Проектирование организационных систем

 
 

2.4 Расчет продолжительности этапов

Для каждой работы необходимо определить численные  значения их продолжительности- Т_ст(эт). Для рассмотренного в данном примере случая это можно сделать воспользовавшись  специальными  расчётами.

      а) для проектных этапов: 

 

t_cт(эт) -трудоемкость стадии (этапа);

k_реж -коэффициент перевода рабочих дней в календарные (отношение числа    календарных дней к рабочим в течении года);

k _д.в.-коэффициент, учитывающий дополнительные затраты времени на работы, которые   не предусмотрены нормами (k _д.в=1,1.....1,5);

Р_i -  количество работников, одновременно выполняющих данную стадию (этап); 

T_см -продолжительность смены;

k_вн  - коэффициент, учитывающий выполнение норм времени.

      б) для этапов изготовления средств  технологического оснащения:

 
 

T-  общая трудоемкость выполнения работ по изготовлению средств технологического   оснащения данного этапа работ;

М_i- среднесуточная производственная мощность i-го цеха подготовки производства, которую он может   выделить для обеспечения выполнения данного этапа работ ( в данном случае – это выделенная для данных работ пропускная способность вспомогательного цеха, т.е. произведение количества рабочих мест на эффективный суточный фонд времени одного рабочего места).

     Такими  расчётами можно воспользоваться, если известны конкретные объемы работ, численности исполнителей и нормативы времени на единицу объема работ. Вместе с тем во многих случаях, особенно когда речь идет о принципиально новых разработках, таких нормативов нет. Это приводит к необходимости определения экспертами вероятностных величин ожидаемого времени выполнения работ: 
 

 
 
 

t_ожi -математическое ожидание случайной величины продолжительности работ;

t_min- минимальная продолжительность работ, при  благоприятных обстоятельствах выполнения работы;

t_н.в.- наиболее вероятная оценка времени для нормальных условий выполнения работ;

t_max-максимальная оценка продолжительности работ для неблагоприятного стечения  обстоятельств.

 В связи с  вероятностными оценками ожидаемого времени выполнения работ  рекомендуется вычислять также дисперсию (меру рассеяния), например: 
 

      Дополнительными расчётными параметрами могут быть: функции риска, функция Лапласа  и другие оценки вероятностных величин- t_ожi работ сетевых графиков. 
 

2.4. Оптимизация сетевого графика

      Оптимизация сетевых графиков как общего вида, так и локальных  имеет целью  сокращение затрат времени и средств  на выполнение разработок , которые  предусматривают оргпроекты. Решение  этой задачи вначале ищут на пути усовершенствования структуры работ:

1)повышения их параллелизации ( например, для укрупненного сетевого графика, обеспечение технологичности конструкции изделий выносят на конструкторские этапы и стадии работ, а проектирование реконструкционных работ - на этапы технологической подготовки производства);

2)дифференциации некоторых трудоемких работ на серии, очереди, пусковые комплексы... (для приведенного выше примера проектирование и изготовление средств технологического оснащения разделено на очереди);

3)устранения некоторых несущественных работ ( в приведенном выше примере замена работы (8-10)-”Разработка макета  роботизированной линии” на фиктивную позволяет сократить длину критического пути на 7 дней) и т.д.;

      На  последующих шагах оптимизации, кроме сказанного, предусматривают перераспределение ресурсов с некритических путей на работы критического пути. Для этого, в частности, нередко перераспределяют исполнителей между работами однотипного профессионального содержания.

      Другими важными средствами сокращения затрат времени и средств на выполнение работ согласно сетевым графикам являются:

• унификация работ - в этом плане на практике широко используют стандарты ЕСКД (единой системы конструкторской документации), ЕСТД (единой системы технологической документации), другие унифицированные системы организации процессов (разработки организационно-распорядительной документации; технологической подготовки производства; постановки новой продукции на производство...);
• автоматизация процессов - для решения этой задачи в практике организационного проектирования широко используют САПР -системы автоматизированного проектирования; АСТПП - автоматизированные системы технологической подготовки производства ;САП- системы автоматизированного программирования; АСНИ- автоматизированные системы научных исследований; автоматизированные системы экспертизы
• инвестиционных проектов и другие системы автоматизации организационных процессов и другие CAD/CAM/CAE/PDM-системы;
• разработка технически обоснованных норм времени на выполнение работ, наиболее часто используемых в организационном проектировании (нормирование труда в научных организациях и инженерных службах предприятий; нормирование труда руководителей, специалистов и служащих; нормирование труда всех категорий рабочих, в том числе занятых обслуживанием производства; создание системы микроэлементных нормативов времени; применение математических методов и вычислительной техники при нормировании труда; применение фотографии рабочего дня и хронометража при анализе трудозатрат; разработка специальных приборов для

 хронометражных  наблюдений...);

• повышение квалификации исполнителей на основе целевой подготовки специалистов в системе высшего и среднего профессионального образования; широкого применения инновационных методов подготовки специалистов; переподготовки кадров; дистанционного самообразования в компьютерных сетях; освоения новых технологий для использования в организационных проектах и других методов, направленных не только на снижение затрат времени  и средств в организационном проектировании, но и обеспечивающих непременное развитие объектов организационного проектирования на основе научно-технического прогресса.

 

2.5. Матрица- модель управления программой

      Матрица-модель управления целевой программой, пример которой изображен на рис.9, позволяет в наглядной форме определить структуру временного творческого коллектива, который возглавляет главный инженер проекта или менеджер проекта. В других, более сложных случаях, ту же задачу может выполнять: самостоятельная дирекция программы, головное учреждение программы, центр управления программой, отдел министерства или другое учреждение управления, которое на основании сетевого графика

определяет  численность исполнителей, распределяет ресурсы, контролирует результаты работ. Из матрицы-модели управления ( рис. 3.) видно, что программно-целевое управление разработкой и выполнением оргпроектов дополняет вертикальные линейно-иерархические структуры управления более короткими горизонтальными структурами.

        Исполнителей из названных на  рис.9. служб на время выполнения работ согласно матрицы-модели управления программой освобождают от оперативной работы соответствующих отделов или цехов для своевременного и качественного выполнения программных заданий. По завершении работ программы они продолжают исполнять свои обязанности по функциональной службе. Матричный метод, как показала практика, позволяет отбирать для выполнения программных заданий наиболее квалифицированных исполнителей, что существенно повышает качество работ с одновременным сокращением их сроков.

      Рабочие документы организационных проектов обычно разрабатывает бюро  планирования (оно обозначено на рис.3.), которое формирует целевую программу при участии других служб (в данном случае ЦТБ-центральное технологическое бюро, БМ- бюро мощностей, БН -бюро материальных нормативов, ОПО- отдел проектирования оснащения, ИНО- инструментальный отдел,  ОПС-отдел программных станков,  ОМА- отдел механизации и автоматизации,  БР-бюро реконструкции, ОГМ-отдел главного механика, ОГЭ- отдел главного энергетика, ПЭО-планово-экономический отдел, ОМТС-отдел материально-технического снабжения, ОКС- отдел капитального строительства, ТБ -технологическое бюро цеха, ЦРБ- цеховая ремонтная база, РЕМПРИН- мастерская по ремонту приспособлений и инструмента, РМЦ- ремонтно-механический цех...).

                 3. Разработка рабочей документации целевой программы. 

      3.2. Разработка графика  Гантта

      Графики Гантта отличает наглядность, в этой связи они получили наибольшее распространие  в практике рабочего проектирования рабочих процессов.

      График  Гантта, равно как и календарный  график относится к рабочей организационно-распорядительной документации целевой программы. Для  его разработки рекомендуется изучить  Microsoft Office Project 2003;

      Порядок дальнейших действий может быть, например, следующим:

      Включить  ПЭВМ;

      С помощью клавиши «пуск», изображенной на панели задач Windows, запустить Microsoft Office Project 2003;

      В открывшемся программном продукте создать новый документ (файл-создать-пустой проект).

      В появившемся документе установить дату начала проекта (в первой строке, в колонке Начало), дата окончания будет рассчитана автоматически. 

      Диаграмма GANTT отображает временные характеристики этапов инвестиционного плана и связи между ними, а также позволяет пользователю изменять их. Диаграмма отображается в правой части основного окна инвестиционного плана.

      Структура диаграммы GANTT объяснена ниже, она должна быть связана с оптимизированным ранее сетевым графиком работ по технической подготовке производства.

      Чтобы установить дату начала этапа:

      Установить  курсор мыши на поле Начало в строке первой работы (там должен появиться  календарь) и выбрать необходимую  дату начала проекта. Дата начала последующих  этапов определяется автоматически. Для  этого необходимо установить курсор мыши в колонку предшественники в соответствующие строки данного этапа, и в ней указать номер работы предшествующему данному этапу (в соответствии с сетевым графиком).

Чтобы изменить длительность этапа:

      Устанавливаем курсор мыши в колонку Длительность в строке соответствующей работы, и с клавиатуры указываем необходимый срок продолжительности данного этапа в днях. 

      Для вывода на печать графика Гантта, списка объектов инвестиционного проекта  можно воспользоваться кнопкой  пиктографического меню с изображением рисунка, предварительно выделив все работы которые должны будут отображены на печати. В результате открывается диалоговое окно где мы указываем тип файла в который будет импортирован график Гантта (gif рисунок), адрес куда будет сохранен, и период который будет отображаться на графике. Полученный нами конечный файл (рисунок формата gif), импортируется в графическую среду разработки технической документации KOMPAS V 8.0 и выводится на печать вместе с основной надписью документа. 

 
 

      Рис.4 Диаграмма Гантта 

4. Проектирование организационных систем

                                  (специальная часть). 
 

Процесс формирования организационной структуры. Универсальность содержания процесса формирования организационной струк-туры. Организация этого процесса по трем крупным стадиям:  

•  формирование общей структурной схемы аппарата управле-ния;  

•  разработка состава основных подразделений  и связей между ними;  

•  регламентация  организационной структуры.  

Формирование  общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более детальное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы.

Основная  особенность второй стадии процесса проектирования организационной структуры управления - разработки состава ос-новных подразделений и связей между ними - заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределение конкретных задач между ними и построение внутриорганизационных связей. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

Третья  стадия - регламентация организационной  структуры - предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает определение состава внутренних элементов базовых под-разделений (бюро, групп и должностей), определение проектной численности подразделений, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей, распределение задач и работ между конкретными исполнителями, установление ответ-ственности за их выполнение, разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации), разработку поряд-ка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязан-ных комплексов работ, расчеты затрат на управление и показате-лей эффективности аппарата управления в условиях проектиру-емой организационной структуры.