Законодательная и нормативная регламентация документирования трудовых правоотношений

 

В них детализируются не только порядок оформления поступления  на государственную гражданскую  службу, но и ее прохождение: аттестация, сдача экзамена, особенности ведения  личного дела и др.

 

Любой работник, оформляющий  трудовые правоотношения, должен иметь  пенсионное законодательство, Закон  о ветеранах и т.п.

 

Следовательно, чтобы правильно  оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных  правовых актов, особенно затрагивающих  трудовые отношения в организации  вашего типа, и ими руководствоваться  при оформлении трудовых отношений.

 

Кроме законодательных актов  в каждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими  документами, в которых описывается  методика работы, то есть, как надо выполнять  ту или иную запись или операцию.

 

В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших документа о  порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

 

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков  трудовой книжки и обеспечения ими  работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства  РФ от 01.03.2008 N 132);

 

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69

 

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных  форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена  Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет  РФ по статистике с согласованием  форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных  в Постановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетной  документации по учету труда и  его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата  России 30 октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз вносились изменения  и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так  и в электронном варианте, так  как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся "в  организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации".

 

Общие правила составления  и оформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 на унифицированную  систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.

 

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием  сроков их хранения - типовых или  ведомственных. Ведомственные перечни  разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают  специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных  организаций. Организации, не имеющие  ведомственного перечня, должны пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно. Кроме того, служба кадров акционерного общества должна также иметь Положение  о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. N 03-33/пс (в соответствии со ст.89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных  обществах").

 

Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы  на государственное хранение, а хранящих их у себя, Правила являются незаменимым  подспорьем в организации их архива.

 

Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести  переписку как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного  оформления всех почтовых отправлений  надо иметь в отделе для справок  Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные Постановлением Правительства  Российской Федерации от 15.04.2005 N 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того, в них указаны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Следует обратить внимание, что максимальный вес письма уменьшен до 100 г, а пределы  его размеров - 229 на 324 мм. Часто к  недоразумениям приводит незнание порядка  пользования франкировальными аппаратами.

 

Для работника кадров, в  том случае, если ему приходится вручать сообщения от получения  которого адресат по какой-либо причине  пытается уклониться, важен порядок  отправки писем с уведомлением о  вручении - "почтовое отправление... при подаче которого отправитель  поручает оператору почтовой связи  сообщить ему... когда и кому вручено  почтовое отправление". Например, уведомление  об увольнении, о необходимости присутствовать в определенный день и т.д.

 

Но помимо того, что надо знать, как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление  о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

 

Разработано достаточно большое  количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого  аппарата. Все они разработаны  Центральным бюро нормативов по труду. Службе кадров полезно иметь:

 

Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991.

 

Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по документационному  обеспечению управления (утв. Постановлением Министерства труда Российской Федерации  от 25 ноября 1994 г. N 72).М., 1995.

 

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению  органов управления (утв. Постановлением Министерства труда Российской Федерации  от 10 сентября 1993 г. N 152).М., 1993.

 

Нормы времени на работы по документационному обеспечению  управленческих структур федеральных  органов исполнительной власти, утвержденные Постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г. N 23.

 

Последние нормативы времени 2002 г. содержат нормы времени на работы с использованием компьютерной техники, что очень важно для подразделений, уже внедривших современные информационные технологии.

 

Все эти нормативы рекомендуются  для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

 

Во всех нормативах времени  не только указываются виды работ  с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно  перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.

 

Помимо норм времени на основные виды работ, в указанных  сборниках всегда освещаются и вопросы  организации труда, режим труда  и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

 

§2. Организационно-правовые документы организации

 

 

Служба кадров любой организации  в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.

 

Прежде всего, это устав (положение) организации как главный  организационный документ (см. Приложение № 1).

 

Под уставом, как организационным  документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной  регистрации в установленном  порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

 

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.

 

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

 

Служба кадров должна четко  представлять себе задачи организации, записанные в уставе, так как ее главная цель - обеспечение организации  высококвалифицированными работниками  для наилучшего выполнения этих задач. Кроме того, в уставах расписываются  порядок назначения или выбора руководящего состава и другие вопросы, связанные с подбором и расстановкой кадров. Один из экземпляров устава обязательно должен храниться в отделе кадров.

 

Трудовым кодексом РФ предусмотрено  составление в организации документов, регулирующих социально-трудовые отношения. К таким документам относится  коллективный договор. Его определение  дано в ст.40 Трудового кодекса  РФ: "Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или  у индивидуального предпринимателя  и заключаемый работниками и  работодателем в лице их представителей". Коллективный договор может заключаться  не только на уровне организации в  целом, но и обособленных структурных  подразделений. К обособленным структурным  подразделениям относятся филиалы  и представительства, которые территориально отделены и, кроме того, могут иметь  особенности в организации труда. Содержание и структура коллективного  договора определяются заключающими его  сторонами самостоятельно. В ст.41 Трудового кодекса РФ дан лишь примерный перечень вопросов, которые  могут быть включены в коллективный договор. К ним отнесены:

 

формы, системы и размеры  оплаты труда;

 

выплата пособий, компенсаций;

 

механизм регулирования  оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;

 

занятость, переобучение, условия  высвобождения работников;

 

рабочее время и время  отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

 

улучшение условий и охраны труда работников, в том числе  женщин и молодежи;

 

соблюдение интересов  работников при приватизации государственного и муниципального имущества;

 

экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

 

гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;

 

оздоровление и отдых  работников и членов их семей;

 

частичная или полная оплата питания работников;

 

контроль за выполнением  коллективного договора, порядок  внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение  нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного  договора;

 

отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного  договора;

 

другие вопросы, определенные сторонами.

 

Этот перечень носит рекомендательный характер и не является исчерпывающим, его цель - дать представление о  возможном содержании коллективного  договора. Однако в Трудовом кодексе  РФ есть и ряд предписаний к  содержанию трудового договора обязательного  характера.

 

В соответствии со ст.9 Трудового  кодекса РФ коллективные договоры не могут содержать условий, снижающих  уровень прав и гарантий работникам, предусмотренный законодательством  о труде. Напротив, коллективный договор  должен устанавливать дополнительные льготы и преимущества, более благоприятные  условия труда.

 

При оформлении коллективного  договора обязательно указание (наименование) сторон, от имени которых он заключается, и срока его действия. Коллективный договор является актом срочного действия и в соответствии со ст.43 Трудового кодекса РФ "заключается  на срок не более 3 лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами  либо со дня, установленного коллективным договором". Стороны имеют право  продлить действие коллективного договора, но на срок не более трех лет.

 

На организацию может  распространяться действие и таких  правовых документов, как соглашение.

 

Соглашение - правовой акт, устанавливающий  общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый  между полномочными представителями  работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в  пределах их компетенции.

 

Как видно из определения, данного в ст.45 Трудового кодекса  РФ, соглашение, в отличие от коллективного  договора, заключается на других уровнях  социального партнерства - федеральном, межрегиональном, региональном, территориальном, отраслевом (межотраслевом), то есть соглашение заключается работодателями, объединенными  в рамках отрасли, региона, территории. Интересы работодателей на переговорах  по заключению соглашения представляет объединение работодателей, а интересы работников обычно представляют профсоюзы  и их объединения.