Организационный аудит в деятельности организации

Повторные аудиторские проверки экономического субъекта по тем же основаниям, по поручению государственных  органов, производится только за счет средств республиканского бюджета  и не могут быть осуществлены аудитором, проводившим первоначальную проверку.

Данные, полученные в ходе аудиторской проверки проводимой по поручению государственных органов, могут быть преданы гласности, до вступления в силу приговора (или  решения суда), только с разрешения указанных органов и только в том объеме, в каком они признаю это возможным. Заключение аудитора по результатам проверки, проведенной по поручению государственных органов, приравнивается к заключению экспертизы, назначенной в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

Инициативный аудит проводится по решению самого клиента. При этом целью аудита может быть контроль и анализ состояния бухгалтерского учета в целом, отдельных его  разделов, организация делопроизводства, оценка состояния расчетов по налогообложению  и др.

Причины проведения инициативного  аудита:

1. Многие предприятия  ранее подвергались тщательному  внутриведомственному контролю  и в настоящее время лишились  контроля со стороны специальных  органов. 

2. Текучесть кадров.

3. Низкая квалификация  кадров.

4. Запросы пользователей  информации.

В отличие от обязательного  аудита, инициативный аудит может  быть комплексным и может быть тематическим.

При тематическом аудите контролю и анализу подвергаются только отдельные  разделы и участки учета. Различной  может быть и глубина проверки (полная и сплошная проверка данных учета, начиная с первичных документов, проведения инвентаризации активов  и обязательств, либо выборочная проверка, также с первичных документов и данных, содержащихся в учетных  регистрах и отчетности).

Инициативный аудит прежде всего оценивает применяемую на предприятии учетную политику, проводит оценку состоянию бухгалтерского учета по всем счетам и отделам, выясняет организацию аналитического учета, используемые методы ведения учета, применяемые регистры, выявляет недочеты и недостатки, выясняет взаимоотношения аудируемого объекта с бюджетом, с внебюджетными фондами, анализирует применяемую форму учета, изучает систему внутреннего контроля. Заключительной стадией аудиторской проверки являются общие выводы и рекомендации.

Помимо инициативного  аудита, аудиторские фирмы оказывают  ряд услуг:

ведение бухгалтерского учета  для различных предприятий;

восстановление бухгалтерского учета;

составление бухгалтерской  финансовой отчетности;

защита бухгалтерской  финансовой отчетности;

и др.

В соответствии с законом  от 30.12.2009. « Об аудиторской деятельности»№ 307-ФЗ :

«… 1.Обязательный аудит  проводится в случаях, если:

1) организация имеет организационно-правовую  форму открытого акционерного  общества;

2) организация является  кредитной организацией, бюро кредитных  историй, страховой организацией, обществом взаимного страхования,  товарной или фондовой биржей, инвестиционным фондом, государственным  внебюджетным фондом, фондом, источником  образования средств которого  являются добровольные отчисления  физических и юридических лиц;

3) объем выручки от  продажи продукции (выполнения  работ, оказания услуг) организации  (за исключением сельскохозяйственных  кооперативов и союзов этих  кооперативов) за предшествовавший  отчетному год превышает 50 миллионов  рублей или сумма активов бухгалтерского  баланса по состоянию на конец  года, предшествовавшего отчетному,  превышает 20 миллионов рублей. Для муниципальных унитарных предприятий законом субъекта Российской Федерации финансовые показатели могут быть снижены;

4) в иных случаях, установленных  федеральными законами.

2. Обязательный аудит  проводится ежегодно…»

Инициативный аудит проводится по желанию(заказу) собственника, исполнительного органа аудируемого лица или третьих лиц.           

Как уже говорилось в пункте 1.2. Виды аудита, организационный аудит  является связующим элементом системы  общих видов аудита. Именно о нем  и пойдет речь в следующей главе.

ГЛАВА 2 СУЩНОСТЬ И ПОНЯТИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО АУДИТА

2.1. Понятие организационного  аудита 

 

Сегодня любой образованный человек непременно имеет представление  о финансовом и производственном аудите, некоторые знакомы с кадровым аудитом, а вот что такое организационный  аудит, знают совсем немногие. Однако это не исключает его повсеместное проведение. Правда, бывает оно не всегда осознанным.

Существует множество  определений организационного аудита.

В целом организационный  аудит – это анализ управленческой деятельности компании, в том числе  проверка соответствия организационной  структуры и регламентирующей ее организационно-распорядительной документации масштабам, характеру деятельности и стратегии компании. Организационный  аудит выявляет взаимосвязи и  степень влияния персонала на деятельность компании и возможность  реализации основных целей и задач. Зачастую организационный аудит  сопряжен с комплексным аудитом  системы управления ( Рисунок 2).

Организационный аудит можно  рассматривать как процесс и  как явление. Как процесс организационный  аудит — это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию  системы управления и совершенствованию  самого организационного аудита. Этот процесс включает:

• разработку, корректировку  или замену стандартов, норм и правил для соответствующих элементов  механизма и структуры управления;

• сбор и оценку информации об организационной сфере деятельности системы управления.

Как явление организационный  аудит — это объединение элементов  для реализации программы или  цели, действующих на основании определенных правил и процедур.

На рис.2. приведены некоторые  направления контроля по нескольким элементам системы управления.

Рис. 2. Основные варианты комплексного аудита 

 

Среди направлений комплексного организационного аудита в настоящее  время отработаны:

- аудит целеполагания (реализации программ собственника). Предусматривает выявление и согласование стратегических и тактических целей собственников и работников организации, составление перечня выполненных и выполняемых программ, анализ их выполнения с точки зрения возможного, необходимого, желательного и исторически приемлемого;

- аудит соответствия управленческой  технологии организационной структуре  управления организации. Это процедура  организационного аудита на уровне  центров хозяйственной ответственности  для проверки согласованности  основных параметров управленческой  деятельности.

- аудит распределения и выполнения сотрудниками функций управления. Основан на анализе конкретных и общих функций управления, типовых процедур и набора операций;

- аудит информационной  инфраструктуры. Также производится  по ряду показателей, характеризующих  важнейшую сторону деятельности  организации.

Организационный аудит позволяет проверить правильность использования финансовых средств, выделенных на создание системы управления организации.

Аудит системы управления необходим компании в первую очередь  для того, чтобы понять, что в  ней происходит и в каком направлении  она движется. При этом организационный  аудит определяет текущее состояние  предприятия с точки зрения структур, процессов и процедур управления, выявляет проблемные зоны. Организационный удит – это своего рода «лакмусовая бумажка», позволяющая определить «больные зоны», предотвратить возможные негативные последствия для компании.

Таким образом, результаты организационного аудита должны давать основание менеджерам для принятия требуемых управленческих решений и впоследствии стать  фундаментом для преобразований. По сути, аудит не должен включать работы по решению проблем. На практике же разграничивать аудит и дальнейшие мероприятия довольно сложно и не всегда целесообразно.

Следует также отметить, что существует несколько видов  аудиторских проверок: первичные, плановые и специальные. Первичный организационный  аудит выполняется в основном на приобретаемых предприятиях. Плановый и специальный организационный  аудит выполняется на предприятиях соответственно плану проверок и по специальной программе при необходимости. Плановая аудиторская проверка осуществляется, как правило, ежегодно. 

 

2.2. Случаи необходимости  проведения организационного аудита

Безусловно, каждая организация  обязана проводить организационный  аудит, самостоятельно или же с помощью  привлечения услуг соответствующих  аудиторских фирм. Толчком к принятию такого решения могут служить  различные ситуации.

В первую очередь, когда штат компании «раздут» и нет уверенности  в эффективности такого количества персонала. Наиболее часто встречаемая  ситуация когда в офисе сидит  двадцать человек, а весь объем работы выполняют двое сотрудников. Бывает и обратная ситуация, когда в компании наблюдается недостаток людских  ресурсов.

Часто компании сталкиваются с необходимостью проведения организационного аудита при привлечении новых  инвесторов. Причинами проведения организационного аудита также могут стать выход  на рынок нового товара или услуги на рынок, а также открытие новых  филиалов. Крайне важно проводить  организационный аудит, когда планируется  реорганизация компании, либо требуется  повысить эффективность управления филиалов или отделений компании.

Можно смело сказать, что  организационный аудит нужен  как активно развивающимся, так  и стабильно-функционирующим компаниям  перед принятием стратегических решений: организационный аудит  осуществляется при смене руководства  компании, учредителей (собственников), при целевом инвестировании, при  реорганизации компании и в других нестандартных ситуациях. Организационный  аудит, осуществляемый в поисках  зон неэффективности, проводится обычно при необходимости повышения  управляемости в крупных организациях или компаниях с большой географией и филиальной сетью, для оптимизации и повышения прозрачности бизнес-процессов и системы управления в целом и т. п.

На уровне компании организационный  аудит позволяет определить уровень  мотивации, коммуникаций, корпоративной  культуры, оценить психологический  климат, установившиеся внутри компании, а также актуальность организационной  структуры компании, в том числе  соответствие действующей структуры  управления целям и масштабу организации, степень разграничения полномочий и ответственности, степень формализации структуры (наличие и комплектность  организационно-распорядительной документации), степень соблюдения установленных  процедур управления и контроля, соблюдение требований законодательства.

Кроме того, в результате организационного аудита можно выявить  скрытые ресурсы и возможности  компании.

Например, в одной крупной  организации в результате организационного аудита было выявлено, что в некоторых  подразделениях числятся люди, ранее  ответственные за выполнение определенных функций, но не перешедшие в новое  подразделение при передаче туда этих функций. При этом текущие обязанности  данных сотрудников не определены, но их фонд оплаты труда является бюджетом тех подразделений, где они числятся.  

 

2.3. Объекты организационного  аудита

Аудиту подлежат следующие  элементы системы управления:

1. Стратегия

Оценивается текущая стратегия  предприятия, включая положение  на рынке, целостность и системность  поставленных стратегических целей, понимание  их руководителями и сотрудниками, применение в оперативном управлении, контроль за реализацией.

2. Бизнес-процессы

Оцениваются управленческие и кадровые процессы, процессы производства и реализации каждого продукта предприятия, прочие бизнес-процессы, их соответствие стратегическим целям и задачам  организации.

3. Структура

Проводится оценка структуры  управления компанией, т. е. взаимосвязь  между процедурами, которые составляют бизнес-процессы, и ключевыми функциями  управления. Оценивается эффективность  организационной структуры и  ее адекватность текущей ситуации в  компании и реализуемым процессам, степень гибкости. В ходе оценки анализируется схема управления, четкость разделения на функциональные и профессиональные подразделения, структура административного подчинения и функционального взаимодействия, а также технология выполнения ключевых функций управления, включая функции  анализа рынка, стратегического  и оперативного планирования, контроля распределения финансовых потоков  и учета движения денежных средств, проведения кадровой политики и т. д.