Унификация и стандартизация управленческих документов

     Міжнародна  електротехнічна комісія (ІЕС) заснована на конференції представників 13 країн у Лондоні" в 1906 р. Вона є однією з провідних організацій з питань стандартизації в галузі електротехніки, радіоелектроніки й зв'язку.   Кількість членів ІЕС ( понад 60 ) менша, ніж членів  ISO; це пояснюється тим, що передову електротехніку , електроніку і зв'язок мають лише  розвинуті країни світу. Членами ІЕС є національні комітети із стандартизації [18, с.34].

     Розроблено  близько 5 тис. міжнародних стандартів ІЕС, причому стандарти ІЕС за наявністю в них технічних вимог до продукції, методів випробування її є повнішими за стандарти ISO. Це пояснюється, з одного боку, тим, що вимоги з безпеки превалюють у вимогах до продукції, що входить у сферу діяльності ІЕС, а з другого — досвід роботи, накопичений протягом багатьох десятиліть, дає змогу повніше розв'язувати питання стандартизації.

     В останньому десятилітті XX ст. ISO і ШС об'єдналися на паритетних засадах. Внаслідок їх спільної  діяльності з'явилися міжнародні стандарти з індексом "ISO/IEC".

     З 1 січня 1993 р. Україну прийнято повноправним членом Міжнародної організації з стандартизації, а з 14 лютого 1993 р. — до Міжнародної електротехнічної комісії.

     Серед широко відомих міжнародних організацій  слід відзначити Міжнародну організацію законодавчої метрології (МОЗМ), створену в 1956p.; Міжнародне агентство з атомної енергії (МАРАТЕ), створене в 1957 p.; Міжнародну організацію цивільної авіації (ІКАО), створену в 1944р. (діє з 1947 р.).

     У перші роки співробітництва країн-членів Ради Економічної Взаємодопомоги (1962—1974 pp.) було прийнято понад 4 тис. рекомендацій РЕВ із стандартизації. З 1975 по 1990 рік діяли стандарти РЕВ. Було затверджено понад 6 тис. назв. Деякі з них діяли як державні стандарти колишнього СРСР, а окремі державні стандарти відповідали їм повністю або у певній частині.

     Економічна  ефективність уніфікації та стандартизації документів досягається в результаті зниження витрат на складання, виготовлення та оформлення документів, їх передачу, обробку, зберігання, знищення. Крім того, може бути отриманий непрямий ефект за рахунок вдосконалення системи управління, що виражається в підвищенні оперативності управління за рахунок скорочення часу на всі види робіт з документами і наближення прийнятих рішень до оптимальних варіантів в результаті підвищення якості документам. Отже, уніфікація документів буде представляти собою вирішення завдань щодо вдосконалення їх змісту і форм [5, с.24]

     Узагальнення  багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів:

     - Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів. Цей принцип є одним із найважливіших, принаймні для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються   управлінські документи з різною формою подання інформації, серед яких - традиційна, графічна, електронна. Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми (моделі) побудови документів, які входять у систему. Сучасні комп'ютерні програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацьовувати їх за допомогою будь-яких технічних засобів, тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа, включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів. Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізитів. Ці правила також повинні мати мінімальну варіативність. Оскільки організаційно-розпорядчі документи є переважно текстовими, в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізовані складові, виробити єдину схему їх побудови, звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити граматичні засоби, використовувані при підготовці текстів.

     - Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація складається з багатьох видів і різновидів документів, що функціонують у традиційному діловодстві всіх установ, підприємств і організацій і є об'єктом постійного вдосконалення й раціоналізації. Стрімке зростання обсягу управлінських документів обумовлене, з одного боку, ієрархічною субординацією, а з іншого - необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту. В комп'ютеризованому менеджменті документ сам по собі все ж не є інструментом управління: набагато більшого-значення набуває інформація, яку містить сам носій, її достовірність і правове забезпечення. Використання в управлінських цілях будь-яких інформаційних джерел не дає підстав для юридичною посилання на ці джерела, якщо вони не мають законодавчого підтвердження [8, с.69].

     - Підвищення інформативності документа. Функції сучасного управління постійно розширюються. Передбачається, що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел, використовуваних суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців, що є економічно недоцільним. Хоча є інший, більш прийнятний шлях розв'язання даної проблеми, який полягає в усуненні інформаційного перевантаження документів. Вміщена в них інформація повинна забезпечувати вирішення максимального числа завдань при мінімальному її обсязі, що може бути досягнуто уникненням дублювання інформації як у межах одного документа, так і у споріднених групах документів одного призначення.

     - Системність уніфікації. Уніфікація документів, що складають певну систему документації, вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи як складової загальної системи управлінських документів.

     Системний підхід до розробки уніфікованої системи  організаційно-розпорядчої документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи. Для цього необхідно виявити основні класифікаційні ознаки організаційно-розпорядчих документів із їх, наступним обґрунтуванням. Загальна класифікаційна схема групування управлінських документів у відповідні системи закріплена Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98).

     Таким чином, ДКУД є одним із нормативних  документів, що складають державну систему класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні.

     - Комплексність уніфікації. При здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводній у відповідність із вимогами і практикою оформлення документів і інших документаційних системах. Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано: вони тісно пов'язані між собою, і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів, що належать до різних систем документації. Ефективність управлінської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлення документів.

     - Стабільність вимог. Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи, пов'язані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці, прийнятті і виконанні управлінських рішень. Реалізація такого цільового завдання вимагає державної підтримки, що полягає, зокрема, у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпленні у вигляді основоположного стандарту. Практикою стандартизації встановлено порядок внесення змін у стандарти, що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередньо в уніфікованих формах документів.

     - Економічна доцільність. Даний принцип уніфікації форм документів у відповідності з вимогами сучасного менеджменту реалізовується шляхом доповнення і обробки більшості реквізитів за допомогою технічних пристроїв. Це зменшує витрати непродуктивної ручної праці і часу на підготовку та оформлення документованих управлінських рішень [4, с.71].

     Можна виділити те, що уніфікація і стандартизація документів тісно пов'язані. Уніфікацію розглядають часто одним із методів стандартизації. Уніфікація документів також може проводитися і самостійно. У цьому випадку стандартизація як правове закріплення вимог уніфікації буде лише одним із методів її практичного виразу. Спільним для цих двох термінів є вимога введення однаковості; відмінність полягає у правовій силі і сфері розповсюдження, причому загальним є поняття "уніфікація" [5, с.26] 
 

     1.3. Уніфіковані системи  управлінської документації

     Необхідність  уніфікації документів виникла 40-50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості паперових документів ,що створювались і функціонувались в системі управління.

     З середини 70-х рр.. в управлінні стали  широко застосовуватися засоби обчислювальної техніки, що викликало необхідність розробки уніфікованих систем документації (УСД).

     “ Уніфікована система документації – система документації, створена за єдиними правилами та вимогами, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності” [8, с. 39].

     Роботи  зі створення уніфікованих систем документації є одним з напрямків вдосконалення процесів управління в різних видах діяльності: статистиці; фінансової діяльності; банківській справі; бухгалтерському обліку; зовнішньої економічної діяльності і т.д. . [14, с.18]

     Більш конкретизовані управлінські рішення  потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення . Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі . За цим принципом виділяються такі системи документації:

     - галузеві

     - функціональні

     Галузеві  системи документації призначені для  фіксування виробничої діяльності в  конкретній галузі економіки,культури,освіти,торгівлі тощо..Кількість таких систем обумовлена кількості галузей суспільної діяльності ,і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації.

     У функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління :планування, організація, контроль, облік, аналіз. Особливість функціональних систем полягає в тому,що вони можуть поширюватися на всі установи ,організації і підприємства,незважаючи на їх галузеву належність.

     Метою створення УСД є визначення та встановлення оптимального складу форм документів. Основними завданнями, розв'язуваними УСД, є:

• забезпечення методичного та організаційного єдності в області розробки, застосування та ведення уніфікованих форм документів;
• скорочення кількості функціонуючих форм  документів;
• впорядкування інформаційних потоків.

     Роботи  з уніфікації документів включають: установлення номенклатури діючих форм; побудування єдиної моделі документів для груп однорідних завдань з використанням, як правило, формуляра-зразка; розробку структур документів; створення загальних синтаксичних правил побудови документа; визначення методів контролю інформації документу [14, с.18].

     Документаційні  потоки у сфері управлінської  документації в існуючих системах управління мають багато спільного ,взаємодіючи  між собою в взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень . Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об’єднувального начала і приведення різноманітних показників до співності або однаковості за певними принципами.

     Для розв’язання більшості управлінських  завдань недостатньо використання окремих форм документів: при цьому  необхідно спиратись на системи  управлінських документів, що перебувають  у взаємному зв’язку. За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопов’язаних уніфікованих форм документів, призначених для документування конкретних функцій управління. На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації. Зокрема,такі з них,як

• уніфікована система планової документації;
• уніфікована система звітно-статистичної документації;
• уніфікована система первинної облікової документації;
• уніфікована система фінансової, первинної та звітної