Системный элемент и организационный анализ в организации управления

2

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Хакасский Государственный Университет им. Н.Ф. Катанова

Институт экономики и управления

Кафедра менеджмента

Реферат

По дисциплине: Реструктуризация управления фирмой.

На тему: Системный элемент и организационный анализ в организации управления.

Выполнила: студентка 2 курса,

группы Мэ-2 Шавнина А.Ю.

Проверил: доктор экономических наук,

профессор Крюков А.Ф.

Абакан, 2011

Оглавление

Введение…………………………………………………………….……3

1. Системный анализ в исследованиях систем управления…….……..4              .

1.1 Системный анализ — конструктивное направление

исследования процессов управления. ……………………………….….4

1.2 Основные подходы в системном исследовании………………….…7

2. Теоретические основы анализа организационных структур управления фирмой…………………………………………………………..…12

2.1 Факторы проектирования организации……………………………..12

2.2 Элементы проектирования организации…………………..…….….13

Заключение………………………………………………….………….…19

Библиографический список……………………………………………....21

Введение

Экономическая стабильность организации, выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений связаны с непрерывным совершенствованием и развитием. Совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде.

Успех любого предприятия и организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в освоении новой продукции, современной техники и технологии; применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, совершенствовании кадрового потенциала.

В условиях рынка для сохранения конкурентоспособности предприятия его организационная структура должна быть иной, и все усилия работников предприятия должны быть направлены на изготовление конкретной продукции и на обслуживание конечного потребителя.

Цель данной работы показать, как можно проводить исследования системы управления на основе изучения ее характеристик, а также анализ существующих организационных структур управления предприятием и особенностей их применения в российской экономике.

Для достижения цели работы были поставлены и решены такие задачи:

1.   Изучены основные подходы в системном исследовании;

2. Рассмотрены основные факторы и элементы проектирования организационных структур управления фирмой;

3.  Изучены основные модели структур управления предприятием, их достоинства и недостатки;

1. Системный анализ в исследованиях систем управления.

1.1 Системный анализ — конструктивное направление исследования процессов управления.

По моему мнению в настоящее время можно выделить пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.[1,c. 128]

Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы. [1,c. 128]

Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты, система может быть представлена множеством внешних связей со средой. [1,c. 129]

Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически. Процессуальное представление характеризует состояние системы во времени. [1,c. 129]

Считаю, что система управления как объект исследования состоит из множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система — это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Системный анализ — это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей произ­водственно-хозяйственной деятельности организации. Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления. [1,c. 129]

По моему мнению, в соответствии с главной целью необходимо выполнить следующие исследования системного характера:

1.              Выявить общие тенденции развития предприятия и его место и роль в рыночной экономике;

2.              Установить особенности функционирования предприятия и его отдельных подразделений;

3.              Выявить условия, обеспечивающие достижение поставленных целей;

4.              Определить условия, препятствующие достижению целей;

5.              Осуществить сбор данных для проведения анализа и разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;

6.              Использовать передовой опыт других предприятий;

7.              Изучить необходимые сведения для адаптации выбранной (синтезированной) эталонной модели к условиям рассматриваемого предприятия.

Системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя. [1,c. 130]

Программа системного анализа включает перечень вопросов, подлежащих исследованию и их приоритетность. Программа системного анализа может включать следующие разделы: анализ предприятия в целом; анализ типа производства и его технико-экономическая характеристика; анализ подразделений предприятия, выпускающих продукцию (услуги) — основные подразделения; анализ вспомогательных и обслуживающих подразделений; анализ системы управления предприятием; анализ форм связей документов, действующих на предприятии, маршруты их движения и технология обработки. Каждый раздел программы представляет собой самостоятельное исследование и начинается с постановки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной системы управления. [2, c. 95]

На мой взгляд, для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сформулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполнителя. В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких предложений выполняются следующие работы: принимается решение о внедрении выбранной модели системы управления, разрабатывается регламентирующая документация, разрабатывается конечная схема процесса управления, разрабатываются конкретные организационно-технические мероприятия по совершенствованию управления предприятием, выбираются конкретные научно обоснованные методы управления, формируется новая корпоративная культура.

1.2 Основные подходы в системном исследовании

Системный подход — это такое направление методо­логии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной кибернетической социально-экономической системы. В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих оп­ределенную целостность, некоторое единство. Рассмотрим основные принципы системного подхода (системного анализа):

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.

2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня — элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом. [2, c. 95]

По моему мнению, при системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» и характеристик «выхода». При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затем определяют параметры входа, т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И, наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

Системный подход позволяет комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. [2, c. 97]

Комплексный подход предполагает учитывать при анализе как внутреннюю, так и внешнюю среду организации. Это означает, что необходимо учитывать не только внутренние, но и внешние факторы — экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и др. Факторы — важные аспекты при анализированнии организаций и, к сожалению, учитываются не всегда. Например, часто социальные вопросы при проектировании новых организаций не учитываются либо откладываются. При внедрении новой техники не всегда принимаются во внимание показатели эргономичности, что приводит к повышению утомляемости рабочих и в итоге — к снижению производительности труда. При формировании новых трудовых коллективов должным образом не учитываются социально-психологические аспекты, в частности, проблемы мотивации труда. Комплексный подход является необходимым условием при решении задачи анализа организации. Для исследования функциональных связей информационного обеспечения систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукта). Под интеграцией понимается объединение субъектов управления для усиления взаимодействия всех элементов системы управления конкретной организации. При таком подходе появляются более прочные связи между отдельными подсистемами организации, более конкретные задания. Например, управляющая система задает службам и подразделениям организации конкретные показатели их деятельности по качеству, количеству, затратам ресурсов, срокам и т.д. На основе выполнения этих показателей достигаются поставленные цели. [3, c.124]

Интеграция по вертикали представляет собой объединение юридически самостоятельных организаций для наилучшего достижения поставленных целей. Это обеспечивается, во-первых, объединением усилий людей, во-вторых, созданием новых научно-экспериментальных баз, внедрением новых технологий и нового оборудования. Это, в свою очередь, создает условия для улучшения связей по вертикали между федеральными, муниципальными органами управления и отдельными организациями, особенно в производственной и социальной сферах деятельности. Такая интеграция обеспечивает наилучший контроль и регулирование в процессе реализации новых указов, постановлений и другой регламентирующей документации. Интеграция дает организациям дополнительные возможности для повышения их конкурентоспособности за счет расширения сотрудничества. Маркетинговый подход предполагает проведение анализов организаций на основе результатов маркетинговых исследований. Главной целью при таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя, Реализация поставленной цели требует, прежде всего, совершенствования деловой стратегии организаций, цель которой обеспечить своей организации устойчивое конкурентное преимущество. Маркетинговый анализ призван выявить эти конкурентные преимущества и факторы их определяющие. Как показала практика проведения исследований, к таким факторам относятся следующие: качество продукции или услуг, качество управления самой организации, маркетинговое качество, т.е. свойство товара соответствовать реальной потребности населения. При этом важно учитывать конкурентную позицию, т.е. позицию исследуемой организации в отрасли на данный период времени, поскольку конкурентная борьба — мероприятие дорогостоящее, и рынок характеризуется высокими входными барьерами. Значение маркетингового подхода в том, чтобы обеспечить организацию всей необходимой информацией, знание которой позволит надолго удержать и сохранить свою конкурентную позицию в отрасли. [3, c.125]