Организация закупок товаров торговым предприятием (на примере магазина «Восток»)

1) Товароведы составляют ежедневные отчеты о движении товаров на складе и передают их заведующим отделами «Опт» и «Розница»;

2) Заведующие отделами  добавляют в эти отчеты заявки  от покупателей на конкретный  товар (если таковые имеются)  и передают их заместителю  директора по основной деятельности;

3) Заместитель директора составляет заявки для каждого поставщика на определенные товары, договаривается о сроках и способах их доставки, передает для расчетов бумаги в бухгалтерию.

Основные поставщики ООО «Восток» приведены в таблице 4.

Таблица 4. Основные поставщики товаров ООО «Восток»

№ п/п	Название	Группа товара
А	Б	В
1	ООО «Эмин», г. Шарыпово	Слабоалкогольная продукция Соки и воды Полуфабрикаты
2	ООО «Доча», г. Шарыпово	Колбасы и изделия из мяса
3	ООО «Мавр», г. Абакан	Мясо замороженное Консервы Колбасы и изделия из мяса
4	ОАО «Вимм-Билл-Данн» - «Назаровское молоко», г. Назарово	Молочная продукция Полуфабрикаты
5	ОАО «Аян», г. Абакан	Соки и воды
6	ООО «Дымов», г. Красноярск	Мясо замороженное Рыба замороженная Рыба соленая и копченая Полуфабрикаты Колбасы и изделия из мяса
7	ООО «КрасКон», г. Красноярск	Кондитерские изделия Чай и кофе
8	АО «Рассвет», г. Черногорск	Крупы и макаронные изделия Полуфабрикаты Замороженные морепродукты Масло растительное
9	ИП Сурков, г. Красноярск	Соусы Консервы
10	ООО «КрасСнаб», г. Красноярск	Фрукты и овощи Замороженные морепродукты
11	ООО «Солнышко», г. Шарыпово	Рыба замороженная Рыба соленая и копченая Замороженные морепродукты
12	ООО «Прокопий»	Яйцо

 

3.2 Форма договорных  отношений и порядок их оформления

 

Как и у большинства торговых предприятий у ООО «Восток» основной формой хозяйственных связей с поставщиками товаров является договор поставки товаров.

Договор поставки является видом договора купли-продажи. Основные отличия его от договора купли-продажи  заключаются в следующем:

- в то время, как  договор купли-продажи может совершаться,  как гражданами, так и организациями,  договор поставки заключается  лишь между организациями;

- по договору купли-продажи  момент передачи вещи определяется  соглашением сторон и, в частности, может совпадать с моментом заключения договора, в то время, как договор поставки возлагает на поставщика обязанность передать предмет в срок, как правило, не совпадающий с моментом заключения договора.

Договор на поставку продукции  и товаров может быть заключен сторонами по своему усмотрению. В том случае поставщиками и покупателями могут выступать государственные, общественные организации, предприятия, объединения, банки, акционерные общества и другие организации, наделенные правами юридических лиц.

Договоры поставки заключаются путем составления одного документа, подписываемого сторонами, или путем принятия поставщиком заказа покупателя к исполнению. Договорные отношения могут устанавливаться также путем обмена письмами, телеграммами, телетайпограммами, телефонограммами, факсами и др.

Договоры поставки заключаются  на любой период: на год, на 5 лет или  иной срок, тогда как договор купли-продажи  имеет, как правило, краткий срок действия.

В договоре, заключенном  любыми из указанных способов, должны обязательно определяться номенклатура (ассортимент), количество и качество продукции (товаров), сроки поставки и цена, другие условия.

В договор должны быть включены условия, конкретизирующие обязательства  сторон: определен порядок исполнения договора, расчетов, условия о таре, маркировке, сопроводительной документации и т.д., а также имущественной ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по договору.

Пример такого договора представлен в Приложении 1. В системе хозяйственных взаимоотношений с поставщиками могут также используются заявки и заказы покупателей,

При эпизодических поставках  товаров или разовых закупках единовременных партий товаров закупки могут осуществляться путем выдвижения оферты, ее акцепта и оформления товарно-транспортных документов без составления единого письменного договора поставки.

Необходимость ускорения  адаптации торговли к условиям рыночной экономики требует организации  четкого функционирования хозяйственных  связей торговых предприятий с поставщиками товаров. В этом отношении особую актуальность приобретают прямые договорные связи торговых предприятий с производителями товаров.

Под прямыми договорными связями подразумеваются непосредственные договорные взаимоотношения между изготовителями и покупателями товаров без участия других коммерческих посредников.

При этом современное  законодательство определяет, что изготовитель - предприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, производящий товары для реализации, а покупатель - торговое предприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, реализующий товары оптом или в розницу.

Примером сотрудничества по прямым договорным связям являются договора между ООО «Восток» и  ОАО «АЯН» на поставку газированной воды и пива, или ООО «Восток» и ООО «Доча» на поставку колбас и мясных изделий.

После согласования всех статей договора, данный документ подписывается  обеими сторонами и имеет законную силу.

 

3.3 Контроль  и учет поступления товаров  от поставщиков

 

Организация учета и  контроля - важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных картонках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту.

Поэтому актуальной задачей  коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью современной компьютерной техники.

Рабочие места коммерческих работников следует оснащать персональными компьютерами, создавая так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ), обеспечивающие непрерывный ежедневный контроль за ходом поставок товаров по каждой позиции ассортимента и каждому поставщику, устранение ручного труда коммерческих работников в сфере учета и контроля поставок.

Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих объемы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.

В ходе коммерческих операций по закупкам товаров нередко стороны  по каким-то объективным или субъективным причинам не выполняют принятых на себя обязательств, нанося торговому партнеру материальный и моральный ущерб. В этих условиях потерпевшая сторона имеет право предъявить другой стороне претензии с изложением требований, предусмотренных условиями договора поставки или действующими правовыми нормами.

Претензия - письменное требование о добровольном устранении нарушения условий договора или законодательства. Выявлению же нарушений способствует организация четкого и полного учета выполнения поставщиками договорных обязательств по поставкам товаров.

В претензионной работе с поставщиками покупателям целесообразно:

• в максимальной степени защищать свои коммерческие интересы, подписывая договора поставки товаров;
• стремиться к устранению возникших противоречий с поставщиком путем переговоров и взаимных компромиссов, не доводя их разрешение до судебных (арбитражных) органов, если такое возможно без ущерба интересам той или другой стороны;
• всегда тщательно документально оформлять претензию, имея в виду, что это способствует достижению взаимовыгодного компромисса или положительного решения претензии в арбитражном суде.

Претензии направляются поставщикам заказными либо ценными  письмами или же могут быть вручены под расписку. Претензии к поставщикам о нарушении условий договора направляются в срок, предусмотренный законом или договором, а если такой срок не установлен, то в разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено, исходя из характера и назначения товара.

В претензии указываются:

• наименование предприятия, организации, предъявивших претензию, а также наименование предприятия, организации, к которым предъявляются претензии, их адреса, номер претензии; дата предъявления;
• обстоятельства, послужившие основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждающие изложенные в претензии обстоятельства; сумма требований заявителя и расчет этих требований;
• ссылки на нормативные акты, договор или иные правоустанавливающие документы, а также почтовые, платежные реквизиты заявителя претензии.

Претензия должна быть подписана  руководителем либо заместителем руководителя предприятия (организации), или гражданином-предпринимателем.

Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается  руководителем или заместителем руководителя предприятия, организации или гражданином-предпринимателем.

В ответе на претензию  указывается: при полном или частичном  удовлетворении претензии - признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке; при полном или частичном отказе в удовлетворении претензии - мотивы отказа со ссылкой на соответствующее законодательство и доказательства, обосновывающие отказ; перечень прилагаемых к ответу на претензию документов, других доказательств.

При удовлетворении претензии, имеющей денежную оценку, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению). При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии. Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.

Исковое заявление - требование к компетентному органу о защите нарушенного права предприятия (организации). Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной.

 

Заключение

 

В первой главе данной работы были рассмотрены теоретические  аспекты закупок товаров. Целью закупочной работы является удовлетворение потребностей торговой организации в товарах с максимально возможной экономической эффективностью.

Для успешного выполнения коммерческих операций по закупке товаров предприятия торговли должны систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки и поставщиков товаров, проводить исследования товарных рынков.

Исследование рынка – самое распространенное направление в маркетинговых исследованиях.  Как подчеркивают специалисты, без рыночных исследований невозможно систематически собирать, анализировать и сопоставлять всю информацию, необходимую для принятия важных решений, связанных с деятельностью на рынке, выбором рынка, определением объема продаж, прогнозированием и планированием рыночной деятельности.