Управление организацией на конкретном примере

По основным вопросам, поднимаемым в обращениях принимаются следующие меры по их разрешению:

• производится тщательное разбирательство поступивших жалоб, заявлений, обращений, в необходимых случаях истребовать объяснения, административные расследования и другие документы;
• осуществляется контроль за соблюдением сроков разрешения жалоб, заявлений и обращений, а также за принятием по ним решений;
• принимаются реальные меры по разрешению жалоб, заявлений и обращений;
• оказывается практическая помощь по обращениям, заявлениям и жалобам (в том числе квалифицированные консультации по кадровым вопросам);
• осуществляется взаимодействие с должностными лицами кадровых, финансовых и квартирно-эксплуатационных органов.

Основная масса обращений поступает  от родителей военнослужащих, проходящих военную службу по призыву. Характерной  чертой поступающих обращений является слабое правовое информирование заявителей в вопросах военного законодательства, а также затягивание принятия решений на местах.

2.  Военно-патриотическое воспитание граждан Кировской области.

Приоритетными направлениями работы военных комиссариатов  по подготовке молодежи к военной  службе являются:

• обеспечение своевременного и полного выполнения планов призыва граждан на военную службу;
• подготовка граждан к военной службе, содействие образовательным учреждениям в проведении обязательной и добровольной подготовки граждан к военной службе;
• организация профессионально-психологического отбора граждан на военную службу;
• участие в работе по военно-патриотическому воспитанию населения.

Военно-патриотическое воспитание молодежи проводится на основе областной программы "Патриотическое воспитание граждан Кировской области на 2008-2011г."

В рамках данной программы проводятся следующие мероприятия:

• ежегодно проводится смотр-конкурс на лучшую организацию работы по военно-патриотическому воспитанию молодежи между муниципальными образованиями;
• Администрацией области утверждено Типовое положение о военно-патриотическом объединении, в настоящее время работает 72 военно-патриотических и военно-спортивных объединений и клубов, целенаправленно готовящих молодежь к службе в Вооруженных Силах;
• ежегодно проводятся областные слеты военно-патриотических клубов и объединений на базе воинских частей;
• ежегодно проводится Спартакиада призывной молодежи;
• созданы в школах области 7 кадетских классов с углубленным изучением военных дисциплин;
• военными комиссариатами совместно с администрациями районов и городов, советами ветеранов ежегодно проводятся Месячник "Защитников Отечества" в феврале, Вахта Памяти в мае, Дни воинской славы России, Дни призывника, торжественные проводы юношей на военную службу;
• проведение областной спартакиады допризывной и призывной молодежи на приз майора А.Я. Опарина.

Особенности управления и реализация функций управления в Отделении по работе с гражданами.

Система управления в отделении  по работе с гражданами соответствует  общей системе управления, базовыми элементами которой являются: "вход", "процесс", "выход", "внешняя  среда".

Для анализируемой системы (система  управления в Отделении по работе с гражданами) атрибуты модели представлены в таблице:

Табл.1 Анализ элементов системы управления в Отделении по работе с гражданами

Ключевое  отличие управления в коммерческих организациях от управления в государственных  учреждениях состоит в механизме  реализации обратной связи. В коммерческих организациях этот механизм прост. Контур обратной связи содержит следующие  звенья: повышение качества управления - повышение конкурентоспособности  продукции - рост прибыли - направление  части дополнительной прибыли на повышение качества управления. И  вновь по той же цепочке.

В государственных  учреждениях, действие механизма обратной связи не так прозрачно, но его  можно проследить на примере Отделения  по работе с гражданами ВКО Кировской  области:

• обратная связь по качеству услуг: установление нормативов качества (утверждение сроков ответа на обращения граждан, среднее количество рассмотренных обращений граждан, количество выполняемых программ по направлениям деятельности, количество мероприятий по программа и планам) - контроль отклонений от нормативов или поощрение за отсутствие таковых - анализ объема санкций - выработка управляющих воздействий (изменение мероприятий для выполнения программ, привлечение новых ресурсов, корректировка нормативов и т.д.),
• обратная связь по другим косвенным показателям работы: планирование показателей - сопоставление фактического исполнения с планом - учет меры и качества исполнения плана при реализации санкций или поощрений работников и руководителей Отделения по работе с гражданами - составление нового плана.

Основными функциями управления учреждением  являются:

• перспективное и текущее планирование;
• организация и регулирование;
• мотивация и координирование;
• контроль и учет.

Таким образом, основа управленческой деятельности - это выполнение четырех общих функций, которые составляют так называемый цикл управления: планирование, организация, мотивация, контроль.

Рассмотрим осуществление функций  управления в отделении по работе с гражданами ВКО:

• Перспективное и текущее планирование, в данном отделении включает в себя составление планов, графиков проведения мероприятий с соответствии с направлениями работы, например, план-график проведения культурно-досуговых мероприятий, подготовка письменных ответов на обращения граждан, подготовка материалов для СМИ.
• Организация и регулирование включают: организацию проведения мероприятий по направлениям работы, рассмотрение обращений граждан, обеспечение ответа на них, личный прием граждан, проведение пресс-конференций, "открытых столов" по вопросам военной службы, регулирование проводимых мероприятий, воинской и трудовой дисциплины и работы персонала в целом.
• Мотивация и координирование предусматривают: координирование работ по направлениям деятельности, например, рассмотрение, изменение отдельных мероприятий (изменение времени личного приема граждан, изменение времени интервью), а также обеспечение взаимодействия нескольких отделений или должностных лиц для подготовки ответа на обращение. Мотивация предусматривает создание мер поощрения персонала для повышения эффективности выполнения работы, например, премирование за успешное выполнение плана или программы, достижения высоких результатов деятельности.
• Контроль: обеспечение контроля своевременного выполнения планов и программ, контроль за сроками ответа на обращения граждан, своевременная подготовка материалов для СМИ.

Функция контроля может осуществляться в форме  составления плана-графика выполнения мероприятия с указанием сроков выполнения с целью точного соблюдения этих сроков, а также мер поощрения  и взыскания за своевременное  или несвоевременное выполнение должностных обязанностей.

Структура и техника управления в Отделении по работе с гражданами являются включают в себя:

• структуру управления отделением, которая предусматривает разделение на должности: Начальник отделения по работе с гражданами; Старший помощник начальника отделения по работе с гражданами; Помощник начальника отделения по работе с гражданами и распределение между ними обязанностей, в соответствии с должностной инструкцией.
• компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота в отделении, которую можно характеризовать недостаточностью помещений для эффективной организации работы и приема граждан, отсутствием электронного документооборота, ориентацией на работу с документами на бумажном носителе.

В отделении  реализуются все виды управления (институциональное, мотивационное, информационное) с преобладанием институционального, что связано со спецификой деятельности военного учреждения.

• Институциональное управление связано с необходимостью исполнения приказов и директив министерства обороны, зависимостью от "команды сверху".
• Мотивационное управление проявляется в наличии мотивирующих трудовую деятельность стимулах финансового и нефинансового характера, например, наличие "13 зарплаты" за эффективную работу в течение года или предоставление бесплатного санаторно-курортного лечения за успехи в работе.
• Информационное управление, основанное на сообщении информации, характеризуется работой с новой информацией, доведением ее до личного состава.

Рис.3 Виды управления в Отделении

В ходе исследования я пришел к выводу, что в Отделении по работе с гражданами преобладает институциональное управление, то есть выполнение работы основывается на определенных документах, регламентирующих весь порядок работы отделения: Инструкции по работе с гражданами, разработанными вышестоящими органами программами, например, программа патриотического воспитания граждан и в своей деятельности ориентируется на приказы начальника отделения и военного комиссара.

В ходе исследования управляемых процессов  типы управления в отделении отражаются в виде:

• Проектного управления (управление, предусматривающее разработку планов, мероприятий, конференций, проектов программ).
• Процессного управление (управление ежедневным функционированием отделом: рассмотрение обращений граждан, составление на них ответа, личный прием граждан, составление докладов, донесений по итогам выполнения программ).

Среди методов  управления (экономические, административные, социально-психологические, идеологические) в отделении преобладают административные методы.

• Административные методы в виде приказов, распоряжений, указаний начальника отделении и военного комиссара.
• Экономические методы управления в отделении представлены в виде премий, "13 зарплаты".
• Социально-психологические методы выражены в возможности продвижения по службе за эффективную работу, предоставлении стимулов нематериального характера (путевки в санатории, билеты на культурно-досуговые мероприятия).
• Идеологические методы ориентированы на пропаганду военной службы, престиж армии, и соответственно "престижность" принадлежности к военной организации. Кроме того само отделение также является носителем идеологии военной службы, так как в своей деятельности формирует у граждан благоприятное впечатление об армейской службе, ее необходимость для страны, способствует формированию патриотизма у молодого поколения.

Проблемы  и пути их решения в Отделении  по работе с гражданами.

На сегодняшний  день все военные комиссариаты функционируют  в состоянии постоянного реформирования, объединения отделений, изменения  задач и функции, что приводит к снижению эффективности функционирования. В ходе исследования основных направлений  работы отделения по работе с гражданами можно выделить следующие проблемы функционирования отделения:

1.  Проблема взаимодействия между ВКО и другими организациями, а также их удаленность от центра (территориальная проблема).

В ходе работы данное отделение постоянно взаимодействует  с другими организациями (Комитет  солдатских матерей, управление по делам  молодежи, совет ветеранов, а также  отделы ВКО в районах области). Как правило, все письма, поручения, доклады передаются лично или  с помощью почты, или факса, что  снижает время их исполнения (а  при передаче факсом часто плохо  читаемо). Я считаю, что наиболее эффективно, будет использование  средств электронной почты, как  наиболее удобное средство для быстрой  и точной передачи необходимой информации. С целью решения данной проблемы, считаю нужным установить сеть Интернет и электронную почту в организациях, взаимодействующих с Отделением по работе с гражданами (особенно в  районах области), что существенно  сократит время передачи информации, а также решит проблему отдаленности других организаций и отделов  ВКО в районах Кировской области