Закупочная деятельность

Стремительное развитие (особенно в последние годы) информационных технологий создало основы для создания и применения эффективных информационных систем. Современные решения базируются на компьютерных технологиях накопления, обработки, передачи и представления  данных.

Информационное обеспечение  закупочной деятельности на предприятия  представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу  информации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления закупочной деятельностью.

Информационное обеспечение  не возможно без информационных систем.

Информационные системы  – это комбинация взаимосвязанных  компонентов, которые собирают, обрабатывают и хранят исходные данные и распределяют информацию так, чтобы с ее помощью  принимать решения, контролировать их выполнение и координировать деятельность предприятия. Информационные системы  построены на основе инфраструктур  информационных технологий, включающих компьютеры и программное обеспечение.

Технологии информационных систем могут дать предприятию следующие  основные преимущества:

1.  Снижение затрат  и повышение эффективности за  счет упрощения процессов закупок  и высвобождения времени сотрудников  службы закупок, в результате  чего они могут заниматься  работой, добавляющей более высокую  ценность.

2.  Быстрый и более  легкий доступ к наиболее важным  данным в режиме реального  времени помогает принимать обоснованные  решения.

3.  Благодаря сокращению  времени на административную  и тактическую деятельность в  процессе поставок работники  могут уделять больше времени  стратегическим инициативам и  более сфокусированной работе  с важными поставщиками и основными  проектами по поставкам.

     4.  В масштабах всего предприятия, системы позволяют контролировать расходы.

Переход с ручных систем на автоматизированные повышает точность информации. Вследствие чего могут  быть снижены запасы (например, резервный  запас), сокращение случаев дефицитов, снижение затрат на ускорение выполнения заказов и т.д.

Все информационные системы  основаны на электронном обмене данными (EDI) – это вариант, облегчающий  проведение документации в стандартизированной  электронной форме, осуществляемой непосредственно между компьютерным приложением в одной организации  и аналогичным приложением в  другой.

Использование информационных систем приводит к автоматизации закупочной деятельности.

На российских и зарубежных предприятиях для информационного  обеспечения закупочной деятельности используются следующие основные программные  комплексы:

1.  «Галактика». Комплексная  информационная система (КИС)  «Галактика» предназначена для  автоматизации всего спектра  финансово-хозяйственной деятельности  средних и крупных предприятий.  Основные ее блоки: «Контур  логистики», «Контур управления  производством», «Финансовый контур»  и др. В состав «Контура логистики»  входят следующие модули: «Управление  снабжением», «Управление договорами»,  «Складской учет», «Управление  сбытом», «Поставщики, получатели». 

Реализованные в системе  функции позволяют автоматизировать:

·  определение объемов  и направлений материальных потоков;

·  организацию складского хозяйства;

·  организацию перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам  назначения и т.д.

В составе «Контура логистики» все задачи решаются комплексно, это  является основным преимуществом его  использования для управления закупочной деятельностью. По мнению специалистов в области управления логистической  деятельностью на предприятии, «Контур  логистики» системы «Галактика»  отличается функциональной полнотой и  удобством эксплуатации.

2.  «1С-Логистика: Управление  складом». Данный программный продукт  предназначен для автоматизации  управления складским хозяйством  предприятия. При ее использовании  уменьшается количество ошибочных  складских операций, повышается  точной и оперативность учета  товара, уменьшаются затраты на  заработную плату складских работников  и т.д. Система поддерживает  работу с различными типами  оборудования: принтерами этикеток, сканерами штрих-кода и др.

3.  «Фолио». Данный программный  продукт отличается большой функциональной  полнотой. Он включает в себя: «Фолио-WinСклад», «Фолио-ЛогистикСклад», «Фолио-ЗаказПоставка», «Фолио-Интернет-Заказ»  и т.д. Программный модуль «Фолио-ЗаказПоставка»  автоматизирует работу отдела  закупки и отдела логистики.  В функциональном смысле представляет  собой систему, отслеживающую  цепочку поставок от заказа  поставщику до прихода на склад.  Преимущества: поддержка полного  цикла документооборота, подбор  поставщиков по нескольким критериям  (цена, сроки, качество, надежность), возможность консолидации и подачи  заявок в разной форме. 

4.  «Oracle». В данной  системе находится модуль «Закупки»,  который представляет собой интегрированное  программное решение для учета  данных о поставщиках, ведения  информации о заявках и заказах  предприятия, а также для управления  процессом поступления сырья  и ресурсов. Данный модуль позволяет  вести базу данных поставщиков,  автоматизировать работу с заявками  на приобретение, управлять процессом  получения сырья и материалов.

Здесь рассмотрены только наиболее известные программные  продукты отечественных и зарубежных производителей, которые уже достаточно широко внедрены в бизнес-практику, а на самом деле их ассортимент  гораздо шире и продолжает увеличиваться.

На любом предприятии  необходимо оценивать степень эффективности  использования информационного  обеспечения закупочной деятельности, также необходимо знать, какие программные  продукты существуют и как, по возможности, внедрить их. От этого зависят отношения  с поставщиками предприятия, а также  целесообразный их поиск и выбор.

 

6. Место закупочной деятельности в деятельности предприятия

 

Особая роль функции закупок  с целью их дальнейшей переработки  или перепродажи обусловливает  распространенность этих процессов  для любого предприятия, что делает их влияние на экономику производства существенным, а по каким, то параметрам и решающим.

Предпосылками важности процессов  закупки для формирования экономики  предприятий являются: эффективность  удовлетворения потребностей в материалах, энергии и услугах. Зависит от бесперебойности функционирования предприятия.

Основным компонентом  затрат на работу предприятия считается  стоимость используемых ресурсов и  материалов. Здесь имеются возможности  для сокращения затрат. Под влиянием процессов закупки формируется  значительная часть оборотных средств, особенно степень и структура  материальных запасов, а также незаконченной  продукции.

В структуре закупок прогрессирующие  процессы увеличивают долю готовых  деталей как в сфере производства продуктов, так и в оказании услуг. Без тесного сотрудничества с  поставщиками не может быть реализована  стратегия обеспечения качества продукции.

Перечисленные факторы подтверждают растущее значение процесса закупок, обязательность анализа их протекания.

Можно назвать и другие причины, тесно связанные с логистикой процессов закупок и оказывающие  влияние на экономику предприятий.

1. Обеспечение высокой  динамикой материальных и информационных  потоков, укрепление рыночных  позиций предприятия приводит  к снижению расходов, повышению  качества обслуживания клиентов.

2. Здания и складские  помещения, транспортные средства, машины и техническое оборудование, служащее для передвижения и  хранения материалов, нуждаются  в привлечении большей части  основных средств в производственную  инфраструктуру логистических процессов  сферы закупок.

3. Основная численность  работников в подразделениях, связанных  с закупками, выполняет физические  и информационные функции. К  росту издержек хранения приводит  наличие запасов материалов, незавершенной  продукции, товаров и т. п.

Перечисленные факторы доказывают существенное влияние процессов  закупок на всю деятельность предприятия. Они позволяют повышать конкурентоспособность  и определяют уровень затрат. Процесс  планирования и организации закупок  требует соответствующего подхода, широкого спектра материальных и  сырьевых ресурсов, имеющих различную  степень технической готовности к использованию и обработке.

На большинстве предприятий  структура материальных потребностей достаточно сложна. Выделим несколько  групп объектов закупок, для которых  применяются схожие процедуры организации  данного процесса:

1) подлежащие переработке  на определенном предприятии  в ходе реализации или технологических  процессов исходные ресурсы и  материалы;

2) используемые при сборке  изделий на предприятии в конечной  фазе готовые комплектующие элементы;

3) полуфабрикаты, подлежащие  обработке;

4) сборочные единицы и  комплектующие узлы;

5) материалы общего назначения;

6) топливо твердое, жидкое  и газообразное, а также все  виды энергии.

Здесь перечислено несколько  групп продуктов, выступающих в  роли предметов закупок.

Некоторые специфические  условия должны выполняться в  процессе закупки продуктов каждой группы. Требуются соответствующая  техническая инфраструктура и отдельные  соглашения об основных параметрах для  поставки тепловой и электрической  энергии или газа.

Необходимы согласования, основанные на многолетних договорах, для поставки технически сложных  узлов, используемых как компоненты готовой продукции.

Управление процессами закупок  считается важнейшим видом деятельности соответствующих подразделений  предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Производство, сбыт, обращение, покупка, потребление должны рассматриваться  не отдельно друг от друга, а во взаимосвязи  как единая система бизнеса. Рынок, как категория товарного хозяйства, представляющая собой сферу товарно-денежного  обмена и выражающая экономические  отношения между производителем (продавцом) и Потребителями (Покупателями), олицетворяющими соответственно предложение  и спрос, является важнейшим составным  фактором этой маркетинговой системы. Необходимо и нужно проводить  постоянную оптимизацию закупочной деятельности организации, эти средства были описаны в данной работе.

Применение и четкая регламентация  конкурсных процедур призвана стимулировать  усиление конкуренции путем максимального  привлечения потенциальных претендентов на заказ, т. е. создания эффективной  конкурентной среды, позволяющей всем участникам открыто и равноправно  добиваться успеха в этом состязании. Одной из задач совета директоров и является создание таких условий.

В конечном итоге регламентация  закупочной деятельности и внедрение  конкурентной системы закупок должны привести к тому, что в подавляющем  большинстве случаев закупки  компании будут осуществлены по цене, адекватной качеству продукции, т. е. на рыночных основаниях.

Процессы консолидации, необходимость  укрепления качественных позиций, усиление социальной ориентации бизнеса, а также  постоянное увеличение цен на сырье  – сегодня как никогда актуальна  проблема роста затрат. В целях  сохранения конкурентных преимуществ  компаниям необходимо рассматривать  в качестве базовой стратегией оптимизацию  и снижение затрат, которая базируется на четкой системе целеполагания, имеет  набор инструментов для достижения поставленных целей и систему  мотивации персонала, предусматривающую  участие в этом процессе каждого  работника компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемых источников:

• http://www.dist-cons.ru/modules/study/book7/section1.html
• Гембл П., Стоун М., Вудкок Н. «Маркетинг взаимоотношений с потребителями». – М.: Изд-во Торговый дом «Гранд», 2002.
• http://dmslogistik.at.ua/publ/3_zakupochnaja_dejatelnost_v_logistike/33_sushhnost_zakupochnoj_dejatelnosti/9-1-0-38
• http://www.bizeducation.ru/library/log/indust/8/manage.htm
• Данько Т.П. «Управление маркетингом». Учебник. Изд. 2-е, перераб. и доп. (Серия Высшее образование). – М.: ИНФРА-М, 2001. – 334 с.
• http://www.piter-consult.ru/home/Articles/Simply-about-the-difficult/management-unpopular-section.html
• http://www.cfin.ru/press/zhuk/2005-10/18.shtml
• Г.Л. Багиев, А.Н. Асаул «Организация предпринимательской деятельности»
• Кеворков В.В., Леонтьев С.В. «Политика и практика маркетинга на предприятии».
• М. Линдерс, Ф. Джонсон, А. Флинн, Г. Фирон. Управление закупками и поставками, пер. с англ. Под ред. Ю.А. Щербанина. – 13-е изд. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.
• Панкратов, Ф.Г. Коммерческая деятельность: учебное пособие / Ф.Г. Панкратов, Р.К. Серегина. – М.: Маркетинг, 2005. – 579с.