Унификация системы организационно-распорядительной документации

     Как показал анализ, что организационная структура управления ООО «Новик» линейно-функциональная. Линейно—функциональная структура основана на тесном сочетании линейных и функциональных связей в аппарате управления. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность. Руководитель функционального отдела является одновременно линейным руководителем непосредственно подчиненных ему работников.

     Высшим органом управления ООО «Новик» является общее собрание акционеров. Возглавляет ООО «Новик» Генеральный директор управляющей компании. Он является единоличным исполнительно – распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о дочерних компаниях подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.

     Непосредственно генеральному директору подчиняются Заместители генерального директора.

     Таким образом, организационно-управленческая структура ООО «Новик» соответствует требованиям рынка и специфике услуг компании.

     Документооборот ООО «Новик» регулируется инструкцией по делопроизводству (приложение 8).

     Инструкция по делопроизводству в ООО «Новик» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ООО «Новик» и иными внутренними нормативными документами.

     Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ООО «Новик».

     Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

     Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ООО «Новик», утвержденной приказом генерального директора.

     Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ООО «Новик» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – отделом кадров и секретаря.

     В деятельности ООО «Новик» образуются следующие группы документов:

     - организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

     - приказы генерального директора по основной деятельности;

     - приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

распоряжения генерального директора по основной деятельности;

     - протоколы совещаний;

     - положения, инструкции, правила, регламенты;

     - внутренние документы (служебные записки);

     - служебные письма (поступающие в ООО «Новик» и создаваемые в компании);

     - договоры (поступающие в ООО «Новик» и создаваемые в компании).

     Документооборот на предприятии

     Документооборот определяет вопросы учета и движения документов предприятий и организаций. В современных условиях ведения бизнеса широко используются элементы электронного документооборота, обеспечивающие доставку первичной документации средствами телекоммуникации (факсы) и через сеть Интернет (электронная почта).

     К сожалению, о полном переходе на электронный документооборот говорить пока не стоит, так как не готова законодательная база и нечетко определены правила идентификации документов, подписанных с использованием цифровой подписи. Документооборот  фирмы ООО «Новик» представлен на рисунке 2.

Рис. 2.  Документооборот организации ООО «Новик»

Принципы организации документооборота предприятия:

— оперативное прохождение документов всех типов;
— оптимизация перемещений (исключение возвратных перемещений);
— однонаправленность порядока перемещения и обработки документов. Документооборот на предприятии отражает обработку и движение основных видов документов:

1.      Входящие документы — это прежде всего различные первичные документы — счета-фактуры, накладные, инвойсы и пр., отражающие хозяйственную деятельность предприятия и его отношения с контрагентами. На основании первичных документов строится бухгалтерский и налоговый учет.

2.      Внутренние документы — отражают внутренние процессы предприятия — приказы, распоряжения и другие документы регламентирующие те или действия сотрудников в процессе производства. Часть внутренних документов относится к кадровому учету на предприятии.

3.      Исходящие документ — служат для подтверждения результатов деятельности предприятия. К исходящим документам относятся также всевозможная отчетность организации перед органами государственного контроля.

     Вывод: Государственная система документированного обеспечения управления    (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые    требования в документации управленческой деятельности и организации    работы с документами в органах государственного управления на    предприятиях.

     Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение  количества документов, создание

   наиболее благоприятных условий для применения технических средств и

   современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Проведем анализ оформления организационно-распорядительной документации компании ООО «Новик».

2.2 Составление и оформление управленческой документации

     Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

     Организационные документы - закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время. Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами. В организационные документы входят: положения, уставы, инструкции, правила.[15]

     Положение - это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений (см. приложение 9.). Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные - управляющими предприятий, организаций, учреждений. Положение должно содержать такие реквизиты: наименование вида документа, герб, название учреждения, дата, месяц, издание, заглавие, гриф утверждения, текст.

     Текст, обычно, состоит из таких разделов:

- общие положения;

- имущество и деньги предприятия;

- производственная и хозяйственная деятельности;

- права и обязанности предприятия или его подразделения;

- структура управления;

- реорганизация и ликвидация учреждения, организации, предприятия.
     В первом разделе указывается цель создания предприятия, учреждения, организации или ее структурных подразделений, главные задания, функциональные связи с другими организациями, подразделениями.
Во втором разделе указываются основные и оборотные деньги, порядок купли имущества, амортизационные отчисления и их предназначение, прибыль, отчисления на премии рабочим и служащим, жилищный фонд, служебные помещения, порядок использования излишков неиспользованных оборотных денег.

     В других разделах регламентируется производительная сила и хозяйственная деятельность предприятия. В зависимости от специфики деятельности в положении можно также отобразить ход капитального строительства, находчивость и рационализацию, положение материально -технического обеспечения.

     Устав - это собрание правил, которые регулируют (см. приложение 10.):

     - основы организации и деятельности предприятий и учреждений определенной отрасли хозяйства;

     - условия создания, состав, строительство и деятельность конкретного предприятия, организации, или учреждения определенной отрасли или сферы управления;

    - конкретную сферу деятельности организаций.

Устав включает такие реквизиты:

    - гриф утверждения высшей организации или органа управления;

     - наименование вида документа (устав);

     - заглавие;

     - текст;

Текст включает такие разделы:

     - Общие положения, в которых раскрываются цель, задания и функции, устава по объектам и субъектам и др.

     - Главная деятельность, ее содержание.

     - Планирование и учет работ.

     - Предназначение вспомогательных служб.

     - Взаимодействие с другими органами, аналогичными по деятельности.
     - Специфическая особенность деятельности.

     - Ответственность организации за надлежащее выполнение обязанностей и порядок решения споров, предъявление претензий. Обычно, текст устава разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются римскими цифрами).[16]

     Инструкция - это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно - технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения (см. приложение 11;12)

Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты:

- наименование ее вида;

- короткое содержание (заглавие);

- текст;

- должность и фамилия особы, ответственной за ее составление;
- подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам.
Текст подают в логичной последовательности, группируют по разделам, которым иногда дают подзаглавия, делят на параграфы (отмечают арабскими цифрами). При этом удобно пользоваться сквозной нумерацией. Разделы больших инструкций обозначаются римскими цифрами, а пункты - арабскими.

     Правила - это служебные документы, которые определяют наставления или требования, которые регламентируют определенный порядок действия, поведения (см. приложение 13.). По форме и содержанию правила похожи на инструкции, иногда они бывают их составной частью.
Реквизиты правила:

     - гриф утверждения;

     - вид документа (правила);

    - заглавие (короткое содержание предназначения правила);

     - дата и номер;

     - текст (может состоять из пунктов);

     - подпись особы, которая отвечает за составление правила;

     - правила обязательны для выполнения.

Распорядительные документы

     Этот вид документов реализует нормы, права, обязательные для исполнения. Распорядительные документы должны составляться в соответствии с нормативно - правовыми актами. Не один из них не может содержать положений, которые бы противоречили закону.[17]

     Подготовка распорядительных документов довольно сложный процесс, в котором можно выделить такие стадии: изучения сути вопроса, подготовка проекта документа, его согласования и заверение.

     Процедура составления и оформление распорядительных документов должна быть расписана в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения. В ней излагаются: последовательность работ над проектом документа и требования, соблюдение которых обеспечивает его юридическую полноценность. Подготовку проекта распорядительного документа может быть поручено одному или нескольким структурным подразделениям либо отдельным должностным лицам. Для разработки проектов сложных распорядительных документов могут создаваться рабочие группы, привлекаться квалифицированные специалисты, ученые. Основное требование достаточная компетентность лиц, которые над ними работают. Чем выше уровень документа, тем больше требования (профессионализм, глубокое знание вопроса, культурный уровень, умение излагать мысль) к его составлению.