Унификация системы организационно-распорядительной документации

срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в

документе.

Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан,

документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется

в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.

4.3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким

исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного

рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного

исполнителя.

                4.5.          Составление номенклатуры дел               

4.5.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел,

образующихся в делопроизводстве ООО «Новик».

Сводная номенклатура дела ООО «Новик» должна отражать

полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим

требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти» (п. 9.1.3.).

4.5.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры,

справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы,

экспресс-информация и другие подобные материалы.

4.5.3. Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками

подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после

чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на

согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную

номенклатуру дел ООО «Новик» и утверждения.

Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.

4.5.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать

состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела.

Заголовок содержит:

- наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и

т. п.), включенного в дело;

- определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие сведения об

авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.

Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу

она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если

в дело включены документы различных видов.

4.5.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью",

"Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не

допускается.

4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой  начальнику Общего отдела:

номенклатура дел

(название отдела)

на 200__ год

Начальник отдела                      Подпись                        И.О.Фамилия

4.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не

позднее 15 декабря текущего года.  Ведение дел вне номенклатуры в

подразделениях ООО «Новик» не допускается.

              4.6.          Формирование   и  оформление дел             

4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с

номенклатурой дел – ООО «Новик».

4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением

личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за

разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с

указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты

документы.

4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об

исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы

над документом.

4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков

и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в

обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле

будут первыми).

4.6.5. Приказы по личному составу  и кадровые группируются отдельно от

приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.

4.6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась

возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В

местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной

номенклатуры дел соответствующего отдела.

4.6.7. Обложка дела оформляется следующим образом:

- название организации – ООО  «Новик»;

- наименование подразделения;

- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового

номера дела;

- заголовок дела;

- год заведения или квартал года;

- том дела;

- срок хранения.

              4.7.          Экспертиза  ценности документов             

4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения

документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная

комиссия (ЭК) ООО «Новик». В состав ЭК включаются

наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель

юридической службы ООО «Новик». ЭК назначается

приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав

комиссии.

4.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача

отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем

полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад.

Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное

хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Приложение 9.

Организационные документы

Бланк положения о подразделении

1. Общие положения

1.1. Служба охраны труда является самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом генерального директора ООО «Новик»

1.2. Служба охраны труда подчиняется непосредственно генеральному директору или по его поручению первому заместителю генерального директора Сидорову С.С.

1.3. Службу охраны труда возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом генерального директора.

1.4. Работники службы назначаются на должности и освобождаются от них приказом генерального директора по представлению начальника службы охраны.

1.5. В своей деятельности служба руководствуется:

        законами и иными нормативными правовыми актами об охране труда РФ и соответствующего субъекта РФ;

        коллективным договором;

        соглашением по охране труда;

        уставом предприятия;

        настоящим положением.

2. Структура

2.1. Структура и численность службы охраны труда определяются руководителем предприятия с учетом общей численности работников предприятия, характера условий труда, степени опасности производства и других факторов, а также с учетом рекомендаций государственных органов управления.

2.2. Положения о подразделениях службы (бюро, секторах, группах и пр.) утверждаются начальником службы охраны труда, а распределение обязанностей между работниками подразделения осуществляется должностными инструкциями, утверждаемыми заместителем начальника службы охраны.

3. Задачи

3.1. Организация работы по обеспечению выполнения работниками предприятия требований охраны труда.

3.2. Контроль за соблюдением работниками законов и иных нормативных правовых актов об охране труда, коллективного договора, соглашения по охране труда, других локальных нормативных правовых актов предприятия.

3.3. Организация профилактической работы по предупреждению производственного травматизма, профессиональных заболеваний и заболеваний, обусловленных производственными факторами, а также работы по улучшению условий труда.

3.4. Информирование и консультирование работников предприятия в том числе руководства по вопросам охраны труда.

3.5. изучение и распространение передового опыта по охране труда, пропаганда вопросов охраны труда.

4. Функции

4.1. Учет и анализ состояния и причин производственного травматизма, профессиональных заболеваний, обусловленных производственными факторами.

4.2. Оказание помощи подразделениям предприятия в организации и проведении измерений параметров опасных и вредных производственных факторов, в оценке травмобезопасности оборудования, приспособлений.

4.3. Организация, методическое руководство аттестацией рабочих мест по условиям труда, сертификацией работ по охране труда и контроль за их проведением.

4.4.Проведение совместно с представителями соответствующих подразделений и с участием уполномоченных лиц по охране труда профессиональных союзов или иных уполномоченных работниками представительных органов проверок, обследований технического состояния зданий, сооружений, оборудования, машин и механизмов, приспособлений.

4.5. Участие в работе комиссий по приемке в эксплуатацию законченных строительством или реконструированных объектов производственного назначения, а также в работе комиссий по приемке из ремонта установок, агрегатов, станков, и другого оборудования в части соблюдения требований охраны труда.

4.6. Согласование разрабатываемой на предприятии проектной, конструкторской, технологической и другой документации в части требований охраны труда.

4.7. Разработка совместно с другими подразделениями планов, программ по условий и охраны труда, предупреждению производственного травматизма, профессиональных заболеваний.

4.8. Участие в составлении разделов коллективного договора, касающихся условий и охраны труда, соглашения по охране труда предприятия.

4.9. Составление перечней профессий и видов работ, на которые должны быть разработаны инструкции по охране труда.

4.10. Оказание помощи руководителям подразделений в составлении списков профессий и должностей, в соответствии с которыми работники должны проходить обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры, а также список профессий и должностей, в соответствии с которыми на основании действующего законодательства работникам предоставляется компенсация за тяжелую работу.

5. Права

Служба охраны труда имеет право:

5.1. В любое время суток беспрепятственно посещать и осматривать производственные, служебные и бытовые помещения предприятия, знакомиться в пределах своей компетенции с документами по вопросам охраны труда.

5.2. Предъявлять руководителям подразделений обязательные для исполнения предписания об устранении выявленных при проверках нарушений требований охраны труда и контролировать их выполнение.

5.3. Требовать от руководителей подразделений отстранения от работы лиц, не имеющих допуска к выполнению данного вида работ, не прошедших в установленном порядке предварительных и периодических медицинских осмотров, инструктажа по охране труда.

5.4. Направлять генеральному директору предложения о привлечении в соответствии с законодательством к ответственности должностных лиц, нарушающих требования охраны труда.

5.5. запрашивать и получать от руководителей подразделений необходимые сведения, информацию, документы по вопросам охраны труда, требовать письменные объяснения с лиц, допустивших нарушение законодательства.

5.6. Привлекать по согласованию с генеральным директором и руководителями подразделений соответствующих специалистов предприятия к проверкам состояния условий и охраны труда.

5.7. Представлять генеральному директору предложения о поощрении отдельных работников за активную работу по улучшению условий и охраны труда.

5.8. Представительствовать по поручению генерального директора в государственных и общественных организациях при обсуждении вопросов охраны труда.

6. Взаимоотношения (служебные связи)

6.1. Служба охраны труда осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими подразделениями предприятия, комитетом по охране труда, уполномоченными лицами по охране труда профессиональных союзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, службой охраны труда вышестоящего юридического лица, а также с федеральными органами исполнительной власти соответствующего субъекта РФ в области охраны труда, органами государственного надзора и контроля за соблюдением требований охраны труда и органами общественного контроля.