Закупочная деятельность

7. Достижение гармоничных  отношений, эффективного сотрудничества  с другими функциональными подразделениями  компании. Закупочная деятельность  не может быть эффективной  без сотрудничества с другими  отделами и сотрудниками компании: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной  разработки и т. д.

8. Снижение административных  расходов. Если деятельность по  закупкам нерациональна, административные  расходы отдела закупок будут  слишком высокими. Состав целей  закупочной логистики зависит  от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития  и/или сложности производства, отрасли  экономики, в которой функционирует  компания, конкурентоспособности.

Задачи закупочной деятельности:

1. Оптимизация выбора поставщиков.
2. Налаживание партнёрских отношений с ними на долгосрочной взаимовыгодной основе.
3. Оптимизация условий (качество и объём товара, цена, логистика, организация) для принятия решений по организации закупок.
4. Поиск и освоение новых источников снабжения.
5. Успешное обновление (при необходимости) ассортимента закупок и расширение их объёма.
6. Нахождение выгодных товаров-заменителей и обеспечение возможностей их закупок.

 

1.3 Коммерческая работа по закупке товаров

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле. С нее по существу начинается коммерческая работа. Чтобы  продать товар покупателю и получить прибыль, необходимо располагать (владеть) товаром.

Правильно организованные оптовые  закупки дают возможность сформировать необходимый ассортимент товаров  розничной торговой сети для снабжения  населения, осуществлять воздействие  на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского  спроса, а также обеспечивают эффективную  работу торгового предприятия.

Коммерческая работа по оптовым  закупкам складывается из следующих  этапов:

- изучение и прогнозирование  покупательского спроса;

- выявление и изучение  источников поступления и поставщиков  товаров;

- организация рациональных  хозяйственных связей с поставщиками  товаров, включая разработку заключение  договоров поставки, представление  заказов и заявок поставщикам;

-организация и технология  закупок непосредственно у производителей  товаров, посредников, на товарных  биржах, у импортеров;

-организация учета и  контроля над оптовыми закупками.

Коммерческая работа по оптовым  закупкам товаров должна базироваться на принципах и методах современного маркетинга. С их помощью коммерческие работники получают необходимую информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о том, в каких регионах спрос на данные изделия (т.е. емкость рынка) наиболее высокий, где сбыт или закупка продукции может принести наибольшую прибыль.

Изучение и прогнозирование  покупательского спроса является необходимым  условием для успешной коммерческой работы по закупкам товаров. Теория и  практика маркетинга выработали целый  арсенал средств и способов изучения и прогнозирования покупательского  спроса, которые необходимо использовать при организации оптовых закупок  товаров.

К ним относят оперативный  учет продажи товаров и движение товарных запасов за истекший период, изучение и обобщение заявок и  заказов покупателей на приобретение и поставку товаров, учет и анализ неудовлетворенного спроса оптовых  покупателей, проведение ассортиментных и конъюнктурных совещаний с  покупателями, экономико-математические методы прогнозирования спроса и  др.

Для изучения и прогнозирования  спроса на крупных и средних торговых предприятиях создаются маркетинговые  службы (отделы), одной из основных функций  которых является изучение как общего объема спроса (емкости рынка), так  и внутригрупповой структуры  спроса на закупаемые товары.

Для успешного выполнения коммерческих операций по закупкам товаров  предприятия должны систематически заниматься выявлением и изучением  источников закупки и поставщиков  товаров. Коммерческие работники должны хорошо знать свой экономический  район, промышленность, сельское хозяйство, производственные возможности и  ассортимент вырабатываемых изделий  на промышленных предприятиях.

Коммерческим работникам следует посещать производственные предприятия (поставщиков-изготовителей) с целью ознакомления с производственными  возможностями предприятия, объемом  и качеством выпускаемой продукции, а также участвовать в совещаниях с работниками промышленности, в  работе оптовых ярмарок, выставок-просмотров новых образцов изделий.

Коммерческим работникам необходимо постоянно следить за рекламными объявлениями в средствах  массовой информации, специализированных изданиях, за биржевыми сведениями, проспектами, каталогами. Формирование товарных ресурсов является предметом  постоянной работы торгового аппарата оптовых баз.

К источникам поступления  товаров относят отрасли народного  хозяйства, вырабатывающие различные  товары народного потребления (сельское хозяйство, предприятия АПК, предприятия  легкой, пищевой, мясомолочной продукции, рыбного хозяйства, ВПК, тяжелой  промышленности и др.).

К поставщикам товаров  относят конкретные предприятия  различных источников поступления, т.е. тех или иных отраслей народного  хозяйства.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров, их можно классифицировать по различным признакам (функциональным, территориальным, формам собственности, ведомственной принадлежности и  др.).

В обобщенном виде всех поставщиков  товаров можно подразделить на две  категории: поставщиков-изготовителей  и поставщиков-оптовых предприятий.

Поставщики-изготовители –  производственные предприятия, фирмы, индивидуальные предприниматели и  т.д., выпускающие товары различного ассортимента для удовлетворения спроса потребителей.

Поставщики- оптовые предприятия  закупают товары у поставщиков-изготовителей, а также у оптовых посредников  и реализуют их оптовым покупателям (розничным торговым предприятиям, агентам, брокерам, розничным торговцам и т.д.).

 

2. Организация и управление закупочной деятельностью

 

2.1 Организация  процесса закупок

Каждый поставщик озабочен проблемой сбыта своей продукции  и прилагает максимум усилий, чтобы  найти своего покупателя и убедить  его заключить контракт на поставку.

Специалисты службы закупок  предприятия отвечают за закупку  продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения  предприятия, которым требуется  продукция.

Внутри самого отдела закупок  функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В  небольшой компании, где отдел  закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций  не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным  направлениям.

Организация процесса закупок  имеет определенные этапы:

1. Определение потребности  в материальных ресурсах.

2. Определение нужных  характеристик и количества товаров  и услуг. 

3. Анализ и определение  возможных источников снабжения. 

4. Определение цены и  условий закупок. 

5. Подготовка и размещение  заказа на закупку. 

6. Контроль выполнения  заказа и/или экспедирование.

7. Получение и проверка  товаров. 

8. Обработка счета и  оплата.

9. Учет поступлений материальных  ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности  компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую  информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения  избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок  и включает поиск источников снабжения  и оценку возможности своевременной  поставки и предоставления необходимых  услуг до и после продажи. Среди  основных сведений, которые могут  храниться как в электронном  виде, так и в книгах учета, в  отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются  заказы, товарная классификация закупленных  изделий, реестр поставщиков. Анализ и  выбор поставщика, являющиеся вопросами  субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют  простую форму оценки предложений  при их анализе, но универсальной  практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

Размещение заказа на закупку  включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу  товара или поставка товара на оснований  общего заказа. Важным требованием  любой формы заказа на закупку  должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и условий 

После того, как заказ  на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход  его выполнения и/или ускорят  выполнение заказа. Эти функции возложены  на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы  он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с  опережением графика или ускорил  доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться  угроза аннулирования заказа или  прекращения деловых отношений  в будущем, если поставщик не может  выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и  готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного  количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация  необходимой документации на получение  материальных ресурсов.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах  и включает номер заказа, стоимость  изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в  себя ведение файлов документов, которые  относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

1. Журнал заказов на  закупку, в котором ведется  учет всех заказов по номерам  и отображается статус каждого  заказа - выполнен/не выполнен.

2. Реестр заказов на  закупку, содержащий копии всех  заказов на закупку. 

3. Товарный реестр, показывающий  все закупки каждого основного  вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер  заказа на закупку).

4. Реестр с историей  поставщика, отображающий все закупки.

 

2.2 Система показателей

Большинство российских управленцев  всех уровней под управлением  закупкой понимает планирование и контроль поступления товара (комплектации, материалов и т.д.) на склад компании. Однако, показатели, связанные с закупкой, всегда составляют в дереве целей компании заметную ветвь, «толщина» которой зависит от характера бизнеса.

Конечно, список целей подразделений закупки зависит от отрасли и маркетинговой стратегии компании. Среди них выделяются наиболее типичные:

1. Минимизация закупочных цен

Минус: сложность планирования соответствующего показателя. На практике менеджеры по закупкам стремятся преувеличить, иногда не бескорыстно, проблемы улучшения этого показателя и руководителю, реально заинтересованному в снижении закупочных цен, приходится досконально разбираться в отношениях с поставщиками.

2. Повышение оборачиваемости товарного запаса.
3. Улучшение кредитных условий от поставщиков. Различают 2 показателя, связанных с этой целью - теоретический и практический. Первый рассчитывают на основе условий контрактов с поставщиками, второй - как фактическую оборачиваемость кредиторской задолженности. Конечно, планировать и стимулировать нужно теоретический показатель, так как делать ставку на нарушение договорных обязательств не перспективно.