Анализ внешней среды

     Краткий вывод: Организации полностью зависимы от внешней среды, как в отношении своих ресурсов, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне, так и в отношении потребителей, конкурентов, государства, экономики страны и многих других факторов. Внешняя среда влияет на организацию и накладывает свои требования, и каждый руководитель должен учитывать это значительное влияние.

 

4. Эффективность управления

 

     Становясь объектом товарно-денежных отношений, обладающим экономической самостоятельностью и полностью отвечающим за результаты своей хозяйственной деятельности, предприятие должно сформировать у себя систему управления, которая обеспечила бы ему высокую эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивость положения на рынке.

     Управление предприятием представляет собой процесс, в основе которого лежит воздействие на коллектив предприятия и все стороны его деятельности с целью получения максимальных результатов. Такое воздействие на каждом предприятии и в организации оказывают управленческие кадры. Следовательно, чем эффективнее процесс управления на предприятии, тем выше оказывается результативность деятельности всего предприятия. Однако, процесс управления осуществляют люди. В связи с этим эффективность процесса управления зависит от эффективности деятельности управленческого персонала предприятия, которая, в свою очередь, складывается из эффективности деятельности отдельных работников и групп работников различного уровня образования, квалификации и т.д. Все эти работники составляют управляющую систему предприятия. Менеджмент организации, работающей в рыночной среде, предъявляет высокие требования к управленческому персоналу. Современный управленец - это человек, владеющий и общими основами науки управления, и специфическими знаниями и умениями в области стратегии управления, инновации, маркетинга, управления персоналом и производством. [7 стр.160]

     Анализ эффективности организации предполагает анализ управленческого потенциала, т. е совокупности всех ресурсов системы управления как в материальных так и в интеллектуальных формах; анализ затрат и расходов на управление; анализ характеристик управленческого труда; анализ эффективности управления, т.е. сопоставление результатов управления и ресурсов затраченных на их достижение. [2]

     Краткий вывод: Чтобы быть успешной в течение долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей организация должна быть эффективной, для этого она должна сформировать у себя такую систему управления, которая обеспечила бы её эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивость положения на рынке. Анализ эффективности организации предполагает сопоставление результатов управления и ресурсов затраченных на их достижение. сопоставление результатов управления и ресурсов затраченных на их достижение.

 

Практическая часть

1. Общая характеристика организации

 

     Холдинг "BM corporation" является одной из крупнейших российских компаний по продаже строительных и отделочных материалов. Компания существует на рынке Самарской области 9 лет. Центральный офис компании находится в городе Тольятти, он же является самым крупным областным центром розничной торговли и имеет сеть магазинов в Тольятти и Самаре.

     В последние пять лет приоритетным направлением считается оптовая торговля. Оптовый центр, под названием "БауЦентр", был открыт в Самаре в 1999 году.

     "BM corporation" это динамичная и постоянно развивающаяся компания. В период с 2002 по 2004 года были открыты оптовые филиалы в других городах России - Москва, Екатеринбург, Ростов-на-Дону и Уфа.

     Тщательно разработанная сбытовая система "BM corporation", включающая два направления сбыта: оптовые продажи со склада головного предприятия, ориентированные на региональных оптовиков и крупные розничные сети и региональный сбыт через сеть филиалов; уникальные складские комплексы в Тольятти 5000 кв. м. и Самаре 3500 кв. м., оборудованные в соответствии с наиболее прогрессивными технологическими требованиями, с удобными подъездными путями, ж/д ветками, и использование современного оборудования на складах позволяют расширять ассортимент в соответствии с запросами рынка, осуществлять поставки товара клиентам оперативно и с неизменно высоким качеством.

     "BM corporation" сотрудничает и осуществляет прямые поставки с иностранными и отечественными производителями, являясь их дилерами:

     Керамическая плитка Лира-Керамика, Волгоградского, Воронежского и Печорского керамических заводов, итальянской фабрики D ` Imola и фабрики APARICI (Испания);

     Германский производитель пластиковых углов и напольных плинтусов "Bolta";

     Итальянским производителем пенополистироловых потолочных плинтусов и аксессуаров "Bovelacсi".

     Мытищинская фабрика по производству мебели для ванной комнаты "Лагуна";

     Сантехнические изделия шведского производителя "IFO" (душевые кабины, углы, санфаянс, мебель для ванных комнат), гидромассажные ванны "Арollo" и "Doctor Jet";

     Сантехнические изделия Волгоградского керамического завода;

     Смесители "МОЛОТ" г. Ростов-на-Дону;

     Окантовки для плитки производителей CEZAR и Mac (Польша);

     Обои на флизелиновой под покраску основе "Версаль" фабрики "ЭДЕМ" г. Днепропетровск;

     Костромские радиаторные решетки;

     Петербургские двери фабрики "Корт" и челябинские "Краснодеревщик";

     Круглые металлопластиковые карнизы с деревянными комплектующими "Кодар";

     Ламинированный паркет системы Quick Klick производства фабрики "KOSCHE" Германия;

     Бытовой и п/коммерческий линолеум " Armstrong " (Англия);

     Стеновые панели МДФ "Мастер и К^о" и пластиковые панели "Невопласт";

     Сухие строительные смеси "Старатели".

 

2. Структура управления

 

     Структура "BM corporation" является линейно - функциональной. Она состоит из 9 основных отделов: отдел снабжения, отдел продаж, отдел логистики, отдел маркетинга, отдел рекламы, финансовый отдел, экономический отдел, юридический отдел, отдел охраны; и 5 региональных подразделений: филиал Самара, филиал Ростов, филиал Москва, филиал Екатеринбург, филиал Уфа. (Рис.5) 

     Рис.5 Организационная структура "BM corporation". 

     Более подробно я хочу остановиться на самом молодом филиале "BM corporation" - "БауЦентр"-Уфа. Вначале рассмотрев его организационную структуру, сделать анализ внутренней и внешней среды, оценить достоинства и выявить недостатки.

 

3. Анализ внутренней среды

3.1 Организационная структура фирмы

 

     Структура фирмы "БауЦентр", как и всей компании в целом, является линейно - функциональной. В ней можно выделить следующие звенья: Коммерческий директор, исполнительный директор, отдел учета (2 чел), бухгалтерия (2 чел), отдел продаж (2 чел), заведующие складами (2 чел), грузчики (5 чел) (Рис.6). 

     

     Рис.6 Организационная структура "БауЦентр" - Уфа. 

     Как известно, правильно построенная структура управления оказывает значительное влияние на эффективность функционирования любой организации. Организационная структура "БауЦентр" - Уфа отвечает требованиям, т. е она является простой, четко разграничены функции линейного руководства и функциональных подразделений, окончательные глобальные и стратегические решения принимаются руководителем высшего звена, координацию всей деятельности осуществляет коммерческий директор, на уровне исполнительного руководителя и руководителей подразделений. В фирме постоянно поддерживается информационный обмен между подразделениями, также успешно проходит процесс взаимной передачи информации с высшего уровня руководства на низшие.

     Эффективность работы системы управления во многом зависит от того, насколько четко определены, сбалансированы и взаимосвязаны все части управляющей системы. Достигнуть этого помогают правильно разработанные положения о должностях.

     Единственным документом, регламентирующим работу предприятия в целом и его некоторых подразделений является Устав организации. До настоящего времени в "БауЦентре" не разработаны положения об отделах и должностные инструкции. Отсутствие этих документов является недопустимым упущением в организации управления и негативно сказывается как на деятельности аппарата управления, так и на результатах деятельности в целом. Как следствие неизбежно дублируются отдельные функции, а другие направления работы остаются без должного внимания. Отсутствие четких требований снижает чувство ответственности; не соблюдаются квалификационные требования при подборе и расстановке кадров. Разработка подобных документов на данном этапе является важным направлением повышения эффективности управления организацией. Необходимость разработки положений о должностях обусловлена тем, что такие документы позволяют:

     поддерживать рациональную технологию управления в организации, включая порядок выполнения и взаимосвязь управленческих работ;

     точно определять обязанности, права и ответственность каждого работника, в том числе фиксировать взаимные обязательства руководителей и подчиненных;

     регламентировать разделение и организацию управленческого труда;

     формировать требования к соответствующим должностям с целью рационального подбора, расстановки, использования и оценки кадров.

     Тип управления организацией можно охарактеризовать, как органический, т.е. решения принимаются на основе обсуждения, а не базируются на авторитете, правилах или традициях, фирма всегда готова к прогрессивным изменениям и преобразованиям, правила работы формулируются в виде принципов, а не установок, а перед работниками ставятся динамичные, не жёстко определённые задачи.

     Что касается экономической стороны эффективности, то на данном этапе функционирования фирмы, когда среднемесячный оборот составляет 3 млн. руб., ассортимент продукции превышает 1,5 тыс. наименований, а клиентская база состоит из 94 фирм, проявляется избыточная загруженность менеджеров отдела продаж и нет надлежащего контроля складских остатков, это сказывается на эффективности работы склада.

     Эффективность склада рассчитывается по формуле: 

     Склад / Оборот < 2 

     По состоянию на 25 ноября 2004 года эффективность склада составляет: 

     6 385 636,82/2 748 560 = 2,32,  

     это означает, что склад работает не эффективно.

     В связи с этим, для повышения эффективности работы менеджеров, склада и всего филиала в целом, необходимо ввести новые рабочие единицы:

     1. Логист, который будет осуществлять контроль качества поставок, и отслеживать эффективность работы склада. Логист будет находился в прямом линейном подчинении исполнительного директора.

     2. Менеджер по продажам (2 чел), который будет входить в отдел продаж и выполнять его функции: продажа и продвижение товара, поиск новых клиентов, работа по увеличению ассортимента у сложившейся клиентской базы и мониторинг рынка строительных и отделочных материалов.

     Выгоду введения новых рабочих единиц можно подтвердить следующими расчетами:

     Среднемесячный оборот фирмы составляет 3 млн. руб. при средней наценке 26% доход равен 780 тыс. руб., общие затраты - 385 тыс. руб., соответственно прибыль равна 395 тыс. руб.