Организационный аудит в деятельности организации

4. Персонал

Анализируются качественные и количественные характеристики персонала, распределение персонала внутри компании, наличие кадрового резерва, а также уровень управляемости, механизмы принятия решений, корпоративная  культура, стили управления, ожидаемые  результаты деятельности подразделений  и сотрудников и границы контроля, причины трудовых конфликтов и т. п.

5. Информационное поле

Проводится анализ системы  информационного обеспечения управления, схем информационных потоков (в т. ч. информационное взаимодействие между  сотрудниками в рамках выполнения основных бизнес-процессов), а также их соответствия стратегии и целевой модели управления.

При этом объектами анализа  являются формализованная стратегия  компании, схемы организационных  структур, организационно-распорядительные документы, регламентирующие распределение функций и описывающие основные бизнес-процессы, прочие регламентирующие документы (их наличие, актуальность, функциональность, структура, правильность оформления, эффективность использования в компании), а также видение и понимание менеджментом системы управления в компании.

В состав проверяемых документов входят также устав,

1. положения об обособленных подразделениях,

2. доверенности должностных лиц,

3. положения о подразделении,

4. должностные инструкции,

5. положения о финансовом и внутреннем служебном документообороте и т. п.,

6. трудовые договоры,

7. хозяйственные договоры, договоры материальной ответственности,

8. прочие организационно-распорядительные документы. 

 

Проведение организационного аудита включает в себя сбор и анализ информации о системе управления компании. Любая организация сталкивается с массой проблем практически  в каждой из сфер своего функционирования. Изучая данные объекты при проведении организационного аудита важно проследить взаимосвязь между рассматриваемой  проблемой и стратегическими  задачами компании. 

 

2.4. Субъекты организационного  аудита

Рассматриваемые процессы при  аудиторской деятельности являются объектами данного аудита, при  этом стоит заметить , что осуществляется эта деятельность субъектом , т. е. аудитором.

Необходимо осознавать, что  организационный аудит - довольно большая  и непростая работа. организационный аудит включает в себя аудит работы структурных подразделений организации, аудит стратегии, аудит трудовых показателей, аудит рабочих мест, аудит найма, увольнений, вознаграждений, условий труда, безопасности и здоровья, интеллектуального капитала и прочее. И если необходимо провести организационный аудит не «для галочки», эта работа потребует большого количества времени и средств. В идеале организационный аудит должны проводить аудиторы профессионалы, которые предоставят план проведения аудита, объяснят, согласно какой методике он будет осуществлен. Заказчику же, необходимо поставить четкие цели и задачи проведения организационного аудита.

В настоящее время в  крупных организациях часто встречаются  отдельно выделенные подразделения, занимающиеся внутренним организационным аудитом. Остальные компании практикуют периодическое  привлечение независимых консультантов.

Содержать в своей структуре  отдельное подразделение по организационному аудиту довольно затратно и не всегда целесообразно. При этом следует отметить, что работа внутренних специалистов рискует стать необъективной в связи с человеческим фактором. Так как. зачастую организационный аудит воспринимается как вмешательство в деятельность, поведение аудиторов должно быть продуманным, спланированным и осторожным. Также велик риск дезинформации. Например, практически всегда при оценке загрузки персонала руководителями предоставляются завышенные данные по показателям загрузки, в особенности по трудноизмеримым функциям

Тогда как независимая  оценка консультанта имеет ряд преимуществ, например, позволяет открыть те моменты, которые руководитель может не замечать в своей повседневной работе, а  также исключает наличие собственных  интересов при заключении о формировании новой управленческой структуры, делает совместную работу более направленной, повышает объективность принимаемых  решений.

Кроме того, внешние консультанты имеют возможность наблюдения и  исследования разных систем организаторской  деятельности и разных управленческих ситуаций, контактов со специалистами разных уровней управления, накопления информации для сравнения и систематизации характеристик различных систем управления и т. п.

На практике при разовом  анализе оперативных проблем  привлекаются собственные специалисты  специализированных подразделений (управление персоналом, внутренние бизнес-аналитики, специалисты по стратегическому и организационному аудиту и развитию и т. п.) либо владельцы рассматриваемых процессов, тогда как для выявления проблем по компании в целом, для комплексного анализа системы управления, формирования системных решений, а также для разработки рекомендаций в специфических областях деятельности приглашаются внешние организационные консультанты.

Любая организационная проблема взаимосвязана с другими, при  этом может сложиться так, что  ее приведет к возникновению другой (например, одна телекоммуникационная компания, надумавшая оптимизировать численность и, соответственно, сократить  бюджет, поплатилась моментальным снижением  показателей качества оказываемой  услуги.

Таким образом, организационный  аудит должен быть всесторонним, а  решения, принимаемые на основании  результатов его проведения, –  взвешенными и оцененными.

Аудиторы несут ответственность  за свою деятельность. Ответственность  аудитора (аудиторской организации) — это санкции, связанные с  неисполнением либо ненадлежащим исполнением  аудитором (аудиторской организацией) своих обязательств по заключенному с экономическим субъектом договору на проведение аудита. Формы и виды ответственности определяются законодательством  Российской Федерации и соглашением  сторон.

Выделяют следующие виды ответственности аудитора (аудиторской  организации):

• гражданско-правовая;

• административная;

• уголовная.

Гражданско-правовая ответственность  определена ст. 15 ГК РФ в виде возмещения убытков: а) расходы, связанные с  восстановлением нарушенного права (на проведение перепроверки, судебные расходы); б) упущенная выгода, а также  гл. 25 ГК РФ, раскрывающей ответственность  за нарушение обязательств по договору.

Административная ответственность  регулируется Кодексом РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) и Федеральным законом от 07.08.2001 № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Так как аудиторская деятельность до 01.07.2006 подлежит лицензированию, то на нее в этой части распространяются положения КоАП РФ. Статьей 14.1 КоАП РФ определены случаи и формы ответственности за осуществление деятельности :

• с нарушением условий, предусмотренных лицензией, в форме

наложения штрафа (табл. 2.1);

• без лицензии, в форме  наложения штрафа (табл. 2.2). 

 

Таблица 2.1. Размер штрафа за осуществление деятельности с нарушением лицензионных условий  по категориям лиц

Категория лиц	Размер штрафа в МРОТ
Гражданин	От 15 до 20
Должностное лицо	От 30 до 40
Юридическое лицо	От 300 до 400

 

 

Таблица 2.2. Размер штрафа за осуществление деятельности без лицензии по категориям лиц

Категория лиц	Размер штрафа в МРОТ
Гражданин	От 20 до 2
Должностное лицо	От 40 до 50
Юридическое лицо	От 400 до 500

 

  

 

ГЛАВА 3. ОСОБЕННОСТИ  И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО АУДИТА

3.1. Особенности  проведения организационного аудита

В современных условиях развития рыночных отношений особую актуальность приобретает поиск наиболее перспективных  механизмов, обеспечивающих продвижение  фирмы к намеченным целям. Их раскрыть и использовать позволяет оптимально продуманная система управления. Результативность ее работы во многом определяет организационный аудит. Проведение организационного аудита преследует цель – выявить наиболее значимые факторы влияния в системе  управления для того, чтобы использовать их в дальнейшем.

Одним из наиболее значимых элементов системы управления современной  организации выступает организационный  аудит. Проведение аудита в организации  предполагает решение целого круга  задач по поиску и анализу информации. Аудит включает в себя начальный, аналитический и заключительный этапы. Начальный этап исследования связан с анализом исторического  аспекта деятельности организации. Заключительный этап – с формулированием  практических выводов, носящих рекомендательный характер.

В общем случае алгоритм аудита организационно-управленческой сферы предполагает осуществление  следующих этапов:

1) предварительный – формируется цель проверки, определяется распределение людских и материальных ресурсов;

2) сбор информации –  осуществляется получение необходимых  для аудита данных;

3) обработка и анализ  информации – происходит подготовка  отчета по результатам проверки, вырабатываются основные рекомендации  по совершенствованию управленческой  деятельности;

4) заключительный – подводятся основные итоги и даются рекомендации по оптимизации организационного управления.

Одним из ключевых этапов организационного аудита является обеспечение всестороннего  анализа деятельности предприятия. В условиях, когда экономическая  отчетность недостаточно полно характеризует  деятельность организации, повышается роль получения достоверной информации о социально-управленческой сфере  исследуемой компании. Данный этап организационного аудита позволяет, как  можно полнее раскрыть сильные и  слабые стороны управления человеческими  ресурсами на всех основных этапах организационного управления: планирование, учет, принятие решения, контроль, регулирование.

Аудит на предприятии позволяет  получить достаточно объективные и  справедливые оценки, т. к. с его помощью  учитываются главные самостоятельные  показатели эффективной деятельности предприятий.

В оценке эффективности организационного управления существует несколько подходов. В одном случае критериями оценки являются показатели деятельности организации  в целом (объем реализованной  продукции, эффективность труда, нормы  прибыли, рентабельность активов). В другом – показатели деятельности аппарата управления, трудового коллектива.

В диагностическом анализе  целесообразным является комплексное  исследование системы организационного управления предприятием. Такой подход представляет интерес с любых  точек зрения, ибо он позволяет  учитывать качественные и количественные показатели управленческой деятельности, а также складывающиеся взаимосвязи  и матрицу управленческого влияния  между структурными подразделениями  и выработать необходимые механизмы  модернизации управленческих отношений. Все это, в конечном счете, позволит подойти к разработке более взвешенных управленческих решений.

В общем случае организационный  аудит строится на выполнении определенной последовательности действий и реализации ряда условий, по оценке жизнеспособности структуры управления, ее соответствия решаемым задачам. Поэтому среди  “выходных” критериев оценки вариантов  организационной системы управления выделяют следующие:

1) гибкость и адаптивность;

2) оперативность в принятии и реализации управленческих решений;

3) функциональная и структурная логичность;

4) степень централизации;

5) соблюдение требований корпоративного управления;

6) плотность и специализация управления;

7) использование организационных резервов;

8) соблюдение норм управляемости.  

 

3.2. Основные принципы  организационного аудита

Рассмотрим наиболее важные принципы организационного аудита.

• Принцип выделения главного: при проведении организационного аудита работник должен выделять главное, характерное.

• Принцип соответствия: профессионализм работника, составляющего  аудиторское заключение, должен соответствовать  его сложности ввиду того, что  субъективизм решения может сильно исказить достоверность учетных  данных.

• Принцип энциклопедичности: в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля  в области всей системы управления (либо своего специалиста, либо привлеченного  из консультационной фирмы), способного сопоставить учетные данные по отдельным  элементам системы управления или  их совокупности с набором стандартов. Это даст возможность избежать грубых ошибок или несостыковок. Так, при составлении бухгалтерского учета роль индикатора правильности играет баланс предприятия. Для системы управления такого аналога нет и поэтому гармонизация учетных данных с выводами аудитора должна перекладываться на высококвалифицированного специалиста.