатори  техніко - економічної та соціальної інформації [18, с.34].

     Всупереч  уявлення про стандарти, як про щось шаблонне, консервативне, обмежене, стандартизація сприяє вільному розвитку суспільства, тому що обмежує рух у гірший бік, вносить порядок у дії й думки людини, спрощує й роз´яснує складні ситуації, забезпечує умови для її взаєморозуміння та безпеки [18, с.32].

     Також виділяють міжнародні організації з стандартизації, серед сотен міжнародних та регіональних організацій вирізняються дві спеціалізовані – Міжнародна організація з стандартизації та Міжнародна електротехнічна комісія, які охоплюють практично всі сфери діяльності людини[18, с.33].

     Міжнародна  організація з стандартизації (ISO) заснована 1946 р. в Лондоні на спільному засіданні Координаційного комітету ООН у галузі стандартизації (ККС) і делегатів від 25 країн. Нині це найбільша серед міжнародних організацій, що займаються питаннями стандартизації; членами ISO є майже 140 країн світу. ISO затверджено понад 13 тис. міжнародних стандартів.

     Міжнародні  стандарти  й рекомендації, що приймаються  ISO, не є юридично обов´язковими для країн-членів. Проте вони, встановлюючи вимоги й показники , що відповідають світовому технічному рівню, впливають на національні стандарти, а через них зумовлюють і попит на ту чи ту продукцію на міжнародному ринку. Іншими словами , кожна країна має право застосувати їх цілком, окремими розділами чи взагалі не приймати.