Унификация системы организационно-распорядительной документации

     В рамках работ по совершенствованию организационных структур и методов управления, улучшению системы правового регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.

     Совершенствование информационной деятельности предполагает прежде всего ее рационализацию, т. е. унификацию и стандартизацию форм документов, разработку систем кодирования, внедрение классификаторов технико-экономической информации. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач - повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

     Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Вместе с тем в процессе хозяйственной деятельности на предприятиях создаются собственные внутриорганизационные унифицированные формы документов, которые в силу своего повсеместного применения имеют большое значение для документирования управленческой деятельности.

     Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

     - разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

     - внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

     - ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

     - разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

     - разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

     Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

     Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1. Опубликованные

1. Конституция РФ // Российская газета 25 декабря 1993.

2. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 и 2. М., 1994.

3. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8.

4. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. СЗ РФ. 14.01.2002. №2.

5. Федеральный закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 15.12.2004/ СЗ РФ, 2004, №12

6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.

7. ГОСТ Р 6.30-2003

8. ГОСТ ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация»

2. Неопубликованные

9.    Устав ООО «Новик» - Уфа.: 2009

10.    Должностные инструкции сотрудников ООО «Новик».

11.    Распорядительные документы руководства ООО «Новик»

3. Литература

12. Андреева В.И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства [Электронный ресурс]/ В.И. Андреева// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. -№9. – Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/magazine/archive/fascicle179
13. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. С. 269.

14. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 2003 С.23-26.

15. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2006. С. 34-39.

16. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2007. №2. С. 45-49.

17. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2005. №1. С. 36-41.

18. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2008. №1. С. 29-32.

19. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2005. №2. С. 21-25.
20. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2006. №2. С.16-20.

21. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 2004. С. 342.

22. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2006.
23. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2007. №3. С. 24-29.

24.   Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие/ М.В.Кирсанова - М., 2008. С. 113-114.

25. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2005. С. 246.

26. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2006. №4. С. 23-28.

27. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2005. С. 327.

28. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 2005. С. 352.

29. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2007. №4. С. 56-59.

30. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2004 №1. С. 42-47.
31. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2006. №2. С. 18-23.
32. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2003 №1. С. 32-37.
33. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2005 №1. С. 29-34.
34. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2007. С. 80.

35. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2006. №2. С. 15-19.

36. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 2008. С. 345.

37. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007- 88 с.

38. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2008 №1. С. 21-25.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1.

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Приложение 2.

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Приложение 3.

Образец общего бланка организации

Приложение 4.

Образец углового бланка письма организации

Приложение 5.

Образец продольного бланка письма организации

Приложение 6.

Образец продольного бланка письма должностного лица

Образец бланка конкретного вида документа организации

Приложение 7.

Унифицированная форма № Т-1

Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)

(распоряжение)

о приеме работника на работу